Подотчет, командировки

Снять с карты = взять под отчет

Преимущества использования корпоративных банковских карт налицо. Это и возможность обойти лимит расчета наличными по одной сделке - 60 000 рублей, и отсутствие больших сумм наличных на руках, и в то же время возможность рассчитаться или снять деньги со счета в любое время. Кроме того, в случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Корпоративные карты делятся на расчетные и кредитные. В зависимости от этого различается и их учет.

Преимущества использования корпоративных банковских карт налицо. Это и возможность обойти лимит расчета наличными по одной сделке - 60 000 рублей, и отсутствие больших сумм наличных на руках, и в то же время возможность рассчитаться или снять деньги со счета в любое время. Кроме того, в случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Корпоративные карты делятся на расчетные и кредитные. В зависимости от этого различается и их учет.

Е.В. Луничкина, эксперт "УНП"

Выбрать, чтобы приобрести

Начнем с того, что при выдаче организации корпоративной карты банк открывает для нее специальный карточный счет. Может быть так, что карточный счет один, а корпоративных карт несколько.

Но вот выпуск одной карты на несколько человек обычно не допускается. Правила многих платежных систем (например, VISA или Europay) предполагают, что корпоративная карта должна быть именной. Карточка заводится на имя материально-ответственного лица предприятия - держателя карты.

Карты могут принадлежать разным платежным системам

- VISA, MasterСard и различаться по категориям

- Gold, Business, Electron.

Основной документ, регулирующий операции с пластиковыми картами,

-

Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием (утверждено ЦБ РФ от 09.04.98 № 23-П, в редакции от 29.11.2000). Им мы и будем руководствоваться в дальнейшем (далее - Положение).

На карточном счете может быть любая сумма, но это не означает, что работник, на чье имя заведена карта, может израсходовать ее безлимитно. По согласованию с банком предприятие устанавливает ежемесячный расходный лимит по карте. В пределах этого лимита держатель и сможет расходовать деньги (п. 3.2 Положения).

Здесь заметим, что другой лимит расчета наличными деньгами по одной сделке в 60 000 рублей (указание ЦБ РФ от 14.11.01 № 1050-У) на безналичные расчеты по карточкам не распространяется.

Карты, согласно пункту 3.2 Положения, делятся на два типа:

- расчетная корпоративная карта (дебетовая). Ее использование позволяет распоряжаться денежными средствами, находящимися на спецкартсчете;

- кредитная корпоративная карта. Эта карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии.

На что тратить?

Итак, карта заведена, лимит определен. На какие цели можно расходовать деньги с карты? Фактически на те же цели, что и выдаваемые под отчет наличные.

Здесь важно, используется карта на территории России или за ее пределами (п. 4.6 Положения).

В пределах РФ в безналичном порядке по карточкам можно оплачивать:

- представительские расходы;

- командировочные расходы;

- общехозяйственные расходы.

Кроме того, можно снимать наличные для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов. При этом получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается.

За пределами РФ корпоративные карты могут быть использованы только для:

- безналичной оплаты представительских и командировочных расходов (в отличие от использования карты в России нельзя оплатить товар, приобретенный для хознужд);

- получения наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (опять же нельзя снимать деньги для хозрасходов).

Особое внимание: независимо от того, где используется карта (в России или за рубежом), ею нельзя воспользоваться для выплаты заработной платы и других выплат социального характера (п. 4.6.1 Положения).

Особенности учета

Как мы уже сказали, банк открывает для организации специальный карточный счет. Деньги на него по распоряжению организации зачисляются с текущего расчетного или ссудного счета.

Отследить движение денег по спецкартсчету бухгалтер может по выписке банка. В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 51

- перечислены денежные средства на спецкартсчет при использовании расчетной корпоративной карты

или:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 66

- зачислен кредит на спецкартсчет (при использовании кредитной корпоративной карты);

Дебет 66 Кредит 51

- погашена задолженность организации по кредиту и процентам.

Если по одному спецкартсчету выдано несколько корпоративных карт, то рекомендуем бухгалтеру открыть к счету 55 субсчет "Специальные карточные счета" дополнительную аналитику по держателям карт: субконто "Иванов И.И.", субконто "Сидоров С.С.".

Средства, списанные со спецкартсчета, считаются выданными под отчет материально ответственному лицу. На это стоит обратить особое внимание лица

- держателя карты. Так, при расчетах корпоративной картой при оплате товаров, работ или услуг, а также при снятии наличных в бухгалтерском учете эти операции будут отражены:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачены товары, работы, услуги, сняты наличные.

Суммы вознаграждений банку за открытие и обслуживание специальных карточных счетов в бухгалтерском учете включаются в состав операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачена комиссия банка.

Для целей налогообложения прибыли вознаграждение банку учитывается как внереализационный расход (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Поскольку средства, снятые с карты, считаются выданными под отчет, то и отчитаться по ним нужно по всем правилам.

По возвращении из командировки или по окончании срока выдачи под отчет подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются все оправдательные первичные документы: счета за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, квитанции, чеки и другие документы. Кроме того, сдаются оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Кстати говоря, банк имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт (п. 5.11 Положения).

Если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения).

Начать дискуссию

Мошенники не могут украсть недвижимость на Госуслугах

Решения по сделкам с недвижимостью принимает Росреестр. Даже если к мошенникам попадет смартфон жертвы, они не смогут перерегистрировать право собственности.

Профсоюзы рекомендуют в жару уходить с работы домой

При плохом самочувствии из-за жары нужно сообщить об этом работодателю, остановить работу и покинуть рабочее место.

