Как сделать расчет НДФЛ за 2016 год. Сроки, штрафы, примеры

Расчет по форме 6-НДФЛ обязаны сдать в ИФНС налоговые агенты.

Это, как правило, работодатели (организации и ИП), выплачивающие доходы по трудовым договорам.

Также налоговыми агентами являются заказчики, выплачивающие доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.

Расчет по форме 6-НДФЛ подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя) (п. 2.2 Порядка заполнения расчета). В частности, расчет может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

• по итогам I квартала — не позднее 30 апреля,
• по итогам полугодия — не позднее 31 июля,
• по итогам 9 месяцев — не позднее 31 октября,
• по итогам года — не позднее 1 апреля следующего года.

Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет 6-НДФЛ сдается в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Таким образом, сдать годовой расчет в ИФНС за 2016 год нужно не позднее 3 апреля 2017 года, поскольку 1 и 2 апреля — это суббота и воскресенье.

По общему правилу налоговые агенты должны представлять 6-НДФЛ в налоговую инспекцию по месту своего учета.

При этом для отдельных категорий налоговых агентов Налоговым кодексом установлены особые правила представления расчета (п. 2 ст. 230 НК РФ):

Расчет 6-НДФЛ может быть представлен в налоговый орган одним из следующих способов (Приказ ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@):

Помимо блокировки счетов, за нарушение сроков сдачи расчета 6-НДФЛ грозит 1000-рублевый штраф за каждый полный или неполный месяц со дня, установленного НК для представления расчета (Пункт 1.2 ст. 126 НК РФ).

А за представление расчетов 6-НДФЛ с недостоверными сведениями — штраф 500 руб. за каждый неправильный документ (за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год) (Пункт 1 ст. 126.1 НК РФ).

Но если организация сама обнаружила, что допустила ошибки, и представила в инспекцию уточненный расчет 6-НДФЛ до того момента, как сообщение об ошибке пришлют налоговые органы, то 500-рублевый штраф организации платить не придется (Пункт 2 ст. 126.1 НК РФ).

Поэтому, отчитываясь по 6 НДФЛ с 2016 года, необходимо соблюдать сроки сдачи расчетов 6-НДФЛ и предоставлять достоверную информацию.

Рассмотрим нюансы заполнения расчета по форме 6-НДФЛ в различных ситуациях.

Случается, что фактических выплат в пользу работников нет, а зарплату бухгалтер продолжает начислять.

Но если в период с января по декабрь 2016 года включительно бухгалтер произвел хотя бы одно начисление, то сдать расчет 6-НДФЛ за год необходимо.

Дело в том, что с начисленного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если доход еще фактически не выплачен (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Соответственно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ следует показать в расчете 6-НДФЛ за 2016 год.

Если с января по декабрь 2016 года включительно организация или ИП не начисляли и не выплачивали физическим лицам никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет, то сдавать расчет 6-НДФЛ за год им не нужно.

Ведь организация или ИП в таком случае не признаются налоговым агентом (п. 1 ст. 226 НК РФ).

В письме ФНС от 04.05.2016 № БС-4-11/7928 говорится, что если выплаты не производятся, то 6-НДФЛ не сдается.

Однако делается оговорка, что если представить «нулевой» 6-НДФЛ, то его обязаны принять:

• титульный лист;
• раздел 1 «Обобщенные показатели»;
• раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

Сведения для заполнения расчета бухгалтеру нужно брать из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 2.1 Порядка, утв. приказом ФНС России от 14.10. 2015 № ММВ-7-11/450).

При заполнении 6-НДФЛ за год в верхней части титульного листа проставляется ИНН, КПП и сокращенное название организации (если сокращенного нет — полное).

Если же требуется сдать расчет в отношении физлиц, которые получили выплаты от обособленного подразделения, то проставляется КПП подразделения.

Индивидуальным предпринимателям, адвокатам и нотариусам нужно отметить только ИНН.

В строку «Номер корректировки» первичного расчета вписывается «000».

Если же подается уточенный расчет, то проставляется номер корректировки («001», «002», «003» и т. д.).

В титульном листе в строке «Период предоставления (код)» ставится «34».

В графе «Налоговый период (год)» указывается год, за который подается годовой расчет, а именно — 2016.

Код 212 «По месту нахождения (учета)» будет означать, что расчет подается по месту учета организации.

Если формируется 6-НДФЛ за обособленное подразделение — ставится код «220».

Если компания крупнейший налогоплательшик — ставится код «213».

Если же, допустим, указать код 120, то он будет свидетельствовать о том, что расчет сдается по месту жительства ИП.

В разделе 1 «Обобщенные показатели» показывается общая сумма начисленных доходов, налоговых вычетов и общая сумма начисленного и удержанного налога. Отметим, что 6-НДФЛ нужно составлять нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за календарный год (письмо ФНС России от 18.02.2016 № БС-3-11/650).

Поэтому в разделе 1 6-НДФЛ за год должны найти отражение показатели с 1 января по 31 декабря 2016 года включительно.

