Автор
Наталья ВасильеваЭксперт по налогам, кадрам, отчетности
Самое главное
Суточные выплачиваются при направлении сотрудника в командировку либо если работа имеет разъездной характер.
Суточные платятся за все дни командировки, включая выходные, праздники, период временной нетрудоспособности.
Разъездным работникам на больничном суточные не платятся.
Необлагаемый НДФЛ и взносами лимит по суточным для поездок по РФ — 700 руб., за границу — 2 500 руб.
Суточные разъездным работникам, направляемым за границу, освобождаются от НДФЛ и взносов в размере до 3 500 руб. включительно.
Суточные: что это и кому они положены
Суточные — это часть командировочных расходов, которую работодатель должен выплатить сотруднику в двух случаях:
работа сотрудника имеет разъездной характер;
сотрудник направляется в командировку.
Суточные выплачиваются за каждый день командировки, включая дни отъезда и приезда, период временной нетрудоспособности, праздники и выходные.
При этом не имеет значения, во сколько сотрудник отбыл в командировку или прибыл на место работы, даже если его поезд отправился в 23.59. Суточные за этот день он должен получить.
Пример № 1
Иванов В.П. был направлен в командировку на 5 дней. Дата отправления поезда с Казанского вокзала (для отбытия по месту назначения) — 4 ноября в 23:55. Обратно он возвращается в час ночи 8 ноября.
Суточные сотруднику нужно выплатить за 5 дней, несмотря на то, что в командировке 4 ноября он был всего 5 минут, а 8 ноября всего 1 час.
Есть ли место отправления в командировку находится за пределами населенного пункта, где работает сотрудник, время, потраченное на проезд до места отправления (ж/д или автовокзала, аэропорта) также включается в общий срок командировки (п. 4 постановления Правительства от 16.04.2025 № 501).
Пример № 2
Иванов проживает и работает в Московской области. Для проведения выездного совещания, назначенного на 12 ноября, сотрудник был направлен в командировку. Время отправления поезда в 01.00 11 ноября с Казанского вокзала. Время возвращения сотрудника на работу — 15 ноября 18:00.
Для своевременной посадки на поезд сотрудник выехал из региона, где работает и проживает (Московской области), в 22.00 10 ноября.
Суточные Иванову нужно будет выплатить за 6 дней, включая 10 ноября.
Что включают в себя суточные и на что их нельзя тратить
Сотрудник может потратить суточные на что угодно: покупку питания, оплату вещей первой необходимости, культурные мероприятия в свободное от работы время. Никаких ограничений относительно того, на что нельзя тратить суточные, закон не содержит.
Кроме этого, сотрудник не обязан отчитываться, на что он потратил суточные. Исключение — ситуация, когда необходимо скорректировать размер суточных в большую (сотрудник задержался в командировке) или меньшую сторону (сотрудник вернулся раньше).
Размер суточных
Максимальных и минимальных лимитов по размеру суточных нет, их можно выплатить в любом размере, за исключением двух ситуаций. Отразим их в таблице.
Категория работников | Суточные |
Сотрудники бюджетных учреждений | 100 руб. |
Работники, откомандированные на новые территории для обеспечения жизнедеятельности населения и восстановления инфраструктуры (пп. 1, 2 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915) | 8480 руб. |
Поэтому ответ на вопрос «можно ли уменьшить размер суточных?» однозначный — да, но, кроме описанных выше случаев.
Размер суточных необходимо прописать в коллективном договоре или во внутреннем документе организации, например, положении о командировках.
При однодневной командировке по РФ суточные не выплачиваются, а при направлении за границу, их размер составляет 50% от установленной в организации нормы суточных для загранкомандировок.
Несмотря на то, что в законе не установлены минимальные и максимальные размеры суточных, есть определенные лимиты, которые позволяют не облагать эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами. Об их размере поговорим в разделе «Бухгалтерский и налоговый учет суточных».
Знаете, в какой момент суточные перестают быть долгом сотрудника и становятся расходом компании?
Порядок расчета и выплаты суточных в 2026 году
Вкратце расскажем о том, каковы новые правила расчета суточных в командировке в 2026 году.
В прошедшем году для суточных изменился только их размер для работников, имеющих разъездной характер работы, при направлении за границу. Если ранее такие выплаты освобождались от обложения НДФЛ и взносами, если их величина не превышала 2 500 руб., то теперь этот лимит был увеличен до 3 500 руб. Размер суточных при загранкомандировках, при этом остался старым — 2 500 руб.
В остальном порядок расчета, начисления и выплаты суточных не изменился.
Он состоит из следующих этапов:
1. Расчет суточных.
Определите количество дней, за которые сотруднику нужно выплатить суточные. Даты возьмите из билетов или служебной записки, если сотрудник отбывает в командировку на собственном или служебном транспорте.