Миграционный учет

Как белорусу получить ВНЖ и гражданство РФ в 2024 году

Получение вида на жительство (ВНЖ) и гражданства Российской Федерации — важный вопрос для белорусов. В 2024 году процесс стал проще благодаря межгосударственным соглашениям, предоставляющим льготные условия.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Проверки

Минфин утвердил 8 индикаторов риска для контроля за рынком табака

С 20 июля 2024 года индикаторы риска закреплены приказом Министерства финансов от 11.06.2024 № 87н.

Автоматизация учета

Распознавание корпоративных документов: как не утонуть в море бумаг

Мы подсчитали, что ручной ввод данных из типовых форм занимает у сотрудников 6–7 часов в день. Автономная система Smart Document Engine на смартфоне справляется с подобной задачей буквально за минуты. В этой статье мы расскажем о самых эффективных бизнес-кейсах применения нашей мобильной OCR.

Распознавание корпоративных документов: как не утонуть в море бумаг

Росфинмониторинг начнет контролировать крупные операции с драгметаллами

Участникам нелегального оборота драгоценных камней и металлов установят запрет на списание денежных средств с банковских счетов.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

В ГПК может появиться глава о Службе финансового уполномоченного

Служба финансового уполномоченного (омбудсмена) подготовила концепцию внесения изменений в Закон о финуполномоченном и Гражданский процессуальный кодекс (ГПК).

Аутстаффинг

Аутстаффинг иностранного персонала: мифы и реальность 

В условиях потребности в квалифицированных кадрах и оперативном решении задач возрастает популярность аутстаффинга. Однако вокруг этой услуги витает много мифов, которые порождают недоверие и страх. Развеем распространенные заблуждения об аутстаффинге иностранных работников, разберемся в правовой стороне вопроса и осветим реальные преимущества.

Аутстаффинг иностранного персонала: мифы и реальность 
Самозанятые

Почему опасно работать с самозанятыми? Как правильно оформить сотрудника

«Не работайте с самозанятыми!» — об этом кричат из каждого «утюга». Компании начали бояться платить самозанятым, даже в случаях, когда заключение договора с самозанятым обосновано. Хотя на самом деле, главное — не злоупотреблять.

Почему опасно работать с самозанятыми? Как правильно оформить сотрудника
Отчетность в СФР

Как заполнить форму ЕФС-1 по травматизму за полугодие 2024 

До 25 июля 2024 года компании и ИП с сотрудниками должны отчитаться по взносам на «травматизм». Разбираемся, как заполнить отчётную форму.

Как заполнить форму ЕФС-1 по травматизму за полугодие 2024 

Учет основных средств на УСН: гайд для бухгалтера

Применяя УСН «доходы минус расходы», можно уменьшить налоговую базу на стоимость основных средств, приобретенных или созданных своими силами, включая затраты по реконструкции и модернизации (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК). Разберемся, какие действия помогут бухгалтеру правильно учесть основные средства для расчета налога.

Учет основных средств на УСН: гайд для бухгалтера

Число легальных производителей БАД увеличилось на 86%

Число регистраций в системе «Честный ЗНАК» в несколько раз превысило количество выданных свидетельств о государственной регистрации производителей и импортеров биологически активных добавок.

Как получить субсидии при найме сотрудников

За трудоустройство некоторых категорий работников компания может получить до 75 000 рублей за каждого сотрудника. Разбираемся, что для этого нужно сделать, и какие ограничения для работодателей и сотрудников нужно учитывать. 

Как получить субсидии при найме сотрудников

Обучение управлению бизнес-процессами: 15 курсов в 2024 году

Бизнес-процессы — это повторяющиеся действия внутри компании, например: обработка заявки от клиента, прием на работу нового сотрудника или согласование договора с юристом. Эффективность работы организации напрямую зависит от того, насколько правильно разработаны и описаны алгоритмы операций и исполняются ли они. Научиться внедрять системный подход и управлять бизнес-процессами можно на специальных курсах.

Обучение управлению бизнес-процессами: 15 курсов в 2024 году
Банки

Банки начали отказываться от рекламы кредитов

Чтобы не указывать полную стоимость кредитов в рекламе, банки сократили число рекламных кампаний для займов. Они сконцентрировались на рекламе платежных сервисов, вкладов и накопительных счетов.

Маркетинг

Контент-маркетинг: зачем он нужен вашему бизнесу

Рассказать аудитории о продукте или услугах можно по-разному: настроить таргет, разместить наружную рекламу, поработать с блогерами. Но если для компании важен не краткосрочный эффект, а построение бренда, которому доверяют, стоит задуматься о долгосрочной стратегии ― контент-маркетинге. 

Контент-маркетинг: зачем он нужен вашему бизнесу
ПСН

ИП на ПСН с пожертвования платит НДФЛ

Если ИП применяет ПСН, он освобожден от НДФЛ в части бизнес-доходов, по которым применяется ПСН.

Охрана труда

Успей заявить в СФР о возмещении средств, потраченных на охрану труда

Многие работодатели сетуют на большие траты денежных средств на охрану труда. Это и медосмотры, и спецоценка, и покупка СИЗ и пр. Государство, понимая насколько внимательно нужно относиться к сохранению жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности, готово поощрять работодателей посредством компенсации части потраченных ими средств.

Успей заявить в СФР о возмещении средств, потраченных на охрану труда

📛Офис больше не нужен? Гибридная удаленка

Как эффективно управлять сотрудниками на удаленке? Возможно ли такое в принципе и какие инструменты для этого нужны? Разбираемся на примере бухгалтерской фирмы.

📛Офис больше не нужен? Гибридная удаленка

Интересные материалы

62% самозанятых хотят увеличить лимит доходов для применения НПД

Сейчас самозанятые могут платить налог на профессиональный доход (НПД), если их заработок за год не превышает 2,4 млн рублей. Не все укладываются в этот лимит.