Автоматизация учета

Файл Ехсеl: личный или общий

Знаток компьютерных секретов Александр ПОПОВ продолжает знакомить наших читателей с хитростями работы в Microsoft Excel. Они помогут вам одновременно вносить изменения в один и тот же файл. А документы, которые сослуживцам видеть вовсе необязательно, – надежно спрятать от посторонних глаз.

Знаток компьютерных секретов Александр ПОПОВ продолжает знакомить наших читателей с хитростями работы в Microsoft Excel. Они помогут вам одновременно вносить изменения в один и тот же файл. А документы, которые сослуживцам видеть вовсе необязательно, – надежно спрятать от посторонних глаз.

Пересчитываем столбцы

У бухгалтеров иногда возникает необходимость срочно внести изменения в уже существующую таблицу. Причиной может быть, например, изменение курса доллара или любого другого значения, используемого в расчетах. Для упрощения решения этой задачи задействуем полезную функцию Excel, которую можно применять как в маленьких, так и в больших таблицах.

У каждой табличной ячейки есть свои координаты, состоящие из буквенного наименования столбца и номера строки. Но для удобства каждой ячейке можно присвоить более простое и понятное, но в то же время уникальное имя. Тогда при записи формул для расчетов не нужно будет отыскивать в таблице эту ячейку, чтобы освежить в памяти ее буквенно-цифровое обозначение.

К примеру, нам необходимо сделать пересчет из рублей в доллары. Первым делом выберем ячейку, в которой должен быть указан курс доллара, и запишем в нее нужное нам значение. Затем активируем эту ячейку, и в строке имя (над верхним левым краем таблицы), где отображаются координаты ячейки, взамен координат вводим часть слова – DOL. Это и будет новое имя ячейки. Согласитесь, ведь слово DOL в качестве имени ячейки с курсом доллара запомнить гораздо проще, чем, скажем, G23.

На практике это может выглядеть, например, так: в первой ячейке первого столбца имеется значение, которое необходимо пересчитать, и полученный результат внести в ячейку второго столбца. В таком случае формула для результата будет выглядеть следующим образом: «=A2 x DOL».

Если нужно аналогично пересчитать весь столбец, воспользуемся функцией «Заполнить вниз» (сочетание клавиш Ctrl + D). Тогда Excel самостоятельно