"Чужаки" в зарплатной ведомости

Во многих организациях одновременно с зарплатой выдают и различные выплаты, причитающиеся физлицам. И понятно желание бухгалтеров включить их в расчетно-платежную или платежную ведомость, чтобы выдать по одному документу все и сразу. Но безопасно ли включать в ведомость незарплатные суммы или лучше составлять на них отдельные РКО? Отвечаем на вопросы читателей в нашей статье.

Что разрешено выдавать по зарплатной ведомости

(?) В некоторых наших обособленных подразделениях зарплата выдается наличными по ведомости. Разрешено ли включать в выдаваемую по ведомости сумму незарплатные выплаты работникам - возмещение командировочных, больничные и т.п.?

И. Захарчук, Новосибирская обл.

Ответ

Это противоречило бы кассовым правилам. В соответствии с ними по ведомости из кассы следует выдавать зарплату, стипендии и все те выплаты, которые методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения отнесены к фонду заработной платы и выплатам социального характера¹. А по этой методологии в фонд зарплаты не входят и выплатами социального характера не являются, в частности²:

• возмещение командировочных расходов;
• соцстраховские пособия;
• компенсация за использование в работе личного имущества;
• дивиденды;
• возмещение представительских расходов;
• алименты.

Поэтому строго по правилам их следует выдавать не по ведомости, а по отдельным РКО на имя работника. Причем каждый такой РКО должен быть зарегистрирован в кассовой книге в день выдачи денег³ (в то время как суммы, выдаваемые по ведомости в течение нескольких дней, не отражаются в кассовой книге до дня закрытия ведомости ⁴).

Также предназначенные для таких выплат деньги нельзя хранить в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты. Превышать лимит в течение этого срока (но не более 5 рабочих дней ⁵) можно только на суммы, которые включены в ведомость "по праву".

Примечание. В "статистический" список социальных выплат входят и поэтому могут быть выданы по ведомости вместе с зарплатой, в частности, следующие суммы ⁶:

• материальная помощь работникам;
• возмещение платы работников за детский сад;
• выходные пособия;
• суммы, начисленные при увольнении в связи с сокращением численности, ликвидацией организации;
• единовременные пособия при выходе на пенсию.

В течение срока выплаты зарплаты они могут храниться в кассе сверх лимита.

(?) Что будет, если все-таки включить в ведомость суммы, которые по правилам заполнения статистических форм не относятся к фонду зарплаты и социальным выплатам?

И. Захарчук, Новосибирская обл.

Ответ

Оспорить факт выдачи денег в таком случае нельзя, поскольку в ведомости есть подпись получателя. Однако инспекция может предпринять попытку оштрафовать за несоблюдение порядка хранения свободных денег - проще говоря, за превышение лимита кассы⁷. Он будет нарушен, если суммы, включенные в зарплатную ведомость вопреки кассовым правилам, хранятся в дни выплаты зарплаты в кассе сверх лимита.

Примечание. Также нельзя совсем исключить вероятность того, что инспекция попытается оштрафовать вас за неоприходование ⁸ этой суммы, поскольку на нее не составлен и не зарегистрирован в кассовой книге отдельный РКО. Напомним, что под оприходованием понимается регистрация в кассовой книге не только всех приходных, но и всех расходных кассовых ордеров за день ⁹.

Ведь если деньги по ведомости выдавались в течение нескольких дней, то нет доказательств того, что выданные по ней незарплатные суммы отражены в кассовой книге именно в день их выдачи. В ведомости не указывают дату выдачи по каждой отдельной сумме.

Если же деньги по ведомости выдавались в течение одного дня, то, скорее всего, инспекция не станет придираться. Тогда на конец этого дня уже был составлен на основании ведомости и зарегистрирован в кассовой книге РКО. То есть выданная сумма в кассовой книге учтена вовремя, пусть и не отдельно, а в составе итоговой суммы по ведомости.

Годятся ли зарплатные ведомости для оформления выплат по гражданско-правовым договорам

(?) Будет ли нарушением кассовой дисциплины выдача по ведомости сумм, ежемесячно выплачиваемых организацией физлицам, не являющимся ИП, по заключенным с ними гражданско-правовым договорам?

