Как оформить исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника: 4 варианта и пошаговая инструкция

Закон выделяет несколько механизмов для временного распределения трудовых функций. Выбор конкретного варианта зависит от длительности отсутствия сотрудника и условий его занятости. Собрали все способы в одну таблицу.

При оформлении всех форм необходимо строго соблюдать требования законодательства. При отсутствии точной даты окончания временного перевода или срочного договора рекомендуем использовать формулировку «на время исполнения обязанностей отсутствующего работника» с указанием его ФИО и должности.

Дополнительная работа подразумевает выполнение обязанностей отсутствующего сотрудника параллельно с основной трудовой функцией в течение одного рабочего дня или смены. Основанием для такого работы служит ст. 60.2 ТК.

Для оформления работы за доплату необходимо выполнить следующие шаги:

1. Заключение соглашения. Внесите изменения в трудовые отношения путем подписания дополнительного соглашения к договору о том, что работу выполняют наряду с основной и укажите размер доплаты. 

2. Издaниe приказа. Оформите приказ для фиксации назначения сотрудника, срока действия поручения и условий оплаты.

Временный перевод применяют, когда на сотрудника полностью перекладывают ответственность на определенный период. Согласно ст. 72.2 ТК, такого работника освобождают от текущей должности, чтобы он выполнял функции отсутствующего сотрудника.

Алгоритм действий работодателя включает: 

1. Согласование условий. Подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору с указанием новой должности, срока перевода и оплаты труда.

2. Оформление приказа. Издайте приказ по унифицированной форме Т-5 (или иной утвержденной) с указанием оклада по новой должности. В случае снижения зарплаты разницу необходимо компенсировать согласно ст. 135 ТК.

Срочный трудовой договор позволяет привлечь персонал для выполнения обязанностей коллеги до момента его возвращения на работу. Основание — ст. 59 ТК.

Необходимые действия для оформления договора с новым сотрудником:

1. Прием и запись. Получите документы, ознакомьте сотрудника с локальными актами и внесите запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.

2. Заключение соглашения. Подпишите срочного договора со стандартными условиями по ст. 57 ТК, где четко указан срочный характер отношений.

3. Издaниe приказа. Оформите документа по форме Т-1 (или иной) с указанием окончания действия договора.

Совместительство позволяет работнику выполнять обязанности отсутствующего сотрудника после выполнения основной работы. Продолжительность внутреннего или внешнего совместителя ограничена 4 часами в день согласно ст. 284 ТК.

Порядок действий при найме нового работника выглядит так:

1. Прием на работу. Получите документы, ознакомьте с правилами и заключите трудовой договор о совместительстве по ст. 282 ТК. При необходимости можно издать приказ о приеме. 

2. Формирование условий. В договоре обязательно укажите тип занятости как совместительство в соответствии со ст. 57 ТК.