За границу с банковской картой: оплачиваем расходы по командировке

Если за границей командированный работник расплачивается банковской картой (личной или корпоративной) и при этом его расходы осуществляются в иностранной валюте, то как отразить оплату этих расходов в бухгалтерском и налоговом учете организации-работодателя, если она производится в рублях? Об этом рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Елена Хмелькова и Ольга Монако.

Организация отправляет сотрудников в командировки за границу (не в страны СНГ). Аванс в рублях перечисляется на корпоративную карту или зарплатную карту сотрудника. Сотрудник во время командировки расплачивается указанной картой. Банк списывает средства с карты в рублях в соответствии со своим внутренним курсом. После возврата из командировки сотрудник представляет авансовый отчет, чеки и слипы в иностранной валюте, также возможно представление выписки банка о списании средств. Каков порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете расходов в рассматриваемой ситуации?

Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику в том числе расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

То есть работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п. 4 ПБУ 10/99 "Расходы организации" (далее - ПБУ 10/99) расходы организации, в зависимости от их характера, условий осуществления и направлений деятельности организации, подразделяются на расходы по обычным видам деятельности и прочие расходы.

При этом в силу п. 5 ПБУ 10/99 расходами по обычным видам деятельности являются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров. Такими расходами также считаются расходы, осуществление которых связано с выполнением работ, оказанием услуг.

Таким образом, если расходы на командировку соответствуют критерию п. 5 ПБУ 10/99, то такие расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются на счетах учета затрат (20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу"). В ином случае указанные расходы на основании п. 12 ПБУ 10/99 признаются прочими расходами и учитываются на счете 91 "Прочие расходы".

Так как организация фактически оплачивает в рублях расходы, выраженные в иностранной валюте, то эти операции следует отражать с учетом требований ПБУ 3/2006 "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (далее - ПБУ 3/2006).

В соответствии с п. 5 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости актива или обязательства, выраженной в иностранной валюте, в рубли производится по официальному курсу этой иностранной валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ.

Согласно п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, и п. 6 ПБУ 3/2006 записи в бухгалтерском учете по операциям в иностранной валюте производятся в рублях, в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции.

При этом в соответствии с п. 4 ПБУ 3/2006 пересчету подлежат в том числе средства в расчетах. Указанный пересчет производится на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату (п. 7 ПБУ 3/2006).

Датой совершения операции в иностранной валюте по расходам, связанным с командировками, согласно Приложению к ПБУ 3/2006 признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, для целей бухгалтерского учета командировочные расходы, осуществленные сотрудником в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета.

Напомним, в соответствии с п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.

Напомним, курсовой разницей в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 признается разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода.

В рассматриваемой ситуации, кроме курсовых разниц по счету 71, еще образуется разница между курсом банка, через который осуществляется обмен валюты (оплата), и курсом ЦБ РФ на дату совершения операции (списания денежных средств с корпоративной карты), что, как следует из изложенного, не подпадает под понятие курсовой разницы. Иными словами, организация несет расходы, связанные не с изменением курса иностранной валюты, а расходы, связанные с ее обменом. То есть указанная разница не является курсовой, а образует расход на обмен валюты (далее - межкурсовая разница).

Выписка банка в этом случае будет являться первичным документом, на основании которого и будет отражаться такой расход в учете. Расчет расхода, в свою очередь, следует оформить бухгалтерской справкой.

Расход, связанный с обменом валюты (межкурсовые разницы), по нашему мнению, может быть учтен организацией в составе прочих расходов на счете 91 "Прочие доходы и расходы".

Покажем на примере возможный порядок отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов.

