Как составить график отпусков на 2026 год: 10 главных правил

График отпусков — это обязательный локальный нормативный акт, который определяет очередность предоставления работникам ежегодных оплачиваемых отпусков. Он обязателен для работодателя и для работников (ч. 1, 2 ст. 123 ТК, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).

Составлять график обязаны все работодатели, кроме:

• микропредприятий, которые отказались от локальных нормативных актов полностью или частично;

• отдельных некоммерческих организаций, если они также отказались от ЛНА;

• работодателей–физических лиц.

Если вы относитесь к одной из этих категорий и отказались от локальных актов, то порядок предоставления отдыха следует зафиксировать в трудовом договоре. Отпуск предоставляют по письменному соглашению между сторонами (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189, ч. 1 ст. 309.1, ст. 309.2 ТК, письмо Роструда от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1).

Но лучше не отказываться от графика отпусков, даже если есть такое право. Так вы сможете не заключать отдельные соглашения каждый раз при изменении дат отпусков.

График составляют заранее на следующий календарный год. Трудовой кодекс не устанавливает конкретную дату начала подготовки, но требует, чтобы документ был утвержден не позднее чем за две недели до начала нового года, то есть до 17 декабря 2025 года (ч. 1 ст. 123 ТК).

Лучше начать работу над графиком в начале четвертого квартала, чтобы успеть собрать пожелания работников и учесть требования законодательства. В том числе важно помнить про категории, которым отпуск предоставляют в удобное время — например, несовершеннолетним или многодетным родителям.

Сроки можно закрепить во внутреннем положении об отпусках или другом локальном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК). Если в организации есть профсоюз, проект графика направляют ему до утверждения.

Закон не определяет, кто в организации должен составлять график отпусков. Обычно этим занимается специалист кадровой службы. Но работодатель вправе назначить ответственного приказом.

Приказ о составлении графика отпусков — необязательный, но он помогает установить порядок работы и ответственность за соблюдение сроков. Его оформляют в произвольной форме, так как нормативно утвержденного бланка нет (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399).

В приказе укажите:

• ФИО и должность ответственного за составление графика;

• срок подготовки проекта графика;

• поручение руководителям подразделений представить предложения по отпускам работников;

• поручение направить проект графика в профсоюз для учета его мнения (при наличии).

С приказом ознакомьте под подпись всех указанных в нем лиц.

В график отпусков включают всех сотрудников, которые на день его утверждения состоят с работодателем в трудовых отношениях. Исключений закон не предусматривает (ч. 1 ст. 123 ТК).

Это правило распространяется:

• на внутренних и внешних совместителей;

• на работников со срочными договорами;

• на дистанционных работников;

• на сотрудников, договоры с которыми расторгнут в течение года;

• на тех, кто находится в декретном отпуске, если планируется их выход в следующем году.

Если трудовой договор с новым сотрудником заключен после утверждения графика, отпуск по нему отражают в дополнении к графику. Для этого не требуется заявление работника — достаточно приказа работодателя (письмо Минтруда от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).

При составлении графика работодатель может не согласовывать даты отпусков со всеми сотрудниками, если отпуск предоставляется в стандартной продолжительности (например, 28 календарных дней). Но есть категории работников, которым отпуск нужно предоставлять в удобное для них время (ч. 4 ст. 123, ч. 1 ст. 125, ст. 262.2, ст. 267 ТК).

К таким категориям относятся, в частности:

• несовершеннолетние работники;

• женщины — перед отпуском по беременности и родам или сразу после него;

• родители трех и более детей до 18 лет, если младшему еще нет 14 лет;

• один из родителей ребенка-инвалида;

• внешние совместители во время отпуска по основному месту работы;

• супруги военнослужащих во время отпуска супруга;

• почетные доноры, ветераны боевых действий, участники ликвидации аварии на ЧАЭС.

Если отпуск делится на части, время каждой из них также согласовывают с работником (ч. 1 ст. 125 ТК).

Для сбора предложений руководители подразделений запрашивают у работников желаемые даты отдыха. Эти сведения можно оформить в виде коротких заявлений или таблицы-сводки. 

График отпусков можно оформить по унифицированной форме № Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, или по собственной форме, разработанной в организации. Главное — чтобы в ней были отражены все обязательные сведения о ежегодных отпусках работников (ч. 1 ст. 123 ТК).

Если вы используете свой шаблон, нельзя сокращать объем информации, предусмотренный унифицированной формой.

