Учет и проводки расходов по корпоративной карте

Ситуация: сотрудник организации на ОСНО оплатил корпоративной картой услугу в июне, а фактически она была оказана только в июле. При этом предоставлен один чек на всю сумму. Разберём, как правильно оформить и отразить операцию в бухгалтерском и налоговом учете.

Учет операций по корпоративной карте

Корпоративная карта в бухучете отражается на счёте 55 «Специальные счета в банках». Движение средств и расходы по ней оформляются следующими проводками:

• Дт 55 Кт 51 — пополнение корпоративной карты с расчетного счёта.

• Дт 71 Кт 55 — сотрудник произвел расход с карты или снял наличные (до предоставления отчета).

• Дт 10, 41, 44, 60, 76 Кт 71 — получен авансовый отчёт, расходы разнесены по видам затрат.

• Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул часть неистраченных наличных.

• Дт 51 Кт 55 — возврат средств с карты на расчетный счёт организации.

Подробнее см. Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру.

Документальное оформление

Сотрудник обязан подтвердить расходы авансовым отчетом. К нему прикладываются:

• кассовый чек,

• накладная,

• акт выполненных работ,

• договор на оказание услуг (при наличии).

Срок сдачи авансового отчета закрепляется внутренними положениями компании. Даже если услуга оказана позже даты оплаты, документы должны подтверждать её фактическое получение.

Подробнее: Как пользоваться корпоративной картой: ликбез для руководителя, подсказка бухгалтеру.

Налоговый учет

Для признания расходов в налоговом учете важно соблюсти два условия:

1. Экономическая обоснованность затрат.

2. Документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, расходы будут учтены в июле — в момент оказания услуги и подтверждения документов, даже если оплата прошла в июне.

Кроме того, комиссия банка за обслуживание корпоративных карт включается в состав налоговых расходов наравне с комиссиями по расчетным счетам.

Подробнее см. Расчеты по корпоративным картам: памятка для бизнеса по бухгалтерскому и налоговому учету.

Пример проводок в ситуации «оплата в июне, услуга в июле»

Июнь: сотрудник оплатил корпоративной картой услугу, которая будет оказана в будущем.

• Дт 71 Кт 55 — произведён расход с карты (отражение аванса сотрудником).

• Дт 60 Кт 71 — признан аванс поставщику (по авансовому отчёту сотрудника).

Июль: услуга фактически оказана, акт получен.

• Дт 26 (44) Кт 60 — отражены расходы на услуги.

Таким образом, в бухучёте затраты признаются в июле, одновременно с фактом оказания услуги, а не в момент оплаты.