Первичные документы

Как посчитать, выгодно ли вам автоматизировать ввод первички

Формула и примеры расчета.
3,2 тыс. 673
Как посчитать, выгодно ли вам автоматизировать ввод первички

Расчет ROI  является сильным аргументом при принятии решения по автоматизации того или иного бизнес-процесса. Он позволяет более тщательно отнестись к выбору сиcтемы, выстроить эффективное взаимодействие с ИТ-компанией, которая возьмет на себя роль исполнителя проекта и оценить результаты автоматизации. Ключевым моментом в этом вопросе является определение показателей и метрик, которые необходимо использовать при расчете. Например, вложения в старт проекта, изменение в структуре затрат после внедрения и операционные показатели.

ROI (от англ. return on investment) — коэффициент, показывающий прибыльность или убыточность той или иной инвестиции, иными словами, коэффициент окупаемости.

Методика расчета ROI

Формула расчета ROI предельно проста: отношение суммарного эффекта или выгоды от автоматизации к объему инвестиций в нее. Проблема состоит в выборе показателей, которые необходимо использовать при расчете. Основную сложность в этом процессе составляет грамотное определение преимуществ от внедрения ИТ-решения и представление их в виде финансовых показателей.

Как правило, мы рекомендуем нашим заказчикам, для которых показатель ROI является ключевым при принятии решения о внедрении сервиса по оцифровке, учитывать следующие факторы:

  • общие инвестиционные вложения в поиск, приобретение и внедрение информационной системы — совокупные разовые вложения, которые составляют затратную часть при расчете экономического эффекта;
  • изменение в структуре затрат компании после внедрения системы — при эффективном проекте внедрения этот фактор являет собой доходную часть расчета;
  • улучшение операционных показателей деятельности в результате внедрения — факторы, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляя тем самым доходную часть в методике расчета ROI.

В случае с автоматизацией ввода данных из первичной бухгалтерской документации все довольно понятно: cокращается время обработки и, как следствие, – расходы на персонал, а каких-либо капитальных или дополнительных затрат на обслуживание рабочих мест не требуется. Поэтому главное, что учитывается при расчете — это экономия на рутинных процессах и изменение себестоимости обработки документов.

Мы рассмотрим несколько примеров, как рассчитать ROI от автоматизации ввода первичной бухгалтерии. В первом случае – речь идет о создании электронного архива на основе большого массива данных в бумажных виде. Во втором – оценим ROI от использования сервиса оцифровки на регулярной основе на условиях ежемесячной оплаты.

Пример 1

Крупнейший федеральный оператор связи, бизнес которого развивается стремительными темпами и предполагает обработку первичной документации: договоров с поставщиками и подрядчиками, акты, cчет-фактуры и т.д. В случае запросов от Федеральной налоговой службы на поиск информации в бумажном виде у сотрудников подразделения по налогам уходила масса времени. Чтобы рациональнее распределять свои ресурсы компания приняла решение запустить проект по оцифровке данных и созданию электронного архива финансовой документации. Всего было оцифровано 1 600 000 документов. Инвестиции в проект составили около 7 000 000 рублей.  Используем уже известную формулу:

ROI = (Доход от вложений - размер вложений) / Размер вложений х 100%

Прибыль от инвестиций в автоматизацию в нашем случае будет включать разницу расходов на автоматизированный и ручной ввод данных. Для ручного ввода непосредственно на этот проект заказчик был готов выделить 6 штатных единиц со 100% вовлечением в проект. Скорость оцифровки при среднем показателе 5 минут на документ (6 человек, сканирование + ввод данных) – 576 документов в день или 12 096 документов в месяц

Подсчитаем эти расходы:

Фактическая стоимость содержания специалиста включая заработную плату и отчисления в ПФР 22%, ОМС 5,1%, ФСС 2,9%, травматизм 0,2%: 40 000 (GROSS) + 22% + 5,1% + 2,9% +0,2 %= 52 080 р

C учетом ДМС и накладных расходов (офис, оборудование и т.д.) затраты на 1 сотрудника составят 65000 р

ФОТ в месяц  на 6 человек  – 390 000 р

На выполнение всей работы потребовалось бы 132 месяца или 64 598 400 рублей

Проект по автоматизации обошелся компании в 7 000 000 рублей и был выполнен всего за 3 месяца

