Правила заполнения отчета СЗВ-ТД: нюансы, примеры

Ох, уж этот отчёт СЗВ-ТД! С ним достаточно мучений испытали с начала года все бухгалтеры организаций и индивидуальных предпринимателей без исключения, у кого есть сведения, чтобы заполнить форму.

Учитывая, что отчет ежемесячный и сдается до 15 го числа каждый месяц с начала этого года, многие столкнулись с проблемой, что начали путаться в ошибках и исправлении сведений, упуская при подаче данные по тому или другому сотруднику. В этой статье вы найдёте основные практические советы, чтобы избежать целого ряда ошибок.

Кто сдаёт и кто освобожден от сдачи формы СЗВ-ТД

Для начала разберемся, когда СЗВ-ТД сдавать не нужно:

• по гендиректору, если он единственный учредитель, сдавать сведения не нужно (письмо 24.03.2020 N 14-2/В-293);
• если нет трудоустроенных сотрудников в вашей организации;
• если по вашим сотрудникам не происходило кадровых изменений (увольнений, приема на работу, перемещений в должности или по подразделениям, перехода на электронную трудовую книжку, совмещения внутри организации и т.д). Как бы сказал любой бухгалтер: если никаких движений сведений по сотруднику не было;
• нулевой отчёт СЗВ-ТД не сдается;
• по сотрудникам, с которыми отношения регулируются ГПД, сведения в отчет включать не нужно.

В каких случаях нужно отчитаться?

• Всем организациям и индивидуальным предпринимателям, если вы приняли на работу, уволили или переместили сотрудника;
• если сотрудник подаст в любом месяце заявление на сохранение бумажной трудовой книжки или согласится на электронный её вариант;
• сдавать сведения по совместителям и иностранным сотрудникам обязательно.

Как заполнить и отправить отчет СЗВ-ТД

Отправить отчет можно на бумаге, если у вас в организации менее 25 сотрудников. Если больше, то только в электронном виде по каналам ЭДО.

Стандартные ошибки и правила заполнения СЗВ-ТД:

1) Отчет на бумаге нельзя заполнять цветными чернилами.

2) В основном, ошибаются с датами приказов или поданных сотрудником заявлений.

3) Если нет никаких заявлений от сотрудника, то и отмену признака в форме СЗВ-ТД ставить по ним не нужно.

4) В отсутствие информации лучше ставить прочерк, а не оставлять поле пустым при сдаче отчета.

5) Если первый раз подаете сведения по сотруднику, то сначала заполните сведения по его увольнению или перемещению на 1ое января 2020 года.

6) Проверьте перед отправкой отчёта, чтобы там, где нужен номер приказа, — документ-основание, это был именно тот документ и с верной датой, а не выдуманный номер, который потом сбит по порядку.

7) На деле часто происходит, что мы сначала формируем отчет, а потом подгоняем документы под сданные сведения. СЗВ-ТД — как раз тот отчёт, где такое положение дел может вызвать путаницу и череду ошибок. Наведите порядок в кадровых документах, и проверьте последовательность оформления их ещё раз.

8) Очень часто ставится дата подачи заявления о переходе на электронные трудовые книжки раньше января 2020 года, из-за того, что при переходе многие поспешили собрать сведения с сотрудников.

9) Соблюдайте форматный контроль сведений.

10) В причине увольнения указывать нужно только статью ГПК и ее причину, а не в свободной форме.

11) Не указывается период в первых 3ех столбцах отчета, в которых происходили изменения по сотруднику, а указывается дата приказа об этом изменении.

Ошибки в частных ситуациях

И ведь это далеко не все нюансы, а только общие правила. Но есть ещё особые случаи, которые вызывает при заполнении отчета ещё больше вопросов и влекут ошибки.

При приеме или переводе сотрудника

Кроме строки о приеме с указанием даты приказа нужно заполнить последнюю запись из трудовой книжки. Принимаете на работу в феврале 2020, значит отдельной строкой вносите последнюю запись из трудовой книжки об увольнении, даже если она сделана аж год назад, но вашей организацией.

При переводе, если вы уже подавали сведения по этому сотруднику подаются только сведения о переводе одной строкой.

Чтобы скорректировать ошибочно поданные сведения по сотруднику

Для отмены сведений нужно в отчёте поставить сначала ранее указанную дату, потом правильную дату заявления и в графе признак отмены «X». Для исправления ошибочной даты заявления просто укажите верную дату, но сначала отмените строкой ранее поданную. Отменяем в одну строку, исправляем в две (сначала отменяем потом вносим верную дату).

Прием на работу после увольнения от другой организации

В отчете нужно указать одной строкой только прием, сведения по увольнению отразит организация, которая уволила этого сотрудника.

Прием сотрудника по совместительству

Нужно обязательно подать сведения по этому сотруднику отдельной строкой, причем в графе 4 указать пометку «совместитель».

А вот отметки про заявления в отчёте над табличной частью заполнять не нужно, так его трудовая книжка и сведения по ней отражает работодатель по основному месту работы.

Увольнение сотрудника

Так как сведения подаются не в первый раз заполнять нужно одну строку без дополнительных сведений о последнем перемещении.

Запрет занимать должность

Сведения подаются в отчете вместе с увольнением сотрудника отдельной строкой с указанием основания, срока и документа запрета.

Переименована ваша организация

В этом случае сведения сдаются по всем сотрудникам, потому что по сути это как бы перевод из одной организации в другую с пометкой в графе 3 «Переименование». Если сведения по сотруднику при переименовании подаются первый раз, то вначале надо указать последние изменения по сотруднику на 01.01.2020.