Денежная компенсация за неотгулянный отпуск: как рассчитать в 2026 году

При расторжении трудового договора компенсация положена за каждый неиспользованный день — за текущий год и за все предыдущие. Не имеет значения, почему человек уходит: по своей инициативе, по соглашению, через сокращение и даже при увольнении «по статье» — право на выплату сохраняется. Дни не аннулируются со временем, что прямо подтверждено постановлением Конституционного Суда от 25.10.2018 № 38-П.

Без увольнения можно заменить деньгами только ту часть отдыха, которая выходит за рамки 28 календарных дней. Делается это исключительно по письменной просьбе сотрудника, и работодатель может отклонить ее без объяснений. Базовые 28 дней не конвертируются в рубли ни при каких обстоятельствах.

Кому нельзя заменить деньгами часть отпуска, пока они работают:

• беременным женщинам — запрет касается любого вида отпуска;

• подросткам младше 18 лет — аналогично;

• тем, кто трудится во вредных или опасных условиях — запрещено заменять «вредный» дополнительный отпуск (исключение возможно лишь через отраслевое соглашение).

Но при увольнении перечисленные ограничения снимаются — компенсацию выплачивают всем.

При стандартной 28-дневной продолжительности каждый полный месяц работы дает 2,33 дня. Это результат деления 28 на 12.

Как учитываются неполные месяцы (п. 35 Правил НКТ СССР № 169 от 30.04.1930):

• 15 и более отработанных дней — месяц засчитывается целиком, сотрудник получает 2,33 дня;

• менее 15 дней — месяц отбрасывается, дни за него не начисляются.

Что еще стоит учесть:

• Проработал 11 месяцев — компенсация считается за полный год, то есть 28 дней.

• При сокращении штата, ликвидации компании или призыве в армию полная компенсация положена уже после 5,5 месяцев работы (п. 28 Правил НКТ).

• Если получается дробное число дней, округлять можно только вверх — занижать нельзя (письмо Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17).

Отпускной стаж формируется из (ст. 121 ТК):

• Входит: фактическая работа, периоды болезни, служебные поездки, время оплачиваемых отпусков, а также неоплачиваемый отпуск до 14 дней в год.

• Не входит: отпуск по уходу за ребенком, отгулы без содержания сверх 14 дней, прогулы и неявки без уважительной причины.

С 1 сентября 2025 года действует обновленный порядок расчета среднего заработка — постановление Правительства от 24.04.2025 № 540. Старое Постановление № 922 больше не применяется.

За расчетный период берутся 12 календарных месяцев до месяца увольнения.

Если все 12 месяцев отработаны полностью:

• СДЗ = Сумма выплат за 12 месяцев / 12×29,3

Здесь 29,3 — установленное среднемесячное количество календарных дней.

Если часть месяцев отработана не полностью, для каждого такого месяца считается:

• Календарные дни в месяце − Неотработанные дни / Календарные дни в месяце × 29,3

В базу для расчета входят:

• оклад, тариф, сдельная оплата;

• надбавки за выслугу, квалификацию, совмещение;

• доплаты за ночные смены и переработки;

• районные коэффициенты и «северные» надбавки;

• премии любых видов — ежемесячные, квартальные, годовые, разовые, если они заложены в систему оплаты труда;

• денежные поощрения — с 2025 года они включаются в расчет наравне с премиями (п. 15 Положения № 540).

Из расчета исключаются:

• отпускные;

• больничные пособия;

• средний заработок за время командировки;

• материальная помощь;

• компенсации за питание, проезд, обучение.

С 1 января 2026 года минимальная зарплата составляет 27 093 рубля (закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Если при полной занятости среднемесячный доход сотрудника оказался ниже МРОТ, компенсацию считают из минимальной величины.

Минимальный дневной заработок:

• 27 093 / 29,3 = 924,68 рубля

Пятиуровневая шкала НДФЛ работает с 1 января 2025 года (закон от 12.07.2024 № 176-ФЗ) и в 2026 году применяется без изменений. Компенсация за отпуск облагается налогом полностью — в отличие от выходных пособий, которые освобождены от НДФЛ в пределах тройного среднего заработка.

