Коротко о главном:
Что такое удаленка и ее разновидности — разбираемся в нормах ТК.
Трудовой договор с удаленным работником — объясняем, какие особенности нужно учесть в условиях.
Порядок приема на удаленную работу — даем пошаговую инструкцию.
Как упростить процедуру приема удаленных сотрудников — рассказываем об автоматизации процесса.
Что такое удаленная работа
Удаленная и дистанционная работа — это равнозначные понятия. При таком формате сотрудники выполняют трудовую функцию не по месту нахождения работодателя и его подразделений, а, например — из дома.
Сотруднику на удаленке не нужно постоянно находиться в офисе, но может быть предусмотрено периодическое посещение. Общение по рабочим вопросам обычно происходит через интернет или по телефону (ст. 312.1 ТК). Работник при этом может находиться даже в другом городе или регионе.
Виды удаленной работы:
1. Постоянная — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора.
2. Временная — в двух вариантах:
Непрерывная — в течение срока, определенного трудовым договором, но не более 6 месяцев.
Периодическая («гибридная») — работа на удаленке чередуется с работой на стационарном рабочем месте. Например, два дня в неделю — в офисе, остальные дни — удаленно.
Временный перевод на удаленный режим в исключительных случаях может быть принудительным, то есть, без согласия работника. Катастрофы, стихийные бедствия, эпидемии и прочие угрозы нормальным условиям жизни населения — все это может стать причиной для принудительной удаленки (ст. 312.9 ТК). Вносить изменения в трудовой договор при этом не нужно.
Все гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, распространяются и на удаленных работников. Снижать зарплату из-за дистанционного формата сотрудничества запрещено (ст. 312.5 ТК).
Принимайте новых сотрудников быстро и без лишних хлопот с платформой VK HR Tek. Модуль «Прием на работу» позволяет полностью автоматизировать оформление нового сотрудника. Личное присутствие кандидата при этом не требуется — все можно сделать онлайн. Платформа интегрирована с кадровыми решениями 1С и модулем «Кадровый ЭДО».
Особенности трудового договора с удаленщиком
С удаленными сотрудниками заключают трудовой договор о дистанционной работе. Его содержание не должно противоречить статье 57 и главе 49.1 ТК.
В договоре обязательно нужно указать:
Дистанционный характер работы и условия ее выполнения — постоянно или временно.
Срок действия удаленки (для временной дистанционной работы) — если он известен в момент заключения трудового договора.
Режим труда и отдыха — если это не прописать, сотрудник сам может определять распорядок своего рабочего времени. Укажите дни недели и часы, когда он должен работать и быть на связи, а также выходные дни. Установите время для обеденного перерыва, пропишите условия о ежегодном оплачиваемом отпуске.
Место выполнения работы — вне места нахождения работодателя. Подробный адрес указывать не обязательно — сотрудник сам определяет, где ему выполнять трудовые функции, а работодатель его в этом не контролирует.
Способы связи и порядок взаимодействия — как будете держать связь и в какие часы, как быстро сотрудник должен отвечать на сообщения, периодичность передачи результатов работы, порядок обмена рабочими документами и т. п.
Техническое обеспечение — что должен предоставить сотруднику работодатель. Например, оргтехнику, программное обеспечение, электронную подпись. Также укажите, какое собственное имущество может использовать работник и какая за это положена компенсация.
Остальные обязательные пункты трудового договора, такие же как для стационарных сотрудников — трудовая функция, оплата труда, социальные гарантии, порядок изменения и прекращения договора, порядок ознакомления с локальными актами.
Если на удаленку нужно перевести действующего сотрудника, пропишите новые условия в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Обратите внимание: если сотрудник не выходит на связь и не отвечает на запрос работодателя более двух рабочих дней подряд (или больше, если это закреплено в договоре), трудовой договор с ним можно расторгнуть по инициативе компании (ч. 1 ст. 312.8 ТК).
VK HR Tek — модульная платформа, удобная как для работодателей, так и для кандидатов. Весь процесс оформления нового сотрудника происходит в едином интерфейсе. Автоматическое распознавание документов и внесение сведений помогает избежать ошибок. Платформа обеспечивает полную защиту персональных данных соискателей и позволяет настроить автоматическое удаление информации после окончания срока ее хранения.
Как принять сотрудника на удаленную работу
Процесс приема на удаленную работу в целом стандартный, но имеет свои особенности. Привели пошаговый план действий.
