В этой статье наши партнеры — эксперты консалтинговой компании RUSTAX — разберут, какие форматы изменились и как их правильно оформлять, типичные ошибки при работе с электронными документами и как адаптировать учетные процессы под новые требования.
Налоговый консалтинг от экспертов
Ваше спокойствие по вопросам налогообложения и бухучета
Новые форматы документов: что изменилось
Счет-фактура 5.03
С 23 января 2025 года все счета-фактуры должны соответствовать новому формату «5.03». Основные изменения:
QR-код для быстрой проверки подлинности.
Обязательные реквизиты прослеживаемости (для товаров, подлежащих маркировке).
Электронная подпись нового образца (требуется совместимость с системой ФНС).
Что необходимо проверить:
✅ Соответствует ли ваше ПО новому формату?
✅ Указаны ли коды товаров по ФГИС «Маркировка»?
✅ Корректно ли работает ЭП (электронная подпись)?
Универсальный передаточный документ (УПД)
Обновленный УПД теперь включает:
Дополнительные поля для агентских схем и комиссионных сделок.
Интеграцию с маркировочными системами (например, «Честный ЗНАК»).
Автоматическую сверку с данными ФНС.
Пример типичной ошибки: компания не указала в УПД регистрационный номер партии для прослеживаемого товара, итог — ФНС заблокировала вычет НДС.
По данным ФНС 40% компаний до сих пор допускают ошибки, в том числе:
Неверное указание кодов товаров (приводит к доначислениям НДС).
Использование «устаревшего ПО» (не поддерживает формат 5.03).
Ошибки в электронной подписи (документы не принимаются ФНС).
Какие решения требуются для безболезненного перехода и устранения возникших проблем:
✅ Обновить бухгалтерские программы (1С, Контур, СБИС).
✅ Провести аудит документооборота — выявить несоответствия.
✅ Обучить сотрудников новым правилам заполнения.
Также необходимо помнить, что с 1 января 2026 года утратят силу электронные форматы представления документов:
о передаче товаров при торговых операциях (накладной ТОРГ-12);
результатов работ (документа об оказании услуг, акта выполненных работ).
Таким образом, с начала 2026 года единственным официально признанным электронным документом, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ или оказание услуг, станет универсальный передаточный документ (УПД). Его формат 5.03 утвержден приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ и объединяет счет-фактуру и первичный документ. ФНС рекомендует заранее начать использовать УПД, как основной отгрузочный документ.
Отметим, что все это относится к компаниям, которые полностью перешли на электронный документооборот. В бумажном документообороте возможность применения традиционных форм ТОРГ-12 и Актов выполненных работ (оказанных услуг) сохраняется.
Как RUSTAX (входит в ТОП-крупнейших компаний налогового консалтинга) помогает бизнесу адаптироваться:
Аудит документооборота: проверка соответствия новых счетов-фактур и УПД требованиям ФНС; выявление ошибок, которые могут привести к налоговым спорам.
Настройка ПО: интеграция 1С, Контур.Эльба и других систем с новыми форматами; подключение ЭДО (электронного документооборота).
Обучение сотрудников: проведение семинаров по заполнению документов, консультации по работе с маркировкой и прослеживаемостью.
Помощь по другим вопросам бухгалтерского учета, налогообложения и господдержки.
Вывод
Не откладывайте переход на электронные форматы, так как могут возникнуть споры с ФНС за использование старых форматов. Автоматизируйте проверку документов — используйте ПО с поддержкой 5.03.
А мы с нашими партнерами поможем решить любые ваши задачи налогообложения, бухгалтерского учета, государственной поддержки и не только!
Актуально на 5 сентября 2025 года.
Реклама: АО «ВИСОФТ», ИНН 9703115080, erid: 2W5zFGj4mV2
Начать дискуссию