Налоговый учет

Использование служебного автомобиля в личных целях

Сотрудники могут использовать служебные автомобили в личных целях с разрешения работодателя. Какие документы в этом случае нужно оформить и какие налоги придется заплатить, изложено в статье.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях

Порядок оформления использования служебного автомобиля в личных целях прямо законом не установлен.

Можно предусмотреть такую возможность в трудовом договоре, а также в специальном локальном нормативном акте. После этого рекомендуем издать приказ об использовании служебной машины в личных целях и составить акт приема-передачи.

Если работодатель не хочет прописывать порядок использования служебной машины в личных целях сотрудника в трудовом договоре, можно подписать с ним, например, договор безвозмездного пользования (ссуды). При наличии подобного договора служебный автомобиль передается во временное пользование, при этом плата за данную услугу не взимается.

Каждый раз, когда служебная машина передается работнику, следует оформлять акт приема-передачи транспортного средства с целью фиксации показаний спидометра, наличия топлива и технического состояния автомобиля. Рекомендуем разработать и утвердить методику раздельного учета использования служебного автомобиля в интересах организации и в личных целях работника.

Если использование служебного автомобиля в личных целях предполагает материальную выгоду для компании, то данные правоотношения следует квалифицировать как возмездные. В таком случае вместо договора безвозмездного пользования следует заключить договор аренды транспортного средства без экипажа.

По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.

Договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока (ст. 643 ГК). В нем прописывают все условия сделки, а также права, обязанности и ответственность сторон. Арендатор (в данном случае — работник) в течение всего срока договора обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК).

О том, как вести налоговый учет по правилам 2024 года, рассчитывать и уплачивать налоги в срок, рассказываем на курсе «Бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С»

После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.

Сейчас вы можете записаться и получить новую профессию со скидкой за 15 900 рублей вместо 32 890 рублей. Старт обучения уже 1 июня!

Записаться на курс

Программа соответствует профстандарту «Бухгалтер» и стандартам Министерства образования РФ.

Что прописать в трудовом договоре

Если при приеме на работу планируется разрешить сотруднику использовать служебную машину в личных целях, в трудовом договоре рекомендуем прописать следующие условия (ч. 4 ст. 57 ТК):

  • возможность использовать служебный автомобиль в личных целях работника и условия его использования (например, запрет на выезд за пределы города и другие);

  • характеристики автомобиля (марку, государственный номер, идентификационный номер (VIN) и так далее);

  • порядок приема-передачи служебного автомобиля для использования в личных целях, а также возврата и прекращения использования служебной машины в личных целях (например, в одностороннем порядке со стороны работодателя);

  • срок, в течение которого сотрудник может использовать служебную машину в личных целях;

  • порядок оплаты штрафов, ремонта, топлива, иных расходов.

Если сотрудник уже работает и руководство решило предоставить ему служебную машину для использования в личных целях, с ним нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору. В документе следует отразить все указанные выше условия (ст. 72 ТК).

Если в компании есть локальный нормативный акт (коллективный договор), в котором подробно регламентирован порядок использования работником служебного автомобиля в личных целях, в трудовом договоре его условия можно не дублировать. Достаточно прописать возможность использовать служебный автомобиль в личных целях, характеристику автомобиля, срок, на который он передается, и сделать ссылку на локальный нормативный акт. Главное, чтобы работник был ознакомлен с локальным нормативным актом под подпись (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК).

Приказ об использовании служебного автомобиля в личных целях

Приказ об использовании служебного автомобиля в личных целях оформляется в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет.

Рекомендуем составить этот документ, чтобы зафиксировать намерение работодателя разрешить сотруднику использовать служебный автомобиль для личных нужд.

В документе следует указать данные работника, которому предоставляется служебный автомобиль, характеристики автомобиля и срок, в течение которого работник вправе эксплуатировать автомобиль для личных нужд.

Акт приема-передачи служебного автомобиля

Акта приема-передачи служебного автомобиля для использования работником в личных целях составляется в произвольной форме. Документ оформляют, чтобы зафиксировать факт передачи служебного автомобиля в личное пользование работнику.

