ЭТрН с 1 сентября 2026 года: как экспортерам подтвердить НДС 0% и не запутаться в документах

На форуме «Клерка» подняли вопрос, который скоро возникнет у многих экспортеров: как после перехода на электронные транспортные накладные подтверждать налоговой всю цепочку поставки — от входящего УПД до декларации на товары.

Опасение понятное. Сейчас бухгалтер может собрать бумажный комплект по конкретной партии. После 1 сентября часть сведений будет находиться у оператора ИС ЭПД и в ГИС ЭПД, часть — в учетной системе, часть — в таможенной декларации. Автоматически в единую цепочку они не сложатся.

С 1 сентября транспортная накладная становится электронной

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ устанавливает, что с 1 сентября 2026 года в электронном виде нужно оформлять:

• транспортные накладные;

• заказы и заявки на перевозку;

• поручения экспедитору, экспедиторские и складские расписки;

• железнодорожные транспортные накладные;

• грузовые накладные при воздушных перевозках.

Правило касается участников перевозки наемным транспортом: грузоотправителей, перевозчиков, грузополучателей и экспедиторов.

Здесь важно не путать транспортную накладную и товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Закон № 140-ФЗ переводит в обязательный электронный формат именно транспортную накладную, предусмотренную Уставом автомобильного транспорта. Если компания продолжает использовать форму № 1-Т в своем учете, она не заменяет ЭТрН.

Как будет оформляться ЭТрН

Компания не подключается к ГИС ЭПД напрямую. Она выбирает аккредитованного оператора ИС ЭПД и работает через его веб-сервис, модуль для 1С, другую учетную систему или API. Оператор передает сведения другим участникам перевозки и в государственную систему.

Обычный сценарий выглядит так:

1. Грузоотправитель формирует титул 1 со сведениями о грузе, отправителе, получателе и условиях перевозки.

2. Перевозчик принимает груз и подписывает титул 2.

3. Грузополучатель подтверждает приемку и отражает расхождения в титуле 3.

4. Перевозчик завершает оформление перевозки титулом 4.

ЭТрН представляет собой не привычный PDF, а комплект XML-файлов с электронными подписями. PDF-визуализация нужна для чтения, но юридически значимым оригиналом остаются XML-файлы и подписи.

Для работы потребуются КЭП, а сотрудникам, подписывающим документы от имени организации, — также машиночитаемые доверенности.

Когда экспортер сможет оставить транспортную накладную на бумаге

Общее правило об обязательной ЭТрН действует не всегда. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 содержит закрытый перечень исключений.

Для экспортеров особенно важен один случай: бумажная транспортная накладная разрешена, если грузоотправителем или грузополучателем выступает иностранное юридическое лицо, не включенное в российский реестр аккредитованных филиалов и представительств иностранных компаний.

Поэтому формат документов зависит от маршрута и договора:

• если российский перевозчик везет груз по отдельному договору на склад, терминал или другому российскому получателю, действует общее правило об ЭТрН;

• если в транспортной накладной грузополучателем указана иностранная компания без аккредитованного подразделения в России, приказ № 262 позволяет оформить ее на бумаге;

• при международной автомобильной перевозке продолжает применяться CMR. Она не превращается в ЭТрН и не заменяет документы на отдельный внутренний российский участок перевозки, если такой участок оформлен самостоятельным договором.

Кроме того, бумага разрешена при подтвержденном техническом сбое, отсутствии доступа к интернету, совпадении грузоотправителя и грузополучателя и в других случаях, прямо перечисленных в приказе № 262.

Что изменится при подтверждении ставки НДС 0%

Сам переход на ЭТрН не меняет статью 165 НК РФ. Но меняется форма одного из доказательств реальности перевозки.

При экспорте за пределы ЕАЭС сведения для подтверждения нулевой ставки передают в ФНС в электронном реестре. Формы и форматы таких реестров утверждены приказом ФНС от 26.12.2023 № ЕД-7-15/1003@.

Если инспекция обнаружит несоответствия, она вправе запросить транспортные, товаросопроводительные и другие документы, подтверждающие вывоз. По такому требованию документы нужно представить в течение 30 календарных дней. Если этого не сделать, ФНС может признать ставку 0% неподтвержденной по спорной части поставки.

При экспорте в ЕАЭС основной комплект другой: договор и заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов либо перечень заявлений. Однако при проверке налоговая также вправе выборочно запросить документы, подтверждающие перемещение товара.

Наличие ЭТрН в ГИС ЭПД не означает, что отвечать на требование ФНС не придется. И главное — сама государственная система не свяжет за экспортера входящий УПД, конкретную партию товара, перевозку, исходящий УПД и декларацию на товары.

Как связать входящий УПД, ЭТрН и декларацию на товары

Обязательного единого идентификатора для всей цепочки «закупка — склад — перевозка — экспорт» законодательство не установило. Поэтому компания должна организовать прослеживаемость в своей учетной системе или отдельном реестре.

Минимальный реестр может выглядеть так:

Самая сложная ситуация — когда товар из нескольких закупок объединяют в одну экспортную поставку или одну закупленную партию делят между несколькими декларациями. В таком случае сопоставлять нужно не только номера документов, но и количество товара по каждой строке.

Если номенклатура во входящем УПД и в декларации называется по-разному, заранее заведите таблицу соответствия: внутреннее наименование, артикул, код ТН ВЭД и единица измерения. Иначе объяснять расхождения придется уже во время камеральной проверки.

Что передавать налоговой по требованию

Если ЭТрН составлена по утвержденному формату, ее следует передавать в исходном виде: XML-файлы вместе с файлами электронных подписей. Печатать документ, а затем сканировать его не нужно. Такой подход подтверждает письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56@: инспекциям рекомендовано не требовать сканы документов, изначально составленных в утвержденном XML-формате.

К ответу можно дополнительно приложить:

• визуализированную форму ЭТрН для удобства инспектора;

• таблицу сопоставления входящих УПД, партий, ЭТрН, исходящих УПД и деклараций на товары;

• пояснение по объединению или дроблению партий;

• скан-копию бумажной ТрН или CMR, если перевозка попала под исключение и электронный документ не составлялся.

Визуализация и пояснительная таблица не заменяют оригиналы, но заметно снижают риск, что инспектор не увидит связь между документами.

Что экспортерам стоит сделать до 1 сентября

1. Разделить маршруты на внутренние российские и международные и определить комплект документов для каждого сценария.

2. Проверить, кто указан грузоотправителем и грузополучателем в договорах и накладных. От этого зависит возможность использовать бумагу по приказу № 262.

3. Выбрать оператора ИС ЭПД и проверить интеграцию с 1С или другой учетной системой.

4. Назначить сотрудников, которые будут формировать и подписывать титулы, оформить КЭП и МЧД.

5. Добавить в учет идентификатор партии и поля для номера ЭТрН, исходящего УПД и декларации на товары.

6. Провести тестовую экспортную отгрузку до обязательного перехода.

7. Утвердить внутренний регламент: кто формирует ЭТрН, кто проверяет сопоставление документов и кто готовит ответ ФНС.

Основной риск для экспортера после 1 сентября — не отсутствие бумажной накладной, а разрыв между логистическим и бухгалтерским учетом. Если компания сможет за несколько минут показать путь товара от входящего УПД до конкретной строки декларации на товары, электронная форма документа не помешает ни ставке НДС 0%, ни возмещению налога.

Документы и материалы

• Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ

• Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262

• Статья 165 НК РФ

• Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: риски и исключения

• Чем отличаются транспортная накладная, ТТН и CMR