Преимущества использования корпоративных банковских карт налицо. Это и возможность обойти лимит расчета наличными по одной сделке - 60 000 рублей, и отсутствие больших сумм наличных на руках, и в то же время возможность рассчитаться или снять деньги со счета в любое время. Кроме того, в случае продления зарубежной командировки сотрудника организация в любой момент может оперативно пополнить счет. Корпоративные карты делятся на расчетные и кредитные. В зависимости от этого различается и их учет.

Е.В. Луничкина, эксперт "УНП"

Выбрать, чтобы приобрести

Начнем с того, что при выдаче организации корпоративной карты банк открывает для нее специальный карточный счет. Может быть так, что карточный счет один, а корпоративных карт несколько.

Но вот выпуск одной карты на несколько человек обычно не допускается. Правила многих платежных систем (например, VISA или Europay) предполагают, что корпоративная карта должна быть именной. Карточка заводится на имя материально-ответственного лица предприятия - держателя карты.

Карты могут принадлежать разным платежным системам

- VISA, MasterСard и различаться по категориям

- Gold, Business, Electron.

Основной документ, регулирующий операции с пластиковыми картами,

-

Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием (утверждено ЦБ РФ от 09.04.98 № 23-П, в редакции от 29.11.2000). Им мы и будем руководствоваться в дальнейшем (далее - Положение).

На карточном счете может быть любая сумма, но это не означает, что работник, на чье имя заведена карта, может израсходовать ее безлимитно. По согласованию с банком предприятие устанавливает ежемесячный расходный лимит по карте. В пределах этого лимита держатель и сможет расходовать деньги (п. 3.2 Положения).

Здесь заметим, что другой лимит расчета наличными деньгами по одной сделке в 60 000 рублей (указание ЦБ РФ от 14.11.01 № 1050-У) на безналичные расчеты по карточкам не распространяется.

Карты, согласно пункту 3.2 Положения, делятся на два типа:

- расчетная корпоративная карта (дебетовая). Ее использование позволяет распоряжаться денежными средствами, находящимися на спецкартсчете;

- кредитная корпоративная карта. Эта карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии.

На что тратить?

Итак, карта заведена, лимит определен. На какие цели можно расходовать деньги с карты? Фактически на те же цели, что и выдаваемые под отчет наличные.

Здесь важно, используется карта на территории России или за ее пределами (п. 4.6 Положения).

В пределах РФ в безналичном порядке по карточкам можно оплачивать:

- представительские расходы;

- командировочные расходы;

- общехозяйственные расходы.

Кроме того, можно снимать наличные для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов. При этом получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается.

За пределами РФ корпоративные карты могут быть использованы только для:

- безналичной оплаты представительских и командировочных расходов (в отличие от использования карты в России нельзя оплатить товар, приобретенный для хознужд);

- получения наличной иностранной валюты для оплаты командировочных расходов (опять же нельзя снимать деньги для хозрасходов).

Особое внимание: независимо от того, где используется карта (в России или за рубежом), ею нельзя воспользоваться для выплаты заработной платы и других выплат социального характера (п. 4.6.1 Положения).

Особенности учета

Как мы уже сказали, банк открывает для организации специальный карточный счет. Деньги на него по распоряжению организации зачисляются с текущего расчетного или ссудного счета.

Отследить движение денег по спецкартсчету бухгалтер может по выписке банка. В бухгалтерском учете операции отражаются следующими записями:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 51

- перечислены денежные средства на спецкартсчет при использовании расчетной корпоративной карты

или:

Дебет 55 субсчет "Специальные карточные счета" Кредит 66

- зачислен кредит на спецкартсчет (при использовании кредитной корпоративной карты);

Дебет 66 Кредит 51

- погашена задолженность организации по кредиту и процентам.

Если по одному спецкартсчету выдано несколько корпоративных карт, то рекомендуем бухгалтеру открыть к счету 55 субсчет "Специальные карточные счета" дополнительную аналитику по держателям карт: субконто "Иванов И.И.", субконто "Сидоров С.С.".

Средства, списанные со спецкартсчета, считаются выданными под отчет материально ответственному лицу. На это стоит обратить особое внимание лица

- держателя карты. Так, при расчетах корпоративной картой при оплате товаров, работ или услуг, а также при снятии наличных в бухгалтерском учете эти операции будут отражены:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачены товары, работы, услуги, сняты наличные.

Суммы вознаграждений банку за открытие и обслуживание специальных карточных счетов в бухгалтерском учете включаются в состав операционных расходов (п. 11 ПБУ 10/99 "Расходы организации"):

Дебет 91-2 Кредит 55 субсчет "Специальные карточные счета"

- оплачена комиссия банка.

Для целей налогообложения прибыли вознаграждение банку учитывается как внереализационный расход (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Поскольку средства, снятые с карты, считаются выданными под отчет, то и отчитаться по ним нужно по всем правилам.

По возвращении из командировки или по окончании срока выдачи под отчет подотчетное лицо обязано представить в бухгалтерию авансовый отчет. К нему прилагаются все оправдательные первичные документы: счета за проживание, авиа- и железнодорожные билеты, квитанции, чеки и другие документы. Кроме того, сдаются оригиналы слипов, квитанций электронных терминалов или банкоматов. Кстати говоря, банк имеет право потребовать у организации подтверждение всех операций, совершенных с использованием корпоративных карт (п. 5.11 Положения).

Если корпоративная карта используется за пределами Российской Федерации, то в течение одного месяца с даты совершения операций по ней организация обязана представить в уполномоченный банк оправдательные документы по каждой операции (п. 6.2 Положения).