В акте рекомендуем указать:

  • регистрационные данные транспортного средства (модель, идентификационный номер (VIN), государственный регистрационный номер и так далее);

  • данные паспорта транспортного средства (электронного ПТС);

  • реквизиты полиса ОСАГО и каско;

  • дату передачи автомобиля в личное пользование;

  • результаты осмотра автомобиля. В частности, нужно прописать показания одометра, количество топлива в баке и внешние повреждения автомобиля (если они есть).

Налогообложение при использовании служебного автомобиля в личных целях

Налог на прибыль

По общему правилу расходы, которые связаны с использованием служебного автомобиля в личных целях, учесть при расчете налога на прибыль нельзя.

Дело в том, что расходами признаются затраты, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК). А траты на личные поездки налоговики рассматривают как не связанные с получением дохода.

Существует мнение, что если служебную машину компания предоставила сотруднику по трудовому или коллективному договору, то расходы можно учесть для целей налога на прибыль. Такие траты являются обязанностью работодателя, их можно классифицировать как расходы на оплату труда на основании п. 25 ст. 255 НК.

Есть судебный акт, в котором судьи пришли к аналогичному выводу (постановление ФАС Московского округа от 03.07.2013 № А40-92882/12-91-495). Разъяснения контролирующих органов по данному вопросу отсутствуют. Поэтому с большой долей вероятности такую позицию придется отстаивать в суде.

НДФЛ и взносы

Безвозмездное использование служебного автомобиля в личных целях — это доход работника в натуральной форме. Он облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 211 НК, п. 1 ст. 420, ст. 422 НК и п. 1 ст. 20.1, ст. 20.2 закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Доход работника рассчитывается по рыночной стоимости (ст. 105.3 НК).

Если сотрудник заправился ГСМ самостоятельно, доходом от безвозмездного пользования автомобилем будет рыночная цена стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Если сотрудник самостоятельно не заправлялся, доходом будет стоимость бензина и рыночная цена стоимости аренды аналогичного автомобиля (письмо Минфина от 09.03.2017 № 03-04-05/13125). НДФЛ с доходов натуральной форме удерживается из любых денежных вознаграждений, выплачиваемых работнику. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50% от суммы вознаграждения (п. 4 ст. 226 НК).

НДС

Передача права собственности на товары, результаты выполненных работ, оказание услуг на безвозмездной основе признаются реализацией в целях НДС. Поэтому если компания предоставляет свой автомобиль работнику во временное пользование без взимания платы, то такие услуги облагаются НДС.

При этом налоговая база определяется на основании п. 2 ст. 154 НК как стоимость оказанных услуг, исчисленная из цен, определяемых в порядке, аналогичном предусмотренному ст. 105.3 НК, без включения в них налога. То есть НДС надо начислить на рыночную стоимость аренды аналогичного автомобиля (письмо Минфина от 12.11.2021 № 03-07-11/91447).

Начать дискуссию

Налогообложение донатов

Донаты – это довольно любопытная концепция в современном мире. Представьте себе, что вы стоите на сцене уличного театра, исполняете свои номера, и вдруг прохожие начинают бросать вам денежки в шляпу. Это и есть донаты, только в цифровом формате и в современном мире.

Налогообложение донатов
3

Курсы повышения
квалификации

19
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Инвестиционно-строительный цикл станет короче

Зампредседателя правительства Марат Хуснуллин подчеркнул важность продолжения работы над сокращением инвестиционно-строительного цикла.

Экономика России

Счетная палата вернула больше 26 млрд рублей

Благодаря исправлению ошибок и нарушений аудиторы вернули в бюджет свыше 26 млрд рублей.

Лучшие спикеры, новый каждый день

🌳 Благоустройство отнесли к социально ориентированной деятельности

В России расширится перечень видов деятельности социально ориентированных некоммерческих организаций (СОНКО).