Расшифровка строк 010–050
Поясним содержание строк 010–050 раздела 1.
Эти строки нужно заполнять по каждой налоговой ставке:

• даты получения и удержания НДФЛ;
• предельный срок, установленный для перечисления НДФЛ в бюджет;
• суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ.

Все операции при заполнении раздела 2 нужно отражать в хронологическом порядке.

Поясним предназначение строк раздела 2:

Как правило, зарплату за декабрь выплачивают заранее, до новогодних праздников. В этом случае независимо от даты выплаты расчет по форме 6-НДФЛ заполняется следующим образом.

• сумму начисленной зарплаты за декабрь 2016 года (стр. 020);
• сумму исчисленного с нее НДФЛ (стр. 040);
• сумму удержанного НДФЛ (стр. 070). Датой удержания налога будет 31 декабря 2016 года. Именно в этот день начисляется зарплата и засчитывается в счет ранее выплаченного аванса.

В разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 2016 год информация о зарплате за декабрь не показывается. Ее следует отразить в расчете за I квартал 2017 года. Ведь, заполняя раздел 2, нужно ориентироваться на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог надо отразить в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ.

Для зарплаты за декабрь 2016 года, которую выплатили заранее, срок уплаты НДФЛ — первый рабочий день после 31 декабря 2016 года, то есть 9 января 2017 года. Так как, зарплата начисляется только 31 декабря 2016 года. Деньги, которые были выплачены за декабрь до 31 декабря — это аванс. Зачет начисленной зарплаты в счет аванса производится 31 декабря 2016 года. Этот день и будет датой фактического получения дохода сотрудниками. А НДФЛ с зарплаты платят не позже дня, следующего за датой дохода.

• 100 «Дата фактического получения дохода» — 31.12.2016;
• 110 «Дата удержания налога» — 31.12 2016;
• 120 «Срок перечисления налога» — 09.01.2017;
• 130 «Сумма фактического полученного дохода» — сумму зарплаты за декабрь;
• 140 «Сумма удержанного налога» — сумма удержанного НДФЛ с зарплаты за декабрь.

Это следует из пунктов 3.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 14 октября 2015 г. № ММВ-7-11/450.

Отпускные и пособия, которые компания выдаст в декабре, надо заполнить только в разделе 1 расчета.

Дата получения этих доходов — день, когда компания выдала деньги сотруднику (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ).

На ту же дату компания удержит НДФЛ.

Значит, организация заполнит строки 020, 040 и 070.

Раздел 2 по отпускным и пособиям компания заполнит в расчете за первый квартал 2017 года, даже если заплатит налог в декабре.

Крайний срок перечисления НДФЛ с этих выплат — 31 декабря, а это суббота.

Значит, срок переносится на 9 января 2017 года.

Операция будет завершена в первом квартале 2017 года.

А ФНС требует заполнять раздел 2 в том периоде, когда операция завершена (письмо от 24.10.16 № БС-4-11/20126@).

В разделе 1 формы за год надо отразить все показатели за январь — декабрь 2016 года.

В строке 020 будут указаны начисленные физическим лицам суммы, в строке 030 — вычеты, в строке 040 — рассчитанный со всех доходов налог.

В строке 070 указывается налог, удержанный с доходов, выданных до конца года.

Из-за того, что декабрьская заработная плата будет выдана в следующем году, показатели строк 040 и 070 будут различаться.

То есть налог с заработной платы за декабрь, выплаченной в январе, не войдет в показатель строки 070.

В строке 080 НДФЛ с зарплаты также отражать не нужно.

В этой строке указывается налог с выплаченных доходов, который организация не смогла удержать до конца года.

Удерживать налог с физических лиц его будет налоговая инспекция. В этом случае надо подать не позднее 1 марта 2017 года на лиц, с которых не удержали налог, справки 2-НДФЛ с признаком 2 (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Есть некоторые особенности отражения отпускных или больничных в разделе 2 расчета 6-НДФЛ.

Дело в том, что с больничных и отпускных НДФЛ нужно перечислять не позднее последнего числа месяца, в котором производились такие выплаты.

• по строке 100 — указывать дату выплаты отпускных или больничных;
• по строке 110 — указывать ту же дату, что и по строке 100;
• по строке 120 — указывать последнее число месяца, в котором выплачивали отпускные или больничные;
• по строке 130 — указывать сумму дохода;
• по строке 140 — указывать сумму удержанного налога.

Такой порядок отражения отпускных и больничных соответствует рекомендациям, приведенным в Письме ФНС России от 11.05.2016 № БС-4-11/8312.

Если зарплата становится доходом в последний день месяца, за который она начислена, то премия становится доходом непосредственно в день ее выплаты.

• строка 100 — дата выплаты премии;
• строка 110 — та же дата, что и по строке 100;
• по строке 120 — следующий рабочий день после того, который указан по строке 110;
• строка 130 — сумма дохода;
• строка 140 — сумма удержанного налога.