Счет-фактура на УСН в 2026 году: что нужно знать бизнесу

Счет-фактура — это документ, обязательный для учета НДС. Он фиксирует стоимость реализации и подтверждает начисление продавцом налога.

Если покупатель тоже платит НДС, ваш счет-фактура для него — основание для вычета налога.

Плательщики НДС должны оформлять и выставлять покупателям счета-фактуры в течение пяти дней (п. 3 ст. 168 НК):

• с даты получения аванса в счет будущей отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг);

• с даты отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг).

Оформлять и выставлять счета-фактуры можно:

• На бумаге — заполняйте в двух экземплярах (для покупателя и для себя).

• Электронно — если на это получено согласие покупателя, и у него есть техническая возможность для приема и обработки таких документов.

Если счет-фактура выставляется при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, он должен быть только электронным. Исключение — покупка прослеживаемых товаров физлицами (для личного использования), самозанятыми, а также реализация и перемещение товаров из России в соответствии с таможенной процедурой экспорта (реэкспорта) или из России на территорию государства-члена ЕАЭС (п. 1.1 ст. 169 НК).

Не нужно составлять счета-фактуры на УСН:

• Если действует освобождение от НДС (ст. 145 НК). То есть доходы бизнеса на УСН за прошлый год не превысили лимит для освобождения от НДС.

• Если осуществляемая операция освобождена от НДС (ст. 149 НК). Например, компания продает в том числе медицинские товары, которые не облагаются НДС.

• Если товары реализуются обычным физлицам (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК).

Важно! Если счет-фактуру покупателю не выдать в течение одного или нескольких кварталов, он не сможет принять НДС к вычету, а вам грозят штрафы в размере от 10 000 до 30 000 рублей за грубое нарушение правил учета. А если из-за этого занизите налоговую базу по НДС, штраф будет еще выше — 20% от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (ст. 120 НК).

Бизнес на УСН применяет те же формы счетов-фактур, что и остальные налогоплательщики. 

Формы счета-фактуры, книги продаж и книги покупок утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Последнее изменение к нему вступит в силу с 1 апреля 2026 года, а до этой даты используйте формы, рекомендованные письмом ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730.

Электронный формат счета-фактуры определен приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970.

Основные регистры по НДС — книга продаж и книга покупок:

• Книга продаж.

Все выставленные в течение квартала счета-фактуры, включая авансовые, регистрируйте в книге продаж в хронологическом порядке.

При реализации обычным физлицам (не ИП) счета-фактуры оформлять не нужно. В этом случае составьте бухгалтерскую справку или другой сводный документ, в котором отразите совокупные данные по таким операциям с НДС за месяц или квартал, и зарегистрируйте этот документ в книге продаж.

• Книга покупок.

Если применяете основную ставку НДС 22% (10%, 0%), у вас есть право на вычет по налогу. Для этого регистрируйте в книге покупок счета-фактуры, полученные от продавцов (поставщиков), у которых приобретали товары (работы, услуги).

Если ваша ставка НДС 5% или 7%, принимать «входящий» налог к вычету вы не можете, в книге покупок полученные счета-фактуры поставщиков не регистрируйте.

Независимо от применяемой ставки НДС в книге покупок регистрируют:

• авансовые счета-фактуры — при отгрузке покупателю в счет полученного ранее аванса, при возврате покупателю аванса с расторжением или изменением условий сделки, при уменьшении цены за уже отгруженный товар;

• корректировочные счета-фактуры — при возврате товара покупателем.

По окончании отчетного квартала сведения из книги продаж перенесите в раздел 9, а из книги покупок — в раздел 8 декларации по НДС. 

Разница между начисленным налогом из книги продаж и налогом к вычету из книги покупок — это сумма НДС, которую нужно уплатить в бюджет.

Сумму НДС рассчитывайте одним из способов:

По договору стоимость товара (стол офисный) без НДС — 10 000 руб. Покупатель приобретает 3 единицы товара без предоплаты. Ставка налога, применяемая продавцом на УСН — 22%.

Расчет налога: НДС = 10 000 х 3 х 22% = 6 600 руб.

Продавец так отразил налог и стоимость товара:

Выделять НДС из стоимости товара (работ, услуг) нужно, когда от покупателя поступает предоплата (аванс) в счет будущей отгрузки — по умолчанию налог уже входит в его сумму.

Продавец применяет ставку НДС 5%. Он получил аванс в счет предстоящей отгрузки товара в сумме 60 000 руб. 

В тот же день продавец оформил и передал покупателю счет-фактуру на сумму аванса, из которой выделил НДС по расчетной ставке 5/105:

• НДС = 60 000 х 5/105 = 2 857,14 руб.

• Стоимость товара без НДС = 60 000 — 2 857,14 = 57 142,86 руб.

Покупателю выдан авансовый счет-фактура, в котором стоимость и налог отражены так: 

Налоговая база по НДС определяется по наиболее ранней из дат:

• день отгрузки товара (передачи работ, услуг);

• день оплаты в счет предстоящей поставки товара (работ, услуг).

Если продавец получает аванс раньше даты отгрузки, исчислить НДС и выставить покупателю счет-фактуру нужно дважды:

• При получении аванса — счет-фактуру на сумму аванса регистрируют в книге продаж.

• При отгрузке в счет полученного аванса — счет-фактура на сумму отгрузки регистрируется в книге продаж. При этом авансовый счет-фактура регистрируется еще раз, но уже в книге покупок, а исчисленный с аванса НДС принимается к вычету (независимо от применяемой ставки налога).

Обратите внимание! С 2026 года в форму счета-фактуры добавлена новая строка 5б, в которую при отгрузке вносят номер и дату авансового счета-фактуры.