Шаг 1. Запросите у соискателя необходимые при трудоустройстве документы, перечисленные в ст. 65 ТК:
паспорт или другое удостоверение личности;
трудовую книжку, если она ведется на бумажном бланке, или сведения о трудовой деятельности (не запрашивайте у впервые устраивающихся на работу);
ИНН и СНИЛС;
документы, подтверждающие профильное образование — дипломы, свидетельства, сертификаты.
военный билет, если соискатель — военнообязанный.
Будущий сотрудник может сам принести все необходимые документы в офис, а может отправить работодателю отсканированные копии (кроме бумажной трудовой книжки) электронной почтой. При этом вы вправе потребовать нотариально заверенные бумажные копии необходимых документов.
Шаг 2. Ознакомьте нового работника под роспись с локальными актами, которые связаны с его трудовой деятельностью. Это могут быть «Правила внутреннего трудового распорядка», коллективный договор, должностная инструкция, положения об оплате труда и премировании, инструкции по охране труда.
Если сотрудник находится далеко и у него есть усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись, ознакомить с документами его можно через систему КЭДО.
Если такой подписи у работника нет, направьте документы с листом ознакомления по электронной почте. Сотрудник изучит документ, распечатает и подпишет лист ознакомления, подтверждая этим, что прочитал документ. Далее он направит работодателю лист с оригинальной подписью обычной почтой — ценным письмом с уведомлением о вручении.
Шаг 3. Заключите трудовой договор.
Заключить договор тоже можно без явки в офис работодателя — обменявшись электронными документами через систему КЭДО. Бумажный экземпляр договора направьте работнику по его заявлению в течение трех рабочих дней (ст. 312.2, 312.3 ТК).
Если у работника нет ЭП, отправьте договор по электронной почте, а затем получите от работника подписанный бумажный договор.
Шаг 4. Издайте приказ о приеме удаленного сотрудника на работу, если такой документ предусмотрен вашим кадровым документооборотом.
Сегодня издание приказа о приеме — право, а не обязанность работодателя. Но если отделу кадров так удобнее, оформите приказ на основании трудового договора, заключенного с работником (ст. 68 ТК).
Шаг 5. Отправьте в СФР «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (подраздел 1.1 формы ЕФС-1).
Срок представления сведений по кадровому мероприятию «ПРИЕМ» — не позже следующего рабочего дня за днем издания приказа о приеме. В графе 6 укажите код «ДИСТ», добавив его к кодировке по ОКЗ.
Шаг 6. Внесите сведения о работе в бумажную трудовую книжку.
Это необходимо сделать, если работник принес или прислал вам бумажную трудовую. Запись оформляйте в обычном порядке, не упоминая, что работа дистанционная. Если приказ о приеме не оформляете, в качестве документа — основания укажите трудовой договор.
HR DAY Overview 2025
Чтобы разобраться, как технологии упрощают работу с документами, сокращают ошибки и повышают эффективность кадровых процессов, присоединяйтесь к конференции HR Day Overview 2025 — 19 ноября
Как упростить прием сотрудника на удаленную работу
Все ключевые процессы трудоустройства удаленщиков — от сбора документов до подключения кандидата к КЭДО и подписания документов можно автоматизировать при помощи платформы VK HR Tek.
Чек-лист приема на работу с VK HR Tek:
Зарегистрируйте кандидата на платформе и отправьте ему анкету для заполнения. Заполнить и отправить ее можно даже со смартфона. Анкета включает персональные данные, перед заполнением кандидат дает согласие на их обработку. При подгрузке сканов документов данные из них автоматически распознаются и вносятся в поля анкеты.
Пригласите кандидата в сервис VK HR Tek. Отправьте ему ссылку для входа в систему — по СМС или по электронной почте.
Получите от кандидата и проверьте заполненную анкету. При необходимости ее можно вернуть на доработку. Если все правильно, кандидату отправляется ссылка на оформление электронной подписи, ее выпуск займет всего пару минут.
Оформите прием на работу. В 1С автоматически создается карточка физлица по данным из анкеты.
Будущий сотрудник подключается к системе КЭДО. Он получает на подпись трудовой договор и прочие необходимые документы.
Работник подписывает документы. В дальнейшем принятый сотрудник будет видеть кадровые документы в своем личном кабинете.
Оформление нового сотрудника с модулем «Прием на работу» VK HR Tek занимает не более одного дня. Используйте решение вместе с системами подбора персонала и настраивайте процесс индивидуально под вашу компанию.
Читайте также:
Как составить график отпусков на 2026 год: 10 главных правил
Переход на другой КЭДО: пошаговая инструкция по смене сервиса кадрового документооборота.
Как в пару кликов оформлять авансовые отчеты, расчетные листки и заявки на путевые листы.
Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7714415613, erid: 2W5zFHYoCFi
Начать дискуссию