Если сотрудник направляется в загранкомандировку, дни проезда по территории РФ считайте по нормам для российских командировок, а день, когда была пересечена граница РФ в сторону иностранного государства — по нормам для загранкомандировок. При возвращении из командировки, день пересечения границы РФ оплачивайте по нормам для российских командировок.
2. Выплата суточных.
Перечислите их сотруднику любым удобным способом: наличными, переводом на карту, выдачей корпоративной карты.
3. Проведите суточные в бухгалтерском и налоговом учете.
О том, как это сделать, расскажем в следующем разделе.
Налоговый учет суточных
Затраты на выплату суточных можно в полном объеме учесть в составе расходов по УСН «доходы - расходы» и по налогу на прибыль — на дату утверждения авансового отчета.
До момента утверждения авансового отчета суточные в балансе отражаются, как дебиторская задолженность подотчетного лица.
При самостоятельной покупке сотрудником валюты, затраты учитываются на дату ее приобретения. Если определить ее невозможно — на дату выдачи аванса по курсу Центробанка.
Как суточные учитываются при расчете НДФЛ
В 2026 году необлагаемый размер суточных составляет:
700 руб. — для российских командировок и разъездного характера работы в пределах РФ.
2 500 руб. — для заграничных командировок.
3 500 руб. — для сотрудников с разъездным характером работы, осуществляемой за пределами РФ.
Все, что выше указанных значений, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.
Обратите внимание, что взносы на травматизм на суточные не начисляются, в каком бы размере они не были выплачены.
Дата получения дохода для целей расчета НДФЛ и страховых взносов — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Бухгалтерский учет суточных
Операция | Дебет | Кредит |
Выдача суточных под отчет | 71 | 50 |
Включение суточных в расходы по обычным видам деятельности | 26 (44) | 71 |
Удержание НДФЛ со сверхнормативных суточных | 70 | 68 |
Начисление страховых взносов со сверхнормативных суточных | 26 (44) | 69 |
Подведем итоги
Суточные — обязательная составляющая командировочных расходов работника, направляемого в служебную поездку. Также они положены сотрудникам с разъездным характером работы.
Лимитов по размеру суточных нет, но есть необлагаемые НДФЛ и взносами размеры: 700 руб. — для командировок по РФ и 2 500 руб. — для загранпоездок. В сумме 3 500 руб. не облагаются налогом и взносами суточные для разъездных работников.
Сотрудник не обязан отчитываться, на что потратил взносы — это остается на его усмотрение.
Суточные выдаются за каждый день командировки.
Как упростить себе жизнь и избежать ошибок
Вместо того чтобы разбираться во всех нюансах в одиночку, попробуйте подписку Клерк.Премиум.
Она закрывает сразу несколько задач:
-
Персональные консультации с аттестованными экспертами. Задайте вопрос и получите развернутый ответ — от налогообложения УСН и ПСН до настройки 1С.
-
ИИ-помощник бухгалтера. Быстро отвечает на простые вопросы и помогает ориентироваться в нормативке, экономя время на поиске.
-
Доступ к ChatGPT без VPN (ai.klerk.ru). Можно использовать привычный чат прямо из Клерка, не тратя время на обходные пути.
-
Проверка контрагентов. Можно по ИНН мгновенно проверить поставщиков и клиентов, чтобы не нарваться на проблемные сделки.
-
Ежедневные «Разборы» изменений в учёте и налогах, конспекты вебинаров и мини-курсы. Все это готовит редакция Клерка, переводя сложные документы Минфина и ФНС на понятный язык и дополняя практическими примерами.
-
Обучение и развитие. Онлайн-курсы, вебинары и мини-курсы, чтобы бухгалтер рос профессионально и чувствовал уверенность.
С такой подпиской вы разберетесь с учетом, налогообложением и будете уверены, что всегда на шаг впереди налоговых изменений. Не откладывайте — подключите «Клерк.Премиум» и работайте уверенно:
И это не реклама!
Комментарии
16При оплате страхователями расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами территории Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами суточные и выплаты работнику в виде безотчетных сумм, право на выплаты которых установлено актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, в целях возмещения его дополнительных расходов, связанных с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, расходы на оплату услуг связи, сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта, сборы за выдачу (получение) виз, а также расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту. При непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации. Аналогичный порядок обложения страховыми взносами применяется к выплатам, производимым физическим лицам, находящимся во властном (административном) подчинении организации, а также членам совета директоров или любого аналогичного органа компании, прибывающим для участия в заседании совета директоров, правления или другого аналогичного органа этой компании.
(в ред. Федерального закона от 21.11.2022 N 443-ФЗ)
Здравствуйте! Сотрудники нашей организации поехали в командировку на 2 дня на служебном транспорте. В гостинице они не проживали. По возвращению из командировки, бухгалтерия потребовала от нас документы, подтверждающие расход суточных. Я, если честно, не нашла никаких документов, обязывающих это делать. Подскажите, пожалуйста, как отчитаться по суточным в командировке?