НДС-документооборот в 2026 году: счета-фактуры, журналы, книги покупок и продаж

Налог на добавленную стоимость обслуживает четверка взаимосвязанных документов. Базовым выступает счет-фактура — именно из него растут три учетных регистра: журнал учета, книга покупок и книга продаж.

Счет-фактуру формирует продавец в момент реализации. Покупатель использует его, чтобы заявить вычет и сократить платеж в бюджет. Поставщик — чтобы начислить налог к уплате. Оформляют документ на бумаге или электронно; можно применять УПД, который объединяет счет-фактуру с первичкой.

Регистры распределяются так:

• Книга покупок — покупатель записывает сюда входящие счета-фактуры, заявляет вычет и уменьшает НДС к перечислению.

• Книга продаж — продавец фиксирует выставленные счета-фактуры и отражает НДС к уплате.

• Журнал учета счетов-фактур — нужен только посредникам: комиссионерам, агентам, экспедиторам, застройщикам, действующим в чужих интересах. Компании, ведущие операции от собственного имени, журнал не ведут — хватает двух книг.

Обязательные реквизиты перечислены в п. 5 ст. 169 НК. Ключевые из них:

• номер по порядку и дата;

• названия, адреса, ИНН/КПП обеих сторон;

• наименование и количество отгруженного (выполненного, оказанного);

• цена и сумма без налога;

• налоговая ставка и сумма НДС;

• итог с налогом;

• для импорта и прослеживаемых товаров — страна происхождения, номер таможенной декларации либо РНПТ (регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости).

С 1 апреля 2026 года форма дополнена строкой 5б под реквизиты авансового счета-фактуры. Образец заполнения при отгрузке в счет предоплаты:

• строка 5 «К платежно-расчетному документу»: № 45 от 12.03.2026;

• строка 5б: № 12 от 05.03.2026 — номер и дата авансового документа;

• графа 7 (ставка): 22%;

• графа 8 (сумма НДС): 22 000 руб.

Книгу покупок заполняют плательщики НДС (в том числе освобожденные, если совершают облагаемые операции), налоговые агенты и спецрежимники, выставляющие счета-фактуры с выделенным налогом. Книга покупок уходит в раздел 8 декларации, книга продаж — в раздел 9.

С 2026 года платить НДС должны упрощенцы, чей доход за предыдущий год превысил порог. Для 2025–2028 годов он зафиксирован на отметке 20 млн рублей (закон от 04.07.2026 № 228-ФЗ). Планка снизится до 15 млн только за 2029 год, до 10 млн — за 2030 год. Если доход ниже порога, но предприниматель добровольно выставил счет-фактуру с НДС — обе книги вести обязательно.

Тем, кто впервые попадает под НДС, доступны пониженные ставки 5% и 7%. При них вычет входного налога, как правило, не применяется. Исключения — возврат товаров, отгрузка в счет полученного аванса, возврат аванса (п. 5 и 8 ст. 171 НК). Нагрузка мягче, но книга покупок в большинстве случаев не требуется.

Реформа прошла двумя волнами и обновила все четыре документа.

Первая волна — новые бланки. С 1 апреля 2026 года действуют формы, утвержденные постановлением Правительства от 23.01.2026 № 26 (изменения в постановление № 1137). Обязательны с апреля, но ФНС допускала использование и с начала года.

Вторая волна — новые электронные схемы. С 1 июля 2026 года заработал приказ ФНС от 17.03.2026 № ЕД-1-26/186@ с обновленными XML-форматами книг, доплистов и журнала. Документы по старым схемам налоговая больше не принимает: шлюз отбрасывает файл, декларация считается непредставленной, что чревато блокировкой счетов по ст. 76 НК.

1. Ставка 22%. С 1 января 2026 года основная ставка выросла с 20% до 22%, расчетная составила 22/122 (18,03%). Под новый показатель в книгах и журнале добавлены отдельные поля.

2. Связка «аванс — отгрузка». Отгружая товар в счет полученной ранее предоплаты, продавец обязан дать ссылку на авансовый счет-фактуру. Для этого появились три поля:

Если авансов или отгрузок несколько — реквизиты перечисляют через точку с запятой. Цель — автоматическое сопоставление ФНС вычета у продавца и восстановления у покупателя.

3. Данные ИП. Реквизиты свидетельства о госрегистрации заменены на ОГРНИП и дату его присвоения во всех НДС-документах. Причина — бумажные свидетельства отменены.

4. Прослеживаемые товары. Стоимость без НДС указывается в рублях и копейках, а не в целых рублях. Изменение затронуло графу 14 счета-фактуры, графу 23 журнала, графу 19 книги покупок и графу 23 книги продаж.

5. Новые графы книги продаж. Ставка 22% перенесена в графы 14 и 17, ставки 20% и 18% — в графы 14а и 17а.

• журнал учета — 5.06;

• книга покупок и доплист — 5.07;

• книга продаж и доплист — 5.08.

05.03.2026 поступила предоплата. Продавец выписал авансовый счет-фактуру № 12 от 05.03.2026 и начислил НДС по расчетной ставке.

12.03.2026 товар отгружен, выставлен счет-фактура № 15 от 12.03.2026 со строкой 5б «№ 12 от 05.03.2026». В книге продаж графа 11а — «№ 12 от 05.03.2026»: аванс погашен. В книге покупок графа 7а — «№ 15 от 12.03.2026»: продавец принимает НДС с аванса к вычету.

• Обновите учетную систему. Актуальные форматы поддерживаются в 1С:Бухгалтерия 8, начиная с релизов 3.0.189 и 3.0.190.

• Проверьте ЭДО. После 1 июля счета-фактуры и УПД формируются только по новым XML-схемам.

• Внесите ОГРНИП и дату присвоения в шаблоны электронных документов.

• Сделайте тестовую выгрузку книг и журнала — проверьте ставку 22% и заполнение новых граф.

• Формируйте авансовые счета-фактуры вовремя, не копите их к концу квартала: теперь они необходимы для связи с отгрузкой.

При работе с авансами или первичном выходе на НДС обновление программы — приоритет номер один. Устаревший формат — самая частая причина отклонения отчетности.