Налоговым агентом является организация, которая приняла решение о распределении прибыли и выдает дивиденды. В день выплаты она обязана удержать НДФЛ.

Кроме следующих случаев, когда учредители самостоятельно уплачивают НДФЛ по уведомлениям из ФНС:

Дивиденды — в натуральной форме. Компания уведомит ФНС о невозможности удержаний. Дальнейшая процедура аналогична предыдущим ситуациям.
У участника российского ООО доля в иностранной компании.

Налог, удержанный в период с 23 числа прошлого месяца по 22 число текущего, нужно уплатить до 28 числа текущего месяца в составе единого налогового платежа.

Исключения из правила — январь и декабрь:

до 28 января нужно заплатить НДФЛ, удержанный в период с 1 по 22 января;
в последний рабочий день 2023 года, то есть 29 декабря — НДФЛ, удержанный с 23 по 31 декабря.

Срок удержания НДФЛ привязан именно к дню, когда компания перечислила дивиденды участнику, а не к дате принятия решения о распределении прибыли.

Налог на дивиденды физлиц: изменения и особенности в 2023 году. Мини-курс