Командировка с ночевкой дома: какие расходы компенсировать, а какие — нет

Командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК). 

Положение № 501 определяет место постоянной работы как место расположения организации (обособленного структурного подразделения). На практике это означает, что если сотрудник головного офиса едет в филиал в другом населенном пункте — это командировка, даже если он каждый вечер возвращается домой на своей машине.

Решение о том, целесообразно ли работнику ежедневно возвращаться домой, принимает руководитель. Он учитывает дальность расстояния, условия транспорта, характер задания и необходимость создания условий для отдыха (п. 9 Положения № 501). 

Средний заработок. За все рабочие дни командировки сотруднику платят средний дневной заработок за последние 12 календарных месяцев, а не оклад. Если командировочный день пришелся на выходной или праздник и сотрудник работал — оплата в двойном размере, если не брал отгул (ст. 167 ТК).

Расходы на проезд. Билеты на поезд, автобус, самолет (эконом-класс), такси до вокзала или аэропорта, провоз багажа — все это возмещается по чекам и билетам. Если работник ездит на личном автомобиле, ему компенсируют расходы на бензин по чекам — как фактические затраты, понесенные в командировке (п. 6, 10 Положения № 501). 

Иные согласованные расходы. Парковка, платные дороги, мобильная связь для выполнения задания — все, что напрямую связано с работой и одобрено руководством или произведено с его ведома. 

Главное условие — документальное подтверждение и экономическая обоснованность (ст. 168 ТК, п. 9 Положения № 501). 

Пример. Менеджер из Воронежа направлен в Россошь на три дня для проверки склада. Каждый вечер он возвращается домой на личном авто (примерно 215 км в одну сторону, итого ~430 км в день). При расходе ~8 л/100 км это около 34 литров бензина в день — примерно 1 800 ₽ в день по чекам АЗС. Платная парковка у склада — 200 ₽ в день. Суточные не начисляются. За каждый рабочий день сотрудник получает средний заработок.

Суточные. Это ключевое правило: если работник может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (п. 9 Положения № 501). 

Логика проста — суточные компенсируют дополнительные расходы от проживания вне дома, а раз сотрудник ночует дома, таких расходов не возникает. Это подтверждено судебной практикой — в частности, постановлением Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12, где суд указал, что при однодневных командировках выплаченные суммы не являются суточными по определению трудового законодательства.

Расходы на проживание. Если сотрудник каждый вечер уезжает домой, стоимость гостиницы ему не положена. Но если по согласованию с руководителем работник остается на ночь в месте командирования, расходы на жилье возмещаются в обычном порядке по предоставленным документам (п. 9 Положения № 501). 

Пример. Инженер из Москвы направлен в Тулу на неделю. Первые два дня он возвращался домой на электричке — суточные за эти дни не начислялись, гостиница не оплачивалась. На третий день руководитель разрешил остаться в Туле, чтобы не тратить по три часа на дорогу. С этого дня и до конца командировки сотруднику выплачивают суточные и возмещают гостиницу по чекам.

Личные расходы. Такси в нерабочее время для личных нужд, бизнес-класс вместо эконома при наличии доступных билетов, minibar в отеле, рестораны — все это не относится к командировочным расходам (ст. 168 ТК).

Новое положение о командировках. С 1 сентября 2025 года действует постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 — оно заменило устаревшее постановление № 749. Глобальных изменений нет, но если в локальных актах компании есть ссылки на № 749, их нужно обновить. Положение № 501 действует до 1 сентября 2031 года. 

НДС вырос до 22%. С 1 января 2026 года базовая ставка НДС увеличилась с 20 до 22% (закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). На основные командировочные расходы это не повлияло, поскольку по ним действуют льготные ставки: 

То есть 22% применяется к дополнительным сервисам — питанию в пути, постельному белью, прессе и прочим услугам, не связанным с перевозкой или проживанием.

Туристический налог — до 2%. С 2025 года курортный сбор заменили туристическим налогом, и его максимальная ставка растет каждый год: в 2025-м — 1%, в 2026-м — 2%, к 2029-му — 5%. Минимум — 100 ₽ за сутки. Налог включается в стоимость проживания и возмещается как часть расходов на жилье, если сотрудник остается ночевать в месте командировки. При ночевке дома этот вопрос не возникает. 

ДМС для загранкомандировок — без НДФЛ. С 1 января 2026 года расходы на оформление полиса ДМС для въезда в зарубежную командировку добавили в перечень выплат, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами в ИФНС. При этом взносы на травматизм (по закону № 125-ФЗ) с таких сумм безопаснее начислять — освобождение распространяется не на все виды взносов. 

Прогрессивная шкала НДФЛ. С 2025 года действует прогрессивная шкала: 13%, 15%, 18%, 20%, 22%. Если доход сотрудника с начала года превысил 2,4 млн ₽, сверхнормативные суточные облагаются по повышенной ставке. Но при командировке с ночевкой дома суточных нет — значит, и налога с превышения тоже.

Все размеры и порядок возмещения расходов закрепляются в локальном нормативном акте — обычно в положении о командировках. Если в компании предусмотрена компенсация иных расходов при однодневных или «возвращаемых» командировках (например, на питание вместо суточных), это нужно прописать отдельно.

Позиция Президиума ВАС (постановление от 11.09.2012 № 4357/12) допускает, что выплаты взамен суточных при однодневных командировках не облагаются НДФЛ в пределах 700 ₽ в день, поскольку по экономическому содержанию это возмещение иных расходов, а не доход работника. Минфин в целом поддерживает этот подход, но подчеркивает, что такие расходы должны быть связаны с выполнением служебного задания и оформлены документально. Лимит 700 ₽ для командировок по РФ закреплен в п. 1 ст. 217 НК. 

Пример. В локальном акте компании прописано: при командировке с ежедневным возвращением домой сотруднику выплачивается компенсация на питание — 500 ₽ в день. Поскольку 500 ₽ не превышает необлагаемый лимит 700 ₽, НДФЛ и страховые взносы не начисляются. За три дня командировки сотрудник получает 1 500 ₽ компенсации плюс средний заработок.