Ставки по основной налоговой базе:

• До 2 400 000 руб. — 13%.

• От 2 400 000 до 5 000 000 руб. — 15% с превышения над 2,4 млн (фикс 312 000 руб.).

• От 5 000 000 до 20 000 000 руб. — 18% с превышения над 5 млн (фикс 702 000 руб.).

• От 20 000 000 до 50 000 000 руб. — 20% с превышения над 20 млн (фикс 3 402 000 руб.).

• Свыше 50 000 000 руб. — 22% с превышения над 50 млн (фикс 9 402 000 руб.).

Повышенная ставка применяется не ко всей сумме, а только к доходу сверх порога.

Отдельно: с 2025 года при расчете отпускных выделяется часть дохода, приходящаяся на районные коэффициенты и северные надбавки. 

К ней применяется упрощенная двухступенчатая шкала — 13% до 5 млн руб. и 15% сверх (п. 6.2 ст. 210 НК). 

Ставки 18–22% на эту долю не распространяются.

С 1 марта 2025 года вступил в силу закон от 30.09.2024 № 339-ФЗ, который распространил правила компенсации на неиспользованные отгулы за работу в выходные и праздники. Раньше такие дни просто пропадали.

Сумма компенсации — это разница между двойной оплатой за работу в выходной (ст. 153 ТК) и суммой, уже выплаченной сотруднику. Учитываются все накопившиеся дни. Кадровым службам теперь необходимо вести учет отгулов с такой же тщательностью, как и отпускных остатков.

Определение Третьего кассационного суда от 19.03.2025 № 8Г-2870/2025: работнице отказали в компенсации за отпуска, которые она не брала на протяжении 20 лет. Суд установил, что она ни разу не обращалась к работодателю с просьбой предоставить отпуск, и расценил это как намеренное уклонение от отдыха ради будущей денежной выплаты.

Но практика не единообразна. В другом случае работник взыскал компенсацию за 578 дней — суд не усмотрел злоупотребления, поскольку компания не доказала, что сотруднику объективно давали возможность отдыхать (определение Первого кассационного суда от 24.11.2025 № 88-29715/2025).

Что влияет на решение суда:

• направлял ли работник письменные просьбы о предоставлении отпуска;

• кто составлял и утверждал график отпусков (особенно важно для руководителей и бухгалтеров);

• есть ли документы, подтверждающие попытки реализовать право на отдых;

• была ли реальная возможность уйти в отпуск.

С 5 июня 2026 года родители и дети военнослужащих-инвалидов I–II группы (если у военнослужащего нет супруга) получили право уходить в отпуск одновременно с ним (закон от 25.05.2026 № 153-ФЗ).

С 1 сентября 2026 года появилось дополнительное основание: сотрудникам, пострадавшим в чрезвычайных ситуациях, дается один оплачиваемый выходной и до пяти дней неоплачиваемого отпуска (ст. 128, 186.1 ТК в ред. закона от 09.04.2026 № 90-ФЗ).

Компенсация за отпуск — единственная выплата при увольнении, которая полностью облагается и НДФЛ, и страховыми взносами.

• НДФЛ удерживается в момент выплаты по прогрессивной шкале (закон 176-ФЗ).

• Страховые взносы — 30% по единому тарифу до предельной базы (2 979 000 руб. в 2026 году) и 15,1% с суммы сверх нее. МСП из приоритетных сфер платят 30% до 1,5 МРОТ и 15% сверх, но с 2026 года большинство субъектов МСП утратили право на пониженный тариф (закон № 425-ФЗ от 28.11.2025) и применяют общую ставку.

• Взносы на травматизм начисляются по отраслевому тарифу, который устанавливает ФСС.

Условие. Сергей увольняется 15 мая 2026 года после ровно года работы. Оклад — 70 000 руб./мес., за год начислено 840 000 руб. Больничных и отпусков за свой счет не было. Отпуск не использован — 28 дней.

Решение.

СДЗ: 840000 ÷ (12 × 29,3) = 840000 ÷ 351,6= 2389,08 руб.

Компенсация: 2389,08 × 28 = 66894,24 руб.

