Отпуск авансом может обернуться потерями для работодателя

Удержать отпускные можно, если сотрудник отдыхал за рабочий год, который к моменту увольнения еще не закончился, и основание прекращения трудового договора допускает такое удержание. Это право, а не обязанность работодателя, рассказала «Клерку» доцент Финансового университета при Правительстве РФ Наталия Козьякова.

В некоторых случаях возвращать отпускные через удержание нельзя. В частности, запрет действует при увольнении из-за ликвидации компании или прекращения деятельности ИП, сокращения штата, призыва на военную службу, а также по ряду других оснований, перечисленных в ст. 137 ТК РФ.

Размер удержания рассчитывают исходя из количества дней отпуска, которые сотрудник использовал авансом. При этом эксперт обращает внимание на распространенную ошибку: для расчета следует брать средний дневной заработок, по которому первоначально начислялись отпускные, а не рассчитывать его заново на дату увольнения.

Например, сотрудник использовал 28 дней отпуска, но отработал восемь месяцев рабочего года. За этот период на него приходится 18,67 дня отпуска, а неотработанными остаются 9,33 дня. При среднем дневном заработке 1 943 рубля сумма составит около 18,1 тыс. рублей.

При удержании необходимо учитывать ограничения ст. 138 ТК РФ. По словам Козьяковой, общий размер удержаний по инициативе работодателя не должен превышать 20% от суммы, которую сотрудник получает после НДФЛ.

«Работодатель может простить долг, если сумма незначительна или есть риск трудового спора», — отметила Козьякова.

Если разрешенного удержания недостаточно для погашения всей суммы, получить остаток с бывшего сотрудника может быть сложно. Эксперт ссылается на определение Девятого кассационного суда общей юрисдикции от 17 июля 2025 года № 88-5623/2025, в котором суд отказал во взыскании оставшейся задолженности за использованный авансом отпуск.

Вернуть неудержанную сумму сотрудник может добровольно. При этом увеличить установленный законом предел удержаний через трудовой договор или локальный акт нельзя: условия, которые ухудшают положение работника по сравнению с ТК РФ, применяться не должны.

Чтобы избежать споров при увольнении, работодателю важно проверить основание прекращения трудового договора, правильно определить количество неотработанных дней отпуска и соблюдать предел удержаний из окончательного расчета.