Комиссии по легализации трудовых отношений и риски работы с исполнителями на НПД

На вопросы «Клерка» ответила: Лина Залевская, бухгалтер со стажем 23 года, налоговый консультант, совладелец бухгалтерского агентства и онлайн-школы для бухгалтеров частной практики.

— Комиссия по борьбе с нелегальной занятостью берет на заметку компании и ИП, которые сотрудничают более чем с 10 самозанятыми и регулярно платят им от 20 000 рублей в месяц в течение трех месяцев и более. 

Получается, под критерии попадает почти любой, кто стабильно привлекает исполнителей на НПД. Значит, на комиссию могут вызвать практически всех? Какие еще есть критерии подмены трудовых отношений?

— Да, почти всех, кто стабильно работает с самозанятыми, действительно могут вызвать на комиссию. Но эти критерии — только основание для вызова и запроса пояснений. 

Наша задача — доказать, что отношения носят гражданско-правовой характер, речь идет об услуге, а не о трудовой функции. Важно все: где и как найден исполнитель, как оформлен акт, что именно прописано как результаты работ. Если исполнитель найден по объявлению, у него нет других заказчиков и он зарегистрирован самозанятым специально для работы с вашей компанией, это вызывает подозрения. Особенно велик риск, если ему выдается униформа, он работает по вашему расписанию, а в акте стоит «услуги монтажника». Вероятность переквалификации тут максимальная.

— Если все-таки вызвали на комиссию, как к ней подготовиться? 

— Нужно действовать пошагово:

1. Составьте таблицу всех самозанятых за последний год — так будет проще с документами.

2. Отметьте исполнителей с риском переквалификации: те, кто ходит в офис, работает по графику, не имеет других заказчиков и работодателей, получает одинаковую сумму ежемесячно, а на опросе говорит, что пришел «устроиться на работу» и оформил самозанятость по вашему совету.

3. По тем, у кого есть такие риски, оформляйте трудовой договор — затягивать здесь нельзя.

4. Следующий риск — исполнители абонентских услуг: бухгалтеры, юристы, smm-менеджеры, маркетологи и др. Проверьте штатное расписание: нет ли там вакансий по их функциям. Если есть — приведите в порядок, чтобы не было вопросов у комиссии.

5. По таким исполнителям соберите все: четкие технические задания, договоры с прейскурантами, акты, чеки. Будьте готовы пояснить, что у них есть другие заказчики и что вы нашли их через площадки объявлений или соцсети — как настоящих предпринимателей, а не штатных сотрудников.

6. Для разовых договоров — тоже держите в порядке документы, особенно первичку.

7. Проговорите с исполнителями разницу между услугами и работой по трудовому договору — многие не видят разницы.

Так вы минимизируете риски и будете готовы к встрече с комиссией.

— Кто отвечает за работу с самозанятыми и несет основные риски — бухгалтер, юрист, директор? На каком этапе к процессу подключается бухгалтер?

— Формально роль бухгалтера обычно ограничивается проведением оплат и, возможно, хранением первичных документов. Ответственность за оформление договоров, выбор исполнителей и оценку рисков часто лежит на юристе, менеджере или руководителе, особенно в малом бизнесе. Но на практике редко бывает понятно, кто именно отвечает за каждый этап — от заключения договора до архивирования документов.

Если спросить аутсорсинговых бухгалтеров, где и как хранятся документы по самозанятым, большинство скажут: «В чате», «На почте», «У менеджера». При этом заказчики убеждены: это обязанность бухгалтера.

Я на стороне заказчиков — если бухгалтер не разъяснил, за что отвечает, и не зафиксировал это в договоре, ответственность остается на нем. Бухгалтеры часто возражают: мы не юристы и не делопроизводители! Это так, но если клиент думает иначе — недопонимание оборачивается проблемами.

Главное — четко зафиксировать договоренности с заказчиком и отразить объем услуг в договоре. Бухгалтер отвечает только за то, что прописано в договоре и акте. Мы, например, берем на себя весь процесс работы с самозанятыми, вплоть до взаимодействия с налоговой, — это удобно для клиентов и снижает риски.

— Какие ошибки бизнес чаще всего допускает при работе с самозанятыми? На что предпринимателям стоит обратить особое внимание?

— Основная ошибка — путаница между трудовой функцией и услугой. Трудовые отношения регулируются Трудовым кодексом, а услуги — Гражданским.

Отсюда основные промахи:

• Включение в договор с самозанятым элементов трудовых отношений. Например, испытательный срок — его не бывает в гражданских договорах.

• Описание работы через процессы и обязанности, как у сотрудников, вместо результата услуги.

• Выплаты по графику зарплаты — например, два раза в месяц в определенные даты.

• Формальное отношение к документам: забывают про технические задания, договоры с подробными условиями, акты и чеки.

Нужно грамотно оформлять отношения и держать в порядке первичку.

— Сейчас активно прослеживается тенденция на обеление зарплат. Налоговая служба крепко взялась за работодателей. Сначала все бежали регистрироваться как самозанятые, чтобы без проблем и рисков сотрудничать с бизнесом. Потом заработали межведомственные комиссии, с 2025 года стартовал реестр Роструда.

Станет ли ужесточение контроля и переквалификации возвращать бизнес к выплатам «в конвертах» и работе с физлицами через наличку?

— Думаю, что нет. Работа с наличкой сегодня стала слишком дорогой и рискованной для компаний. Найти бумажные деньги для серых выплат все сложнее, а ответственность за такие схемы — выше. 

Рынок труда идет к обелению, как когда-то сложно, долго и мучительно шел к обелению налог на добавленную стоимость. Теперь очередь зарплатных налогов. Это тренд, а трендам сложно сопротивляться. 

— Какие рекомендации можете дать бизнесу, который регулярно привлекает самозанятых, и бухгалтеру, который тоже участвует в отношениях со внештатными исполнителями?

— В первую очередь — изучите судебную практику по переквалификации в трудовые отношения. Все критерии признания очевидны: важно научиться видеть, где перед вами действительно предприниматель, а где — замаскированные трудовые отношения. Проверяющие считывают это сразу. Проверить себя и своих клиентов можно в бесплатном риск-боте.

Тогда будет очевидно, что не нужно писать вакансии на сайте для поиска работы со словами «ищем в штат», не нужно писать в чатах «завтра выплата зарплаты». Договор и форму акта стоит разработать у квалифицированного юриста. Также в компании должен быть человек, ответственный за сбор и хранение документов по исполнителям на НПД.

Реклама: ИП Залевская Лина Витальевна, ИНН 272514185681, erid: 2W5zFHjKnFJ