НДФЛ 13%: 66894,24 × 13% = 8696 руб.

К выплате: 66894,24 − 8696 = 58198,24 руб.

Условие. Анна увольняется 20 мая 2026 года, стаж — 1 год. За 12 месяцев начислено 720 000 руб. В феврале 10 дней больничного.

Решение.

Дни в феврале (28 кал. дней, 10 не отработано): 29,3/28 × 18 = 18,84 

Общее количество дней: 29,3 × 11 + 18,84 = 341,14

СДЗ: 720000 ÷ 341,14 = 2110,57 руб.

Компенсация за 28 дней: 2110,57 × 28 = 59095,96 руб.

Условие. Иван устроился 1 июля 2025 года, увольняется 28 апреля 2026 года. Оклад — 80 000 руб., отпуск ни разу не брал.

Решение.

Отпускной стаж — 10 полных месяцев (июль 2025 — апрель 2026).

Неиспользованные дни: 2,33 × 10 = 23,3.

Суммарный заработок за 10 месяцев — 800 000 руб.

СДЗ: 800000 ÷ (29,3 × 10) = 2730,38 руб.

Компенсация: 2730,38 × 23,3 = 63617,75 руб.

Условие. Дмитрий работает на 0,5 ставки с окладом 25 000 руб., увольняется в сентябре 2026 года. Фактический дневной заработок ниже минимального.

Решение.

МРОТ для половины ставки: 27093 ÷ 2 = 13546,50 руб.

СДЗ из МРОТ: 13546,50 ÷ 29,3 = 462,34 руб. / день.

Компенсация за 14 дней: 462,34 × 14 = 6472,76 руб.

Условие. Мария трижды выходила на работу в выходные, отгулы не брала. Каждый раз ей заплатили одинарный оклад — 3 000 руб. При увольнении в 2026 году работодатель должен доплатить разницу.

Решение.

Двойная оплата за выходной (ст. 153 ТК): 3000 × 2 = 6000 руб. в день.

Уже выплачено: 3 000 руб.

Доплатить за каждый день: 6000 − 3000 = 3000 руб.

За три дня: 3000 × 3 =9000 руб.

При расторжении трудового договора все выплаты, включая отпускную компенсацию, передаются работнику в его последний рабочий день (ст. 140 ТК). Если человек в этот день отсутствует — деньги выплачиваются не позднее следующего дня после того, как он потребует расчет.

Штрафы за нарушение сроков (ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП):

• должностное лицо — 10 000–20 000 руб. при первом нарушении, 20 000–30 000 руб. при повторном;

• ИП — 1 000–5 000 руб., затем 10 000–30 000 руб.;

• юрлицо — 30 000–50 000 руб., затем 50 000–100 000 руб.

Срок подачи иска в суд по зарплатным спорам — один год с даты, когда деньги должны были быть выплачены (ч. 2 ст. 392 ТК).

• Округление дней вниз. Из 9,33 нельзя сделать 9 — это незаконное занижение. Округляйте только в большую сторону либо не округляйте совсем.

• Замена деньгами из 28-дневного срока. Даже если сотрудник сам просит выплатить деньги вместо отпуска — это нарушение, за которое трудовая инспекция оштрафует.

• Забыли про отгулы. С 2025 года неиспользованные дни отдыха за выходные и праздники компенсируются при увольнении наравне с отпусками. Отсутствие учета — прямой путь к штрафам и судебным спорам.

• Неправильный учет премий и поощрений. С сентября 2025 года денежные поощрения входят в базу для расчета среднего заработка так же, как и премии (п. 15 Положения № 540). Если их не включить — сотрудник может пересчитать выплату через суд, и срок на обращение — целый год.

• МРОТ не ниже 27 093 руб.; минимальный дневной заработок — 924,68 руб.

• В расчет среднего заработка включены все премии и денежные поощрения.

• К компенсации применяется прогрессивная шкала НДФЛ.

• Неиспользованные отгулы за выходные подсчитаны и компенсированы.

• Графики отпусков и переписка с сотрудниками сохранены — пригодятся при судебном споре.

• Все суммы выплачены в день увольнения — просрочка грозит процентами и штрафами.