В графике должны быть:

• наименование организации, номер и дата составления;

• фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер работника;

• количество календарных дней отпуска (основного и дополнительного);

• дата начала отпуска (или каждой его части);

• примечания — например, о переносе отпуска или предоставлении его авансом.

Документ подписывает руководитель кадровой службы или иное уполномоченное лицо.

В графике отпусков нужно указывать конкретную дату начала отпуска, а не просто месяц, в котором предоставляют отдых. Это требование следует из разъяснений Роструда. Отсутствие точных дат может вызвать споры с работником о времени начала отпуска и создает риски для работодателя (письмо Роструда от 16.08.2024 № ПГ/17241-6-1).

Если дата начала отражена в графике, работник обязан использовать отпуск в этот период. Исключения — случаи, когда закон позволяет изменить время отпуска (например, родителям трех и более детей до 18 лет). Основание — ч. 2, 4 ст. 123, ст. 262.2 ТК.

Работникам, которые имеют право выбирать удобное время отпуска, можно указывать месяц, но Минтруд все равно рекомендует фиксировать число и месяц начала.

Если такой сотрудник подаст заявление об изменении даты, работодатель не вправе ему отказать (письма Минтруда от 26.09.2024 № 14-6/ООГ-5659, от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786).

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпускауказывают в графике наравне с основными, так как это один из видов ежегодных отпусков (ст. 114, ч. 1 ст. 116, ч. 1 ст. 123 ТК).

Закон не устанавливает, как именно их показывать, поэтому возможны два варианта оформления:

• Если дополнительный отпуск предоставляют одновременно с основным, можно указать общее количество дней и одну дату начала.

• Если отпуска предоставляют по отдельности, их лучше внести разными строками — отдельно по каждому виду отпуска.

Если право на дополнительный отпуск появилось уже после утверждения графика, это также отражают в документе.

В форме № Т-7 такую информацию можно добавить в графу 10 «Примечание» — например, с указанием количества дней дополнительного отпуска и основания его предоставления.

После утверждения графика отпусков нужно ознакомить с ним всех работников под подпись. Трудовой кодекс не устанавливает конкретный срок, поэтому его можно определить в приказе об утверждении графика или во внутреннем положении.

На практике работников обычно знакомят до конца декабря текущего года, чтобы с 1 января график уже действовал.

Подпись работников можно оформить:

• в отдельной графе графика отпусков;

• в листе ознакомления, который прилагается к документу.

Если работник отказывается ознакомиться с графиком, составляют акт об отказе.

В дальнейшем работодатель обязан уведомлять каждого сотрудника о дате начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК).

После утверждения графика в него можно вносить изменения только при наличии оснований и по распоряжению работодателя. Самостоятельно менять даты отпусков без согласования работники не могут.

Корректировки возможны в случаях:

• переноса отпуска по производственной необходимости или по соглашению сторон (ч. 2 ст. 124 ТК);

• включения отдыха нового сотрудника, принятого после утверждения графика;

• предоставления дополнительного отпуска, право на который возникло позднее.

Отдельный приказ о внесении изменений в график не требуется — достаточно приказа о переносе отпуска или о предоставлении отдыха вновь принятому работнику. На основании этого приказа в графике делают отметку или оформляют дополнение к нему (письмо Минтруда от 07.03.2019 № 14-2/ООГ-1580).

HR DAY Overview 2025

Чтобы разобраться, как технологии упрощают работу с документами, сокращают ошибки и повышают эффективность кадровых процессов, присоединяйтесь к конференции HR Day Overview 2025 — 19 ноября

Присоединиться

График отпусков —обязательный локальный нормативный акт для всех, кроме категорий работодателей, о которых мы рассказали выше. Отсутствие документа, его несвоевременное утверждение или нарушение порядка предоставления отпусков считаются нарушением трудового законодательства.

За это предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП:

Если работодатель не предоставляет отпуск по графику или не уведомляет работника вовремя, сотрудники вправе обратиться в ГИТ или суд (ст. 382, 391 ТК).

Своевременно составленный и утвержденный график помогает избежать конфликтов, проверок и штрафов.

Читайте также:

• Как трудоустроить сотрудника за один день без бумаг и лишних нервов.

• Переход на другой КЭДО: пошаговая инструкция по смене сервиса кадрового документооборота.

• Как в пару кликов оформлять авансовые отчеты, расчетные листки и заявки на путевые листы.

Реклама: ООО «ВК ЦИФРОВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ», ИНН: 7714415613, erid: 2W5zFJwD1Pe