Новости ФНС

ФНС будет курировать систему регистрации и учета арбитражных управляющих

Создание ФНС системы регистрации, учета и анализа сведений об арбитражных управляющих запланировано на декабрь 2024 года.

Хакеры за час могут взломать почти 60% паролей

Чтобы сохранить свои личные данные в безопасности, нужно придумать свой пароль для каждого интернет-сервиса, не использовать банальные комбинации и подключить двухфакторную аутентификацию.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Законопроекты

Одобрен закон о технологическом суверенитете

Госдума приняла в первом чтении законопроект правительства о технологической политике.

Инвестиции

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

Так доллар ещё никто не унижал, как санкции, но он справился и адаптировался. То ли дело в недвижке — продавцы не успевают повышать цены. Но это будет ровно до 30 июня, а потом позволить себе жильё смогут лишь настоящие дворяне и богатые господа, а я поборол нервный срыв и собрал все самые интересные новости в этом посте. Заскакивайте!

Доллар адаптировался, недвижка пробивает потолок, жильё для богатых, новые дивиденды, облигации и другие новости. Воскресный инвестдайджест

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

3
Бухгалтеры

Что есть бухгалтер. Праздничное меню

Продолжаем пополнять нашу любимую рубрику про кулинарию, готовку и вкусную еду. Сегодня у меня были гости, поэтому стол был соответствующий.

Что сдаем за полугодие-2024, ЕФС-1 при увольнении, новые семейные выплаты-2025, возложение обязанностей директора на время отпуска. Дайджест разборов

Подготовили для вас еженедельный дайджест Разборов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец

Табель учета рабочего времени — инструмент для подсчета зарплаты работника, учитывающий фактически отработанные часы. Как правильно составить табель учета рабочего времени при вахте сотрудников сроком три месяца и рассчитать зарплату и сверхурочные?

Как составить табель учета рабочего времени при вахтовом методе работы: образец
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Таможенное право

Таможенное оформление станет более быстрым и простым

Зампредседателя правительства Дмитрий Григоренко провел рабочую встречу с руководством Таможенной службы, где сказал, что на сегодняшний день практически все процедуры таможенного оформления оцифрованы.

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году

Мы люди отзывчивые, решили немного помочь ФНС. Потому что дальше увеличения ставки налога на прибыль до 25% мысль не идёт. А нужен креативный подход...

Давайте поможем ФНС придумать новые налоги в 2025 году
99
Социальный вычет

Когда ФНС создаст сервис для упрощенного получения социальных вычетов: известен срок

Автоматизация функционала для предоставления социальных налоговых вычетов по НДФЛ в упрощенном порядке намечена ФНС на декабрь 2024 года.

Криптовалюта

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?

Главное преимущество любой криптовалюты заключается в ее децентрализации. Она не зависит от банковской системы, политического режима, географического положения владельцев токенов, и т.д. Поэтому не имеет никакого значения, где обменять наличные на USDT (или любую другую крипту): в Москве или в Стамбуле.

Криптообменник в Стамбуле: как купить или продать криптовалюту в Турции?
Общество

Утверждены приоритетные направления научно-технологического развития и перечень важнейших наукоемких технологий

Владимир Путин подписал Указ «Об утверждении приоритетных направлений научно-технологического развития и перечня важнейших наукоёмких технологий».

Цифровой рубль

Для операций с цифровым рублем установят период «охлаждения»

Банки смогут на два дня приостановить подозрительные переводы цифровых рублей, если есть риск что операция проводится без согласия клиента.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Общество

За неполученный в 90-ые годы ваучер никакой компенсации не предусмотрено

Ваучерная приватизация проходила на начальном этапе рыночных экономических реформ в РФ. Ее основной задачей было формирование у граждан собственности, которая способствовала бы реализации предпринимательских инициатив.

Интересные материалы

Скоро перестанет действовать конвенция между США и РФ об избежании двойных налогов

17 июня Минфин Соединенных Штатов Америки опубликовал у себя на сайте уведомление о приостановлении по взаимному согласию действия Налоговой конвенции 1992 года с Россией.