Е. Борзенкова, бухгалтер

Ответ

Не советуем так делать, хотя порядку ведения кассовых операций это не противоречит. Напомним, по платежной или расчетно-платежной ведомости из кассы выдаются зарплата, стипендии и другие выплаты работникам ¹⁰. При этом в кассовых правилах:

• под работниками понимаются также те физлица, с которыми у организации заключены гражданско-правовые договоры ¹¹;
• под другими выплатами работникам понимаются выплаты, включенные в соответствии с методологией заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения в фонд заработной платы ¹². А в него входит вознаграждение за работы и услуги по гражданско-правовым договорам с физлицами (не ИП). Это следует из статистической формы N П-4 и п. 88 Указаний по ее заполнению ¹³.

То есть сами по себе кассовые правила разрешают:

• выдавать такие суммы по ведомости;
• хранить их в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты (не более 5 рабочих дней).

Примечание. Формы расчетно-платежной и платежной ведомостей в электронном виде можно найти: раздел "Справочная информация" системы КонсультантПлюс

Но проблема в том, что формы ведомостей предназначены для расчета и выплаты зарплаты работникам - об этом прямо сказано в Указаниях по их заполнению ¹⁴. Причем тут под работниками уже должны пониматься те, с кем заключены трудовые договоры. Да и сконструированы ведомости под выплату денег работающим по трудовому договору. Особенно расчетно-платежная ведомость - в ней есть графы с указанием должности, тарифной ставки, отработанного времени и т.п.

Примечание. Вы не можете убрать графы из форм платежной и расчетно-платежной ведомостей. Порядок ведения кассовых операций обязывает вас использовать именно госкомстатовские формы ¹⁵.

Поэтому регулярная ежемесячная выплата вознаграждения по такой ведомости может стать для проверяющих из фондов лишним поводом к тому, чтобы попытаться переквалифицировать гражданско-правовой договор в трудовой (даже если в графах с "трудовыми" показателями вы поставите прочерк) и доначислить вам взносы. А оспаривать доначисления придется в суде.

Так что безопаснее составлять на такие выплаты отдельные РКО. Как в этом случае воспользоваться правом держать наличные на них в кассе сверх лимита в течение срока выплаты зарплаты? Ведь сумму, которая может превышать лимит, проверяющие кассу налоговики обычно устанавливают по платежной либо расчетно-платежной ведомости (именно она является распоряжением директора выдать зарплату наличными). Можно сугубо в кассовых целях составлять отдельный общий распорядительный документ за подписью директора о выплате из кассы в течение определенного срока (не более 5 рабочих дней) зарплаты и всех прочих сумм, которые по "статистическим" правилам входят в фонд зарплаты, включая и вознаграждения по гражданско-правовым договорам: столько-то выдать по ведомости, столько-то - по РКО.

На выдаваемую работнику арендную плату составьте РКО

(?) Наше ООО ежемесячно платит заместителю директора за аренду автомобиля. Выдаем эти деньги из кассы вместе с зарплатой. Договор аренды - это тоже гражданско-правовой договор. Верно ли мы понимаем, что на этом основании можно хранить в кассе арендную плату в зарплатные дни сверх лимита и выдавать одной общей суммой вместе с зарплатой по платежной ведомости?

Е. Борзенкова, бухгалтер

Ответ

Неверно. По правилам заполнения статистических форм в фонд зарплаты 16 включаются выплаты только по тем гражданско-правовым договорам, которые предусматривают выполнение работ и оказание услуг. Налоговики рассматривают аренду как услугу только в целях НДС и применения ККТ. Поэтому арендную плату по ведомости лучше не выдавать - это будет противоречить кассовым правилам. Составьте на нее отдельный РКО.

-------------------------------

1. п. 6, абз. 8 п. 2 Указания ЦБ от 11.03.2014 N 3210-У (далее - Указание N 3210-У)
2. пп. 90, 91 Указаний, утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428 (далее - Указания N 428)
3. п. 4.6 Указания N 3210-У
4. п. 6.5 Указания N 3210-У
5. п. 6.5, абз. 8 п. 2 Указания N 3210-У
6. п. 90 Указаний N 428
7. абз. 7 п. 2 Указания N 3210-У; ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ
8. ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ
9. абз. 3 п. 4.6 Указания N 3210-У
10. п. 6 Указания N 3210-У
11. п. 5 Указания N 3210-У
12. абз. 8 п. 2 Указания N 3210-У
13. утв. Приказом Росстата от 28.10.2013 N 428
14. утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1
15. п. 6 Указания N 3210-У
16. пп. 88, 90, 91 Указаний N 428

Полный текст статьи читайте в журнале "Главная книга" N16, 2015