Пример N 1

Предположим, что корпоративная карта выдана командируемому сотруднику 05.02.2013. В этот же день на указанную карту перечислен аванс. 07.02.2013 сотрудник оплатил с карты услуги по проживанию в гостинице, 09.02.2013 - авиабилет от места командировки к месту нахождения организации. 11.02.2013 сотрудник сдал карту и представил авансовый отчет, который в этот же день утвержден руководителем. В такой ситуации в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкцией по его применению, утвержденными приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н, в учете организации могут быть сделаны следующие записи:

05.02.2013

Дебет 55, субсчет "Корпоративная карта" Кредит 51

- отражено увеличение остатка по счёту корпоративной карты за счёт перечисления (перевода) средств с расчётного счёта (на основании платежного поручения, выписки банка);

07.02.2013

Дебет 71, субсчет "Держатель корпоративной карты" Кредит 55, субсчет "Корпоративная карта"

- отражено списание средств в оплату за проживание сотрудника в гостинице (на основании выписки банка) по курсу ЦБ РФ на дату списания. Аналогичная проводка может быть отражена, если сотрудник снимает суточные в банкомате;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 55, субсчет "Корпоративная карта"

- отражена межкурсовая разница между внутренним курсом обмена (продажи валюты) банка и курсом ЦБ РФ на дату списания;

09.02.2013

Дебет 71, субсчет "Держатель корпоративной карты" Кредит 91 или Дебет 91 Кредит 71, субсчет "Держатель корпоративной карты"

- курсовая разница в связи с изменением курса валюты, установленного ЦБ РФ, от переоценки "валютного" требования отражена в составе прочих доходов (расходов);

Дебет 71, субсчет "Держатель корпоративной карты" Кредит 55, субсчет "Корпоративная карта"

- отражено списание средств в оплату авиабилета (на основании выписки банка) по курсу ЦБ РФ на дату списания;

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 55, субсчет "Корпоративная карта"

- отражена межкурсовая разница между внутренним курсом обмена (продажи валюты) банка и курсом ЦБР на дату списания;

11.02.2013

Дебет 20 (26, 44, 91) Кредит 71

- списаны расходы по командировке (на основании утвержденного авансового отчета и подтверждающих расходы документов) по курсу на дату утверждения авансового отчета;

- курсовая разница от переоценки "валютного" требования отражена в составе прочих доходов (расходов).

Пример N 2

Воспользуемся условиями Примера N 1, предположив, что 05.02.2013 аванс перечислен на зарплатную карту сотрудника. Тогда в учете организации могут быть сделаны следующее записи:

05.02.2013

Дебет 71 Кредит 51

- перечислены денежные средства на личный счет сотрудника (на основании платежного поручения, выписки банка);

11.02.2013

Дебет 20 (26, 44, 91) Кредит 71

- списаны расходы по командировке (на основании утвержденного авансового отчета и подтверждающих расходы документов);

Дебет 91, субсчет "Прочие расходы" Кредит 71

- списаны расходы, связанные с обменом валюты (на основании утвержденного авансового отчета и подтверждающих расходы документов).

Обратите внимание, что если организация возмещает командировочные расходы работнику безналичным путем, перечисляя деньги на его "зарплатную" карту, то такой порядок необходимо закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации. При этом необходимо предельно четко формулировать назначение платежа, чтобы у налогового органа не было причин переквалифицировать расходы по возмещению затрат на командировку в расходы на оплату труда с доначислением налога на доходы физических лиц, а также страховых взносов.

Налог на прибыль

Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки. При этом организация может признать в качестве командировочных расходов:

- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, на обслуживание в номере, за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

- суточные или полевое довольствие;

- оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату признания расхода (п. 10 ст. 272 НК РФ).

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой признания расходов на командировку признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, так же, как и в бухгалтерском учете, суточные и расходы, произведенные в командировке и выраженные в иностранной валюте, для целей исчисления налога на прибыль пересчитываются в рубли на дату утверждения авансового отчета.

Разница между курсом банка, через который осуществляется обмен валюты, и курсом ЦБР на дату признания командировочных расходов являются финансовым результатом по операциям с иностранной валютой. В налоговом учете отклонение курса обмена валюты включают в состав внереализационных расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль на основании пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ.