Бизнес-психология

Как начальник отдела отучил своих сотрудников пользоваться электронной почтой

На чтение писем уходит очень много времени. По подсчетам консультантов из ePolicy Institute, 48% всех офисных работников тратят от одного до двух часов в день на чтение электронных посланий, а еще 10% посвящают этому занятию аж более половины рабочего дня!

Многие люди мечтают искоренить болезни и войны. Но есть человек, который хочет избавить мир от, казалось бы, совершенно безвредной и даже полезной вещи — от электронной почты. Это Джереми Бертон, вице-президент по маркетингу американской компании, разрабатывающей компьютерные технологии, Veritas Software. Он считает, что его работники тратят слишком много драгоценного рабочего времени на просмотр электронных сообщений.

Джереми Бертона давно раздражало огромное количество ненужных сообщений в его электронном ящике. На чтение писем отвлекались постоянно и сотрудники его отдела. В конце концов чаша терпения шефа переполнилась, и он издал грозный указ: отныне пятница объявляется днем полного запрета на пользование электронной почтой. Уже два месяца 240 сотрудников отдела Бертона не заглядывают по пятницам в свой почтовый ящик. Они связываются с коллегами по телефону или лично отправляются в нужный кабинет. Нарушать правила многие из них не осмеливаются, ведь Бертон однозначно дал понять: нарушители будут платить штраф. “Электронная почта была изобретена для повышения производительности труда, но она перестала служить этим целям”, — объясняет свою позицию Бертон.

Страшные письма

У электронной почты, конечно, много достоинств. Она позволяет избежать лишних телефонных переговоров и встреч. С ее помощью можно быстро связаться с любым уголком мира. Ее легко послать и получить, хотя именно это приводит к тому, что электронные ящики переполнены ненужными сообщениями. По данным исследовательской фирмы IDC, с 1999 г. количество электронных писем, ежедневно отправляемых и получаемых в США, выросло в три раза и достигло 11,9 млрд. Эта цифра не включает спам-сообщения, которые сами по себе представляют огромную проблему. На чтение писем уходит очень много времени. По подсчетам консультантов из ePolicy Institute, 48% всех офисных работников тратят от одного до двух часов в день на чтение электронных посланий, а еще 10% посвящают этому занятию аж более половины рабочего дня!

Рождение идеи

Бертон, к счастью, не тратил на чтение почты половину рабочего времени. Он просматривал 400 новых сообщений за два часа. Причем каждый раз в его ящике оказывалось множество копий писем, адресованных другим людям. В начале 2004 г. Бертона послали в командировку. Он должен был навестить лондонский офис. Каково же было его удивление, когда в ответ на его жалобы британский коллега открыл свой электронный ящик и Бертон увидел там всего 10 новых писем. “Чем больше посылаешь, тем больше получаешь”, — произнес поучительно британец. Бертон бросил еще один взгляд на экран компьютера, и неожиданно в его голове блеснула идея. Вернувшись в Америку, он ввел новые правила пользования электронной почтой. Правда, пятничный запрет на отправку писем распространяется только на переписку между работниками отдела маркетинга. Переписка с другими отделами Veritas Software и внешним миром не запрещена. Нарушители платят по $1 за каждое несанкционированное письмо, а собранные деньги отправляются в благотворительные фонды.

Интересно, что сообщение о введении запрета было передано сотрудникам тоже по электронной почте. В теме значилось “Очень важная информация”, а заканчивалось сообщение словами: “Не думайте, что теперь по пятницам мы будем бездельничать”. Последняя фраза была адресована тем, кто почитает электронную почту неотъемлемой частью рабочего процесса и использует ее по прямому назначению. В первый момент письмо Бертона вызвало недоумение. В его ящик посыпались письма с многочисленными вопросами. Сотрудники не понимали, шутит шеф или говорит всерьез. Но Бертон и не думал шутить. 25 июня запрет вступил в силу. Уже с утра то в одном, то в другом углу офиса раздавался сдержанный смех. Сотрудники состязались в остроумии, гадая, кто будет первым нарушителем нового режима. И таковой в конце концов нашелся. Менеджер по маркетингу Майкл Паркер отправил сообщение коллеге поздно вечером предыдущего дня. Сделал он это в первом часу ночи и совсем забыл, что пятница уже наступила. “Я человек и имею право на человеческие слабости”, — до сих пор возмущается нарушитель. За свою оплошность он заплатил штраф размером в $1. Его фотографию вывесили на доске при входе в отдел, а на грудь пришпилили большую красную букву “E”, дабы, глядя на него, сотрудники вспоминали о запрете. Впрочем, “страшная кара” постигла не одного Паркера. В этот же день еще несколько менеджеров попались на несанкционированной рассылке писем. Их нелепые оправдания веселили Бертона. Он чувствовал себя школьным учителем, которому нерадивые ученики рассказывают глупые истории про собаку, съевшую тетрадь с домашним заданием. Так, например, один работник заявил, что отправил сообщение, потому что в его компьютере сбилась настройка часов. Он якобы думал, что сегодня четверг.

Дело привычки

Недели проходили за неделями, и постепенно сотрудники стали привыкать к новым правилам. Они все чаще обсуждали рабочие дела по телефону или встречались лично. Теперь их не смущало то, что отдел рассредоточен по разным зданиям. И хотя строения располагаются не слишком далеко друг от друга, работники вынуждены совершать длинные пешие прогулки. Например, директор по маркетингу Дана Луф признается, что раньше и носа на улицу не высовывала. Ее маршрут заканчивался в ближайшем кафетерии в том же здании. Будучи большой модницей, она всегда носила высокие каблуки. Но когда шеф запретил обмениваться электронными посланиями, Дана стала настоящей лягушкой-путешественницей. Перебираясь от здания к зданию, она проходит по пять километров в день. Конечно, от высоких каблуков пришлось отказаться. Теперь Дана носит кеды.

Однако иногда сотрудники забывают о запретах начальства. Так, директор сетевого маркетинга Джулия Пэрриш каждую неделю увешивает стену над рабочим местом записками с напоминанием о пятничном режиме. И все же один раз она умудрилась забыть о запрете и отправила в неурочное время целых 65 писем. Она должна была заплатить $65, но Бертон ее пожалел и взял всего $20.

Еще целая группа сотрудников попыталась схитрить. Девять человек стали пользоваться компьютерной системой мгновенного обмена информацией IM, но их быстро разоблачили. “Их попытка воспользоваться другим средством электронной связи провалилась”, — говорит начальник группы Джефф Хосман.

Многие сотрудники отдела Бертона признаются, что электронная почта подобна наркотику. От нее сложно отказаться. Однако сам Бертон верит в успех своего предприятия и собирается продолжать начатую политику. Вице-президент радуется, что в его электронном ящике теперь гораздо меньше писем. Он быстрее выполняет свою работу и реже слышит раздражающее жужжание принтера. Ведь сотрудникам больше нечего распечатывать из своих электронных ящиков.

Другие менеджеры тоже высказываются против электронной почты. Например, арт-директор компании Джефф Реннакер говорит, что считает личное общение более продуктивным для работы. В письмах всегда есть какая-то недосказанность. Текст сообщения можно интерпретировать по-разному.

За два месяца общая сумма штрафов за пользование электронной почтой составила $70. Однако в последние недели нарушителей стало меньше. “Кажется, люди стали больше задумываться о том, что они посылают по электронной почте”, — с удовольствием констатирует Бертон. (WSJ, 30.09.2004, Мария Подцероб)

Марлон Уолкер

Начать дискуссию

Отпуска

СФР: работник может оформить отпуск на один период только по одному основанию

Родителю, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, ежегодный оплачиваемый отпуск в это время не предоставляется.

При назначении единого пособия в расчете доходов учитывают пенсии по потере кормильца

В доход семьи при комплексной оценке нуждаемости также входят трудовой заработок, пособия, алименты, проценты по вкладам, суммы от продажи имущества и т. п.

Минпромторг аккредитовал 19 объектов промышленной инфраструктуры и 7 промкластеров

Министерство промышленности и торговли во втором квартале 2024 года включило в федеральный реестр 26 промышленных кластеров, индустриальных парков и технопарков.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Центробанк будет по-новому определять курс доллара и евро

Банк России отсечет крайние значения курса, которые выбиваются из среднего диапазона. Данные будут получены на основании сведений о внебиржевых торгах между банками.

Бесплатно с Расчеты с работниками

Как оплачивать работу в выходные и праздничные дни

Разбираем, по каким правилам платят зарплату за работу в выходные и праздничные дни.

