Эффективное управление ТМЦ: как исключить финансовые и репутационные риски

В статье рассмотрим шаги, которые минимизируют финансовые убытки, вызванные отсутствием четкой системы учета и контроля ТМЦ.

Проблемы, возникающие при перебоях в поставке ТМЦ

Нестабильность поставок товарно-материальных ценностей становится серьезной проблемой для бизнеса, способной свести на нет все усилия по развитию бизнеса. 

Потеря контроля над активами

Один из рисков — потеря контроля над движением материальных ресурсов внутри организации. Нередко возникают «слепые зоны» учета, когда реальные остатки не соответствуют данным системы. Например, оборудование может фактически использоваться одним объектом, хотя формально оно закреплено за другим.

Даже при стабильном уровне спроса проблемы с закупкой и доставкой тормозят развитие бизнеса. Зависимость от устаревших процессов (например, согласование действий с бухгалтерией через электронную почту или ручной поиск документов), недостаточная прозрачность взаимодействия с поставщиками и подрядчиками и отсутствие централизованного управления делают цепочку поставок уязвимой. Это приводит к простоям техники, задержкам в строительстве и потере клиентов.

Репутационные риски 

Неправильный учет ТМЦ ведет не только к финансовым потерям из-за излишков или просрочки материалов, но также негативно сказывается на деловой репутации компании. Когда клиент срочно запрашивает товар, а нужного материала вдруг нет на складе, менеджер узнает об этом уже по факту. В результате компания лишается не только заказа, но и доверия со стороны партнера.

Неэффективная работа сотрудников

Когда процессы не организованы, нагрузка на сотрудников возрастает. Много времени уходит на инвентаризацию, поиски бумажных документов, согласование списаний и ремонта.

Регламентные и юридические требования

Управление документооборотом, связанным с ТМЦ, включает оформление актов приема-передачи, назначение материально ответственных лиц, ведение истории ремонтных работ и обоснование списаний. Если этот процесс не автоматизирован, система быстро становится сложной и запутанной — документы теряются, а поиск необходимой информации при проверках занимает длительное время. Это создает риск наложения штрафов и нарушения сроков отчетности.

Проблемы Excel и 1C: почему традиционные инструменты теряют эффективность

Современные предприятия сталкиваются с рядом проблем, связанных с управлением материальными ресурсами. Традиционно используемые инструменты, такие как Excel и 1C, постепенно превращаются в «бутылочное горлышко», препятствующее эффективному управлению потоками товаров и материалов. Разберем эти инструменты более детально. 

Excel: удобное средство, но не инструмент управления

Несмотря на популярность и простоту освоения, у электронных таблиц Excel есть серьезные ограничения, когда речь идет о сложных процессах управления материальными запасами. 

• Отсутствие встроенного механизма контроля. Excel не обеспечивает автоматического ведения истории изменений, резервирования версии документа или ограничения прав доступа пользователей. Как следствие, файлы начинают размножаться — создаются копии таблиц, каждая из которых редактирована разными сотрудниками.

• Риск ошибок. Даже маленькая ошибка в одной ячейке или неправильная формула может вызвать серьезные последствия для компании. Любая задача, будь то проверка остатков, составление заказов или отслеживание перемещения товаров, превращается в сложную и подверженную человеческим ошибкам работу.

• Ограниченный рост и масштабируемость. Разрабатывать аналитические инструменты и создавать многомерные отчеты в Excel крайне сложно. Автоматизация согласования и строгие регламенты тоже оказываются непрактичными решениями.

1C: мощный инструмент, но трудно адаптируемый

Платформа 1C считается удобным решением, но и ее возможности часто ограничены требованиями современного бизнеса. Вот некоторые ключевые трудности.

• Недостаточная гибкость. Настройка решений 1C позволяет решать стандартные задачи, однако когда ситуация выходит за рамки шаблона (например, ремонт оборудования, передача активов между юридическими лицами, работа с возвратами), приходится привлекать специалистов-программистов. Каждое изменение обходится дорого и замедляет работу компании.

• Затрудненный интерфейс. Хотя интерфейс программы довольно удобен для базового учета, он не предлагает интуитивно понятной визуализации текущего состояния активов. Пользователь вынужден тратить значительное количество времени на изучение сложного меню и выполнение рутинных операций.

• Разобщенность данных. Подобно Excel, в 1C информация часто разбросана по разным модулям и конфигурациям. Такой подход усложняет получение целостной картины о состоянии запасов и затрудняет оперативный доступ к данным.

Общая проблема обоих инструментов — отсутствие комплексного подхода

Главная слабость Excel и 1C состоит в том, что они предлагают лишь фрагментарное решение проблемы управления ТМЦ. Они изолированы друг от друга и работают отдельно от основных бизнес-процессов компании. Каждый этап прохождения товара сопровождается потенциальными информационными разрывами: кому переданы активы, куда перемещены, когда произошла смена владельца и кто несет ответственность за состояние имущества.

Магия автоматизации: как сохранить управление ТМЦ под контролем

Проблемы управления товарно-материальными ценностями часто связаны с фрагментацией процесса: закупка ведется в одной системе, склад — в другой, передача между подразделениями фиксируется вручную в таблицах Excel. Из-за этого возникает путаница, потери и простои. Логичный выход из ситуации — внедрение комплексной системы автоматизации, способной объединить все этапы жизненного цикла ТМЦ в один интегрированный процесс.

Как выбрать систему, где все этапы жизненного цикла оборудования — от закупки до списания — будут автоматизированы и связаны между собой? Для этого нужно определить критерии, позволяющие превратить управление ТМЦ в эффективный и прозрачный механизм.

• Прозрачность перемещений и контроль доступности. Система должна обеспечивать оперативный доступ к актуальной информации о статусе каждой единицы имущества: находится ли оно на складе, закреплено за сотрудником или отправлено в ремонт. Такой подход устраняет «слепые зоны», исключая ситуацию, когда активы резервируются, но не учитываются должным образом.

• Автоматизация учета, заявок и согласований. Идеальная система снимает лишнюю нагрузку с персонала, заменяя рутинные процессы взаимодействия телефонными звонками и электронной почтой на автоматическую передачу данных между подразделениями. Важно наличие механизма автоматического уведомления пользователей о критическом уровне запасов, необходимости проведения инвентаризации или согласования операций.

• Интеграция с ERP и корпоративным IT-контуром. Оптимальное решение должно органично вписываться в существующую IT-инфраструктуру предприятия, интегрируясь с другими информационными системами без дублирования данных. Пример: после оплаты счета в бухгалтерской программе 1С автоматически запускается процедура выдачи оборудования.

• Гибкость и настройка под бизнес-процессы компании. Эффективная система должна подстраиваться под нужды компании, позволяя создавать уникальные маршруты для документов, управлять движением активов и другими аспектами бизнеса. Наличие гибких конструкторов процессов упрощает настройку и эксплуатацию решения.

• Быстрый запуск и возможность поэтапного масштабирования. Процесс внедрения не должен растягиваться на годы. Рекомендуется начинать с пилотного проекта на самом приоритетном участке (например, по ремонту или выдаче оборудования), постепенно расширяя охват всей структуры холдинга. Такой подход минимизирует риски и позволяет быстро увидеть реальные преимущества системы.

Единый цифровой поток управления активами помогает компаниям оптимизировать управление товарно-материальными ценностями. Это снижает издержки, уменьшает влияние человеческого фактора и обеспечивает полный контроль над активами.