Если счетов-фактур на авансы было несколько, в строке 5б указывайте их порядковые номера и даты через точку с запятой.

Если аванс и отгрузка запланированы на один и тот же квартал, бизнес на упрощенке может выбрать более простую схему:

• Начислить НДС и выставить счет-фактуру только один раз — при отгрузке.

• Исчислять налог и выставлять счет-фактуру на аванс не нужно.

Пример. На счет компании на УСН, применяющей ставку НДС 5%, 15 января 2026 года поступила полная предоплата от заказчика в сумме 210 000 руб. в счет предстоящего выполнения работ (авансовый счет-фактура не выставлялся). Работы были выполнены в срок и приняты заказчиком 20 января. В этот же день заказчику выдан отгрузочный счет-фактура на сумму 210 000 руб., в том числе НДС 5% — 10 000 руб.

Если в счет полученного аванса в текущем квартале товар отгружен не полностью, НДС нужно исчислить с той части аванса, в счет которой отгрузки в текущем квартале не было. На сумму аванса, в счет которой товар еще не отгружен, выставляется счет-фактура.

Пример. В январе 2026 года от покупателя поступил аванс в счет будущей поставки товаров — 366 000 руб. Продавец на УСН применяет ставку НДС 22%.

Отгрузка в счет аванса состоялась в два этапа:

• в феврале на сумму 122 000 руб. (в т. ч. НДС по ставке 22% — 22 000 руб.);

• в апреле на сумму 244 000 руб. (в т. ч. НДС по расчетной ставке 22/122 — 44 000 руб.).

В феврале при отгрузке бизнес выставил счет-фактуру на сумму отгрузки 122 000 руб., включая НДС 22 000 руб., и авансовый счет-фактуру на сумму 244 000 руб., включая НДС 44 000 руб. 

В апреле выставлен счет-фактура на оставшуюся сумму отгрузки 244 000 руб., включая НДС 44 000 руб., а февральский счет-фактура на аванс принят к вычету.

1. Компания в 2025 году освобождена от НДС, а с начала 2026 года стала налогоплательщиком. Предоплата 100% в счет будущей поставки товаров получена в декабре 2025 года, а отгрузка состоялась в январе 2026 года. Как выставлять счета-фактуры на аванс и отгрузку?

Так как аванс поступил в период освобождения от НДС, выставлять счет-фактуру на него не требуется. При отгрузке предоплаченного в прошлом году товара составьте счет-фактуру только на стоимость отгрузки, исчислив НДС по применяемой ставке.

2. В 2025 году применяли ставку НДС 5%. В 2026 году по просьбе постоянного покупателя выдали ему счет-фактуру с выделенным НДС 5%, хотя в этом году у нас действует освобождение от налога. Что теперь делать?

Если в прошлом году доход у бизнеса на УСН был меньше 20 млн рублей, в 2026 году у него отсутствует обязанность выставлять покупателям счета-фактуры, регистрировать их в книгах продаж и покупок и сдавать декларацию по НДС. В то же время, не запрещается выставлять счета-фактуры с выделенным в них налогом. 

Несмотря на действующее освобождение, по счету-фактуре, выставленному покупателю, у вас возникли обязанности налогоплательщика:

• зарегистрируйте счет-фактуру в книге продаж;

• подайте декларацию по НДС не позже 25 числа месяца после квартала, в котором выставили счет-фактуру;

• не позднее 28 числа того же месяца уплатите НДС в бюджет.

Покупатель вправе заявить выделенный в таком счете-фактуре НДС к вычету, но у бизнеса на УСН права на вычеты не возникает, даже если он укажет ставку 22% (п. 5 постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

3. Выставили покупателю счет-фактуру с неправильной ставкой налога. Как исправить ошибку?

Неправильная налоговая ставка в счете-фактуре — это существенная ошибка, из-за которой налоговики могут отказать вашему контрагенту в вычете. Также к существенным относятся ошибки, которые не позволяют идентифицировать реквизиты:

• наименования, адреса, ИНН продавца и покупателя;

• наименования товаров (работ, услуг);

• стоимость товаров (работ, услуг);

• сумму НДС.

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи уполномоченного лица тоже может стать причиной отказа в вычете.

Покупателю нужно выдать счет-фактуру с правильными данными. Заполните его по той же форме, которая действовала на дату составления первичного документа. Составляйте счет-фактуру так (п. 7 Правил заполнения счетов-фактур):

• Строка 1 — номер и дата как в первичном документе.

• Строка 1а — порядковый номер и дата исправления.

• Графа 7 «Налоговая ставка» — правильная ставка НДС.

• В прочих строках и графах повторите данные из первичного счета-фактуры.

Подпишите счет-фактуру у уполномоченных лиц (ИП / руководителя, главного бухгалтера и т. п.).

В книге продаж неправильный счет-фактуру аннулируйте, а исправленный зарегистрируйте.

Направьте контрагенту исправленный счет-фактуру и письмо о том, что ошибочный документ (с указанием его реквизитов и договора) ему необходимо исключить из его книги покупок.

Чтобы снизить риск ошибок в учете НДС на упрощенке, бизнесу нужна надежная учетная база. Грамотно автоматизировать учет поможет аренда 1С в облаке от «1С-Рарус». Система автоматически рассчитает налоги по любой ставке НДС для УСН, напомнит о сроках сдачи отчетности и сформирует декларацию. Кроме того, программа поможет оформить счета-фактуры без ошибок и автоматически заполнить КУДиР, книги покупок и продаж.

Реклама: ООО «1С-Рарус Интеграционные проекты», ИНН 7717154350, erid: 2W5zFJrErsJ