Как оплачивать работу в выходные и праздничные дни

С 1 марта 2025 материнский капитал можно тратить на строительство жилых домов

Деньги на строительство жилого дома будут лежать на счете-эскроу. Подрядчик сможет их забрать после сдачи объекта.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Налог на имущество организаций: как рассчитывается и уплачивается

В Налоговом законодательстве действует термин «региональные налоги» (РН). Это обязательный сбор, который ФЛ и предприятия уплачивают в бюджет субъекта РФ: республики, края, области. Налог на имущество организаций – один из трех РН. По факту это налоговый сбор на недвижимое имущество, движимая собственность налогом не облагается.

Налог на имущество организаций: как рассчитывается и уплачивается

Как оформить бренд за рубежом и выйти на иностранный рынок

Вывести свой продукт на новый рынок — ответственное решение. Неважно, хотите вы оказывать услуги за рубежом, продавать товары или продвигать собственное приложение / игру / сервис, нужно позаботиться о защите интеллектуальной собственности. 

Как оформить бренд за рубежом и выйти на иностранный рынок

Разработчик корпоративного софта VK Tech начал вести блог на «Клерке»

Теперь узнавать больше о том, как ведется налоговый мониторинг, вы сможете от разработчика! Уже сейчас можно написать отзыв о продуктах компании и о работе с ней и задать свой вопрос.

Разработчик корпоративного софта VK Tech начал вести блог на «Клерке»
НДС

Какие разделы декларации по НДС заполняют экспортеры

Экспортеры заполняют «экспортные» разделы декларации по НДС, исходя из правил, установленных для подтверждения нулевой ставки НДС.

Какие разделы декларации по НДС заполняют экспортеры

У «ВкусВилла» появился свой платежный сервис EshPay

Покупатели смогут в пять раз быстрее оплачивать покупки через QR-код в мобильном приложении «ВкусВилл».

Чем руководитель отличается от лидера, и есть ли у них что-то общее?

В современном мире бизнеса все чаще звучат термины «руководитель» и «лидер». И многие предполагают, что у этих понятий одинаковый смысл. Однако на практике данные роли отличаются друг от друга и требуют особенных навыков и подходов.

Чем руководитель отличается от лидера, и есть ли у них что-то общее?

⚡️ Итоги дня: сотрудника посадили в темную комнату и заставили уволиться, школьники поехали на отдых в Северную Корею, а детей будут снимать на свидетельство о рождении

Подготовили обзор главных событий дня — 22 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как перевести ТМЦ из необлагаемой деятельности в облагаемую при ведении раздельного учета НДС в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Если говорить обобщенно и не вдаваясь в нюансы – раздельный учет применяется тогда, когда организация совмещает облагаемую и необлагаемую НДС деятельность. Применение раздельного учета позволяет выделить «входной» НДС, который относится к облагаемым операциям, и в дальнейшим предъявить эту сумму к вычету. Оставшуюся часть налога следует включить в стоимость приобретаемых товаров (услуг, работ).

Как перевести ТМЦ из необлагаемой деятельности в облагаемую при ведении раздельного учета НДС в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Остатки материнского капитала начислят как единовременную выплату

Сейчас у 750 тысяч семей накопились остатки материнского капитала на сумму 1,5 млрд рублей.

Экспорт

Более 530 экспортных лицензий Минпромторга выдано через платформу «Мой экспорт»

Государственная цифровая платформа «Мой экспорт» с сентября 2023 года значительно облегчила процедуру получения экспортных лицензий Минпромторга для российских компаний.

Верховный Суд инициировал изменения в Гражданский процессуальный кодекс

Пленум ВС РФ одобрил проект постановления о внесении в Госдуму проекта федерального закона с изменениями в ГПК.

Кадры

Цифра дня. Про «отличников»

Россияне рассказали, в каком возрасте чувствуют себя эффективнее всего на работе.

Цифра дня. Про «отличников»

Может ли работодатель вызвать сотрудника из отпуска

С согласия сотрудника работодатель может прервать отпуск. Если работник не согласен вернуться раньше положенного, к нему нельзя применять санкции.

Интересные материалы

Как работодателю оформить СНИЛС для иностранного гражданина в 2024 году

Иностранному гражданину, которого принимают на работу по трудовому договору или привлекают к выполнению работ/услуг по договору ГПХ, необходим российский СНИЛС. Рассказываем, как его оформить и какие существуют нюансы в 2024 году.

Как работодателю оформить СНИЛС для иностранного гражданина в 2024 году