Используя формулу ROI, получаем: (51 480 000 – 7 000 000) /7 000 000) х 100% = 635%

Пример 2

Крупная региональная сервисная компания, деятельность которой направлена на повышение операционной эффективности структурных подразделений за счет стандартизации и оптимизации поддерживающих процессов. В связи с необходимостью ежедневно обрабатывать большой массив данных компанией было принято решение запустить сервис оцифровки бумажной документации с помощью технологий искусственного интеллекта. Ежемесячное обслуживание обойдется компании в 100 000 рублей. Всего компании потребуется оцифровывать около 7 500 документов в месяц. Выполнять эту работу должны сотрудники отдела бухгалтерии из 7 человек с более широким спектром задач, поэтому времени на обработку у них тратится больше (1 250 ч по 10 минут на документ). Попробуем расcчитать показатель ROI:

Фактическая стоимость содержания специалиста, включая заработную плату и отчисления в ПФР 22%, ОМС 5,1%, ФСС 2,9%, травматизм 0,2%: 40 000 (GROSS) + 22% + 5,1% + 2,9% +0,2 %= 52 080 р

C учетом ДМС и накладных расходов (офис, оборудование и т.д.) затрат на 1 сотрудника составят 65000 р

ФОТ на 7 человек составит  455 000 р

Рассчитаем наш ROI: (455 000 -100 000/100 000) х 100% = 355%

Как видим, даже при таком небольшом, по сравнению с первым примером, документообороте, сервис оцифровки становится выгоднее. Безусловно, чем больше документов поступит на обработку, тем выше показатель ROI для компании. Отдельно стоит отметить, что, как и в первом случае, компания получает экономию на капитальных затратах (обслуживание рабочих мест, расходы на помещение, канцтовары, электроэнергию и т.д.) а также бизнес-преимущества, которые становятся очевидными уже через несколько месяцев.

Например, минимизируется риск ввода некорректной информации (при автоматизированном вводе данные всегда проверяются), повышается производительность труда и гибкость бизнес-процессов на фоне конкурентов, так как актуальные и проверенные данные всегда «под рукой». Все это, в конечном итоге, отражается на бизнес-прибыли компании.

Важно также учитывать, что ROI — величина непостоянная и ее можно использовать как инструмент оптимизации на разных этапах использования ИТ-продукта. Для этого в каждом конкретном примере мы рекомендуем компаниям как можно подробнее расписывать структуру дохода и учитывать все преимущества от внедрения, не забывая отмечать и какие-то дополнительные расходы, связанные с проектом. Таким образом, в распоряжении компании всегда будет наглядный инструмент повышения эффективности, так как в любой момент можно найти область изменений, чтобы повысить ROI.

Начать дискуссию

Брокер ВТБ начнет проводить сделки с ценными бумагами в выходные дни

В первую очередь в нерабочие дни инвесторы смогут управлять БПИФ денежного рынка «Ликвидность».

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Трудовые отношения

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем

Разберем, кто имеет право на неоплачиваемый отпуск, когда его нужно согласовать с работодателем, почему нельзя массово отправить работников в отпуска без содержания и за что суды взыскивают с работодателей внушительные суммы в качестве компенсаций за нарушение трудовых прав граждан. 

Отпуск за свой счет: кому положен, когда его нужно согласовать с работодателем

Алкогольным компаниям с уставным капиталом меньше 100 млн рублей перестанут выдавать лицензии

Чтобы получить лицензию на производство алкоголя, у компании должен быть уставный капитал не меньше 100 млн рублей. В этом капитале доля акционеров, зарегистрированных в офшорах, не должна превышать 25%.

Лучшие спикеры, новый каждый день

За 6 лет появится минимум 100 индустриальных технопарков-кластеров

Такое поручение дал правительству В. Путин в ходе обращения к Федеральному Собранию 29 февраля.

Бесплатно с Исполнительное производство

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Регламент по работе с исполнительными листами очень строгий, и любые отклонения от него недопустимы. Поэтому при получении исполнительного документа повторите наш мини-курс.

