Трудовые отношения

Какие документы нужны при приеме на работу, а какие можно не предоставлять

Поздравляем: вас берут на работу! Остались бумажные формальности – чтобы трудоустройство прошло по закону, компания официально пообещала вам платить и делать отчисления государству.
Какие документы нужны при приеме на работу, а какие можно не предоставлять
Иллюстрация: Yan Krukau/pexels

Рассказываем, какие документы нужны для устройства на работу и что часто требуют без законных на то оснований.

Что необходимо предоставить в первую очередь

Существует определенный порядок приема на работу, который включает среди прочего оформление договора. С вами могут заключить один из трех договоров:

  • бессрочный трудовой договор – если нанимают в штат или по совместительству;

  • срочный трудовой договор – если сотрудничество с компанией ограничено по времени, например в случае сезонных работ;

  • договор ГПХ – если нанимают «под задачу», не закрепляя за вами должность и конкретные обязанности.

Кроме того, прием на работу оформляется приказом.

Именно для составления приказа и заполнения реквизитов в договоре требуются ваши документы.

Самый распространенный вариант трудоустройства – оформление в штат, поэтому мы остановимся подробно на документах, необходимых при оформлении бессрочного трудового договора.

Список документов для трудоустройства регулируется статьей 65 ТК.

От вас потребуется предъявить кадровику, эйчару, офис-менеджеру, бухгалтеру или другому сотруднику, который занимается кадровым делопроизводством, следующее:

  • паспорт гражданина РФ;

  • трудовую книжку – или справку СТД-Р/СТД-ПФР (сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем), если у вас электронная трудовая книжка;

  • СНИЛС в виде пластиковой карточки или бумажного уведомления из СФР (по форме АДИ-РЕГ), которое подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учета, – это связано с тем, что с 2019 года пластиковые карточки уже не выдают, но номера счетов по-прежнему присваивают;

  • диплом или свидетельство об образовании, другие документы, подтверждающие квалификацию (например, дипломы о повышении квалификации, профессиональной переподготовке, сертификации или аттестации), – если работа требует специальных знаний и навыков. Это обязательно для педагогов, ученых, медицинский работников и государственных служащих;

  • военный билет – для военнообязанных.

Работодатель не должен и не может оставлять у себя ваши документы, за исключением бумажной трудовой книжки. Он лишь сделает копии, чтобы сохранить их в вашем личном деле, – а затем вернет оригиналы. Стоит насторожиться, если документы вам не возвращают.

При трудоустройстве могут возникнуть разные нюансы.

  • Если вы устраиваетесь на работу впервые и у вас пока нет трудовой книжки и СНИЛС, работодатель оформит их сам. Плату с вас за это брать не должны. Подробнее – в блоке «Какие документы нужны, если это ваша первая работа».

  • Если вы потеряли паспорт и восстанавливаете его, можно предоставить работодателю временное удостоверение личности.

  • Если вам от 14 до 18 лет, потребуется согласие от родителя или опекуна в письменной форме.

  • Если на момент трудоустройства вам нет 14 лет, оформить официальное согласие потребуется не только родителю или опекуну, но также органу опеки и попечительства, а вместо паспорта у вас попросят свидетельство о рождении.

  • Если вы устраиваетесь на работу по совместительству, то трудовую книжку можно не предъявлять, но работодатель вправе потребовать справку о характере и условиях труда по основному месту работы.

  • Если у вас есть несовершеннолетний ребенок, вы вправе предъявить работодателю справку о составе семьи или свидетельство о рождении ребенка. Это не обязательно для трудоустройства, но всё же рекомендуем принести справку в бухгалтерию: это поможет вам получить налоговый вычет.

Если вы не гражданин РФ, то список документов будет отличаться от приведенного выше.

Какие документы нужны, если это ваша первая работа

Документы для устройства на первую работу нужны те же, что и в случае наличия трудового стажа. При этом пусть вас не смущает, что некоторых на руках пока нет.

Трудовую книжку оформит работодатель. С 2021 года он обязан это делать в электронном виде. Кроме того, он же направит заявку в СФР и получит для вас СНИЛС в электронном виде – понадобится только заполнить специальную анкету.

Оформить ИНН вы можете самостоятельно, но обязаны это делать, если не занимаетесь предпринимательской деятельностью. Для оформления ИНН нужно обратиться в налоговую инспекцию по месту жительства.

Про медицинскую книжку спросите работодателя: он или возьмет это на себя, направив вас в медицинское учреждение, с которым у него заключен договор и в котором проходят медосмотры сотрудники, – или попросит оформить ее самостоятельно.

Дополнительные документы в связи со спецификой работы

В некоторых случаях работодатель нуждается в доказательствах того, что вы способны выполнять работу, справитесь с ней и имеете право ее выполнять (с точки зрения законодательства).

Такими доказательствами могут быть:

  • справка от врача о состоянии вашего здоровья,
    медицинская книжка,

  • справка о прохождении предварительного медосмотра,

  • справка об отсутствии судимости или факта уголовного преследования,

  • справка о неприменении к вам административного наказания за потребление наркотических или психотропных веществ.