Что делать бухгалтеру с исполнительным листом на сотрудника. Мини-курс

Кому можно сдавать упрощенную отчетность и кто должен проходить обязательный аудит

Пора готовиться к составлению годовой бухгалтерской отчетности. Нужно проверить, может ли ваша компания вести упрощенный учет и попадет ли бизнес под аудит.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

🌺 Как заполнить декларацию по УСН, заявление на возврат денег с ЕНС и трудовой договор с дистанционщиком: разъяснения экспертов

Ежедневно наши эксперты готовят для вас статьи-разборы и мини-курсы о законопроектах, новых правилах, разъясняют действующие нормы НК и ТК, на примерах показывают, как заполнить декларацию, провести операцию в 1С и прикладывают образцы, бланки и другие полезные документы. Сегодня собрали топ таких разборов за неделю.

Налоговики не будут определять точные критерии дробления бизнеса

ФНС считает, что достаточно сложившейся правоприменительной практики по делам с искусственным дроблением, а в законе определять «дробленку» излишне и даже вредно.

РСВ

Вышли новые контрольные соотношения для РСВ

Налоговики сверят, сходится ли сумма взносов с суммой начислений, умноженной на тариф. По каждому работнику проверят превышение базы.

НДС

Четыре неоднозначные ситуации с исчислением и уплатой НДС

Налог на добавленную стоимость — один из самых проблемных в практике налогоплательщиков. Есть ситуации, которые вызывают вопросы даже у опытных бухгалтеров.

Иллюстрация: vwalakte/freepik

Бухгалтеров шокируют на собеседованиях, а из профессии они уходят из-за высоких рисков и нервотрепки. 💃«Ночной бухгалтер» №1633

Бухгалтер и без того непростая профессия, но когда тебя не берут на работу из-з духов или знака зодиака, а собеседование проводит некомпетентный главбух, поневоле задумаешься — а тем ли я занимаюсь? На уход из профессии влияют и высокие риски (наравне с директором), и конфликты с руководством. Слушаем «глас народа» и про профновости, конечно, не забываем.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру

Для обрабатывающей промышленности увеличат базу расчета амортизации

Такое предложение сделал В. Путин 29 февраля в ходе выступления перед Федеральным собранием.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Бесплатно с ФСБУ Аренда

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Малое предприятие на общем налоговом режиме приобрело автомобиль в лизинг. Разберем по шагам, как при упрощенном учете лизинга (без дисконтирования) правильно заполнить отчетность.

Как заполнить годовую отчетность-2023 при лизинге по шагам. Разница между налоговым и бухгалтерским учетами

Что такое well-being и как эта система помогает бизнесу

Мы живем в мире с неопределенным будущим: от нагнетания глобальной катастрофы до радикального продления жизни. В этой парадигме well-being рассматривается как благополучие человека, общества и планеты в целом. Поэтому наше общее будущее зависит от вклада каждого человека и каждой компании в well-being.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Уведомлять о ведении бизнеса станет проще: создаётся единый реестр

Правительство утвердило постановление об упрощённом порядке подачи уведомлений о предпринимательской деятельности

Взносы на травматизм платят до 15 числа в СФР и не включают в уведомление по ЕНП

В уведомление по ЕНП идут налоги и взносы с авансовой системой уплаты, которые администрирует ФНС. КБК этих налогов начинается на 182.

Путин: вложения бизнеса в науку должны вырасти не менее чем в 2 раза

Такую задачу обозначил президент в ходе обращения к Федеральному собранию 29 февраля.

Цифра дня. Про стандартный вычет

Налоговый вычет на второго и каждого последующего ребенка будет увеличен в два раза.

Цифра дня. Про стандартный вычет
103

Отражение выручки в 2024 году: проводки

Выручка — это доходы предприятия от его обычного вида деятельности: продажи продукции или товаров, от выполнения работ, предоставления услуг. В бухгалтерском учете выручка принимается в сумме, равной величине поступивших денежных средств (ПБУ 9/99, утвержденное приказом Минфина от 06.05.1999 № 32н).

Иллюстрация: arodsje/pixabay

Интересные материалы

Будет амнистия для бизнеса, который оптимизировал налоги за счет дробления

Компании, которые приближаются к лимиту доходов на УСН, вместо перехода на ОСНО дробят бизнес, чтобы сохранить УСН. Для таких случаев будет амнистия.