Справка или медицинское заключение об отсутствии противопоказаний к работе нужны в разных ситуациях. Например:

  • работа вредна или опасна для здоровья, включает тяжелый физический труд, сопряжена со стрессами и перегрузками;

  • работать предстоит на Крайнем Севере;

  • работа подразумевает управление транспортом.

Медицинская книжка обязательна при трудоустройстве на предприятия общепита и торговли, в детские сады, школы, больницы и санатории. С 1 сентября 2023 года начнется переход на электронную форму медкнижек.

Справку о прохождении предварительного медосмотра попросят, если человек планирует выполнять подземные работы, водить транспортное средство или трудиться во вредных/опасных условиях. Кроме того, ее требуют у несовершеннолетних, даже если работа легкая.

Справка об отсутствии судимости нужна для того, чтобы устроиться на должность, занимать которую при наличии судимости нельзя. Речь, например, о работе с детьми – в сфере воспитания, образования, здравоохранения. Кроме того, справку должны предоставлять:

  • работники, деятельность которых напрямую связана с психотропными и наркотическими веществами;

  • сотрудники службы судебных приставов;

  • сотрудники таможенных органов;

  • работники прокуратуры;

  • работники ведомственной охраны;

  • работники авиации;

  • водители, которые перевозят пассажиров и багаж (с 1 марта 2023 года, согласно закону от 11.06.2022 № 155-ФЗ).

Справка о неприменении наказания за потребление наркотических веществ требуется в сфере авиации, пассажирского и грузового транспорта.

Если вы поступаете на государственную или муниципальную службу, кадровик попросит вас написать заявление о приеме на работу.

В остальных случаях заявление требуется, только если это предусмотрено внутренними нормативными актами компании.

Какие документы работодатель может попросить

Вас могут попросить оформить письменное согласие на обработку персональных данных.

Такое согласие – страховка от штрафов, если компания запрашивает и хранит адреса электронной почты, фотографирует сотрудников на бейджики или передает данные третьим лицам (например, компаниям, которые проводят опросы удовлетворенности и вовлеченности).

Отозвать такое согласие вы вправе в любой момент и без объяснения причин.

Кроме того, работодатель может предложить вам принести справку о доходе на предыдущей работе. Она нужна для расчета больничного, и есть вероятность, что без нее сумма компенсации окажется меньше.

Что не нужно предоставлять

Некоторые работодатели злоупотребляют своим положением и требуют при приеме на работу документы, которые в статье 65 ТК не указаны.

Самое распространенное – ИНН – его обязательно нужно предоставить только для трудоустройства на госслужбу.

Технически работодатель может перечислять за вас налог на доходы на основании лишь Ф. И. О., но сотрудники бухгалтерии часто просят приносить ИНН по старой привычке. Решение – за вами.

Если должность предполагает материальную ответственность, то кадровик может потребовать справку о регистрации по месту жительства или пребывания, ведь так вас легче найти в случае какого-либо нарушения.

Но по закону при приеме на работу документ о регистрации не требуется.

Также вы вправе не предоставлять:

  • справку об отсутствии беременности,

  • заявление на выплату зарплаты один раз в месяц вместо обычных двух,

  • обязательство не устраиваться на работу к конкурентам,

  • заявление на замену отпуска деньгами,

  • обязательство не брать больничные в течение какого-либо времени.

На практике из-за отсутствия такого документа вам могут отказать в трудоустройстве, но причиной отказа назовут что-то другое.

Рассматривайте эту ситуацию как звоночек, который уберег вас от работодателя с сомнительной бизнес-этикой.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

НДФЛ

Тройной средний заработок при увольнении не облагается НДФЛ

Все виды компенсационных выплат, установленных законодательством (в пределах норм), связанных с увольнением работников, не облагаются НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК).

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Уголовная ответственность директора и бухгалтера организации

Опасность привлечения к уголовной ответственности грозит абсолютно всем руководителям. Главному бухгалтеру — тоже, пусть и не в такой же степени. Любая бизнес-деятельность при определенном стечении обстоятельств может трансформироваться в преступную. Рассмотрим, в какой ситуации какие статьи чаще всего вменяются указанным лицам.

Уголовная ответственность директора и бухгалтера организации

Бухгалтер в ресурсе — новая акция на «Клерке»! Популярные курсы для развития хард и софт-скилс по 3 690 рублей!

Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ВЭД, управленке, УСН и бухгалтерии с нуля всего за 3 690 рублей. Сейчас по этой же цене вы можете приобрести наш новый курс «Софт-скилы для бухгалтера: тайм-менеджмент, психология, стресс и выгорание»!

Лучшие спикеры, новый каждый день

В одном случае упрощенец — налоговый агент по НДС

Оказание услуг по предоставлению в аренду недвижимости, в том числе государственной, в том числе на безвозмездной основе, облагается НДС. Но НДС платит арендатор как налоговый агент.

Медицина

Прекрасный и опасный: борщевик Сосновского

Чем именно он опасен и что делать, если вы его потрогали, рассказывает бухгалтерам терапевт docmed Ольга Клочкова.

Самозанятые

Примеры безопасных формулировок в первичных документах с самозанятыми, которые помогут пройти любую проверку

При проверке законности сотрудничества с самозанятыми налоговая смотрит не только на фактический характер отношений, но проверяет и документы. Неправильные формулировки в них могут стать одной из причин переквалификации правоотношений в трудовые. Грамотное составление документов, напротив, поможет подтвердить гражданско-правовой характер сотрудничества.

Примеры безопасных формулировок в первичных документах с самозанятыми, которые помогут пройти любую проверку
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Отпуска

Отпуск, привет! Привет, график

За второй и последующий годы работы оплачиваемый отпуск должен предоставляться ежегодно в соответствии с графиком отпусков. Этот график утверждается работодателем не позднее чем за 2 недели до конца текущего года на следующий.

НДФЛ

Стало проще доказать, что ИП глава фермерского хозяйства

Доходы членов крестьянского (фермерского) хозяйства, получаемые в этом хозяйстве от производства и реализации сельхозпродукции, освобождены от НДФЛ в течение 5 лет, считая с года регистрации КФХ (п. 14 ст. 217 НК). Но как доказать, что КФХ имеет место быть?

💥Обзор новостей: прожиточный минимум — 17,7 тыс руб., в App Store появился фейк Сбера, Telegram запустили приложение для знакомств

Рассказываем о самых главных событиях, о которых писали и которые обсуждали в мире.

КЕЙС: Апелляция встала на нашу сторону в деле о защите от субсидиарной ответственности

📌На днях закончилось рассмотрение дела в суде апелляционной инстанции по иску коллекторской компании о привлечении клиента к субсидиарный ответственности.

Настройка 1С:Предприятие 8: что обязательно нужно знать бизнесу 

Бизнесу недостаточно просто приобрести «1С:Предприятие», важно также адаптировать его под специфические потребности и процессы компании. Давайте подробнее рассмотрим, на какие аспекты следует обратить внимание при настройке этого ПО, чтобы максимально использовать его функциональные возможности.

Настройка 1С:Предприятие 8: что обязательно нужно знать бизнесу 

Как теперь работать с самозанятыми и не бояться проверок Минтруда? Расскажем сегодня на вебинаре!

Мониторинг Минтруда по работе с самозанятыми начался и появились первые громкие кейсы. Поэтому именно сейчас проверьте свои показатели работы с самозанятыми, чтобы избежать ошибок, которые сделали другие.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Инвестиции

19,25% на недвижимости! Свежие облигации: Джи-Групп на размещении

Амбассадоры недвижимости тут? Есть возможность урвать +3,25% к ключевой ставке от одного скромного, но амбициозного девелопера с рейтингом A-. Смотрим новый выпуск облигаций хорошо знакомого на долговом рынке застройщика.

19,25% на недвижимости! Свежие облигации: Джи-Групп на размещении
Банки

АСВ оперативно начинает выплаты клиентам Автоградбанка

Вкладчикам выплатят около 2,38 млрд рублей после отзыва лицензии у Автоградбанка.

Еще пару слов о налоговой реформе. Почему я спокоен?

За последние недели наблюдал несколько «истерик» на тему: мы все умрем потому что налоговая реформа. Даже у нас в чате развернулась жаркая дискуссия, которую я пытался тушить бензином.

Налоговые изменения 2025

Власти смогут массово выявлять и наказывать уехавших россиян, которые не доплатили налоги после отъезда из страны

Федеральная налоговая служба планирует запустить в 2025 году автоматизированную систему определения статуса налогового и валютного резидента, сообщил во вторник РБК.

Лимиты по УСН

Как работать на УСН в 2024 году: что надо знать бухгалтеру

Налоговая реформа с глобальными изменениями будет в 2025 году, а в текущем нужно вести учет на упрощенке по правилам-2024. Напомним, когда и с какими кодами сдавать ЕНП-уведомления, вносить авансовые платежи, на какие лимиты ориентироваться, какую КУДиР вести.

Как работать на УСН в 2024 году: что надо знать бухгалтеру
2

Можно ли отразить расходы 2022 года в декларации УСН за 2023 год?

Здравствуйте, у нас ООО на УСН доходы минус расходы. Из ФНС пришло требование по декларации за 2023 год. Просят предоставить расшифровку по расходам.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию

Новые лимиты для УСН, куда поехать в отпуск, автоматический статус по налоговому резидентству. 💃«Ночной бухгалтер» № 1705

Лимиты на УСН изменятся, а право на работу без НДС или по пониженным ставкам будет утрачено при новых условиях. Где отдохнуть летом в России – 5 популярных направлений. Статус налогового резидента ФНС будет определять автоматически. И другие новости этого дня.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Валюта

Центробанк понизил курс доллара до 87 рублей, а юань резко упал

Официальный курс евро на 19 июня также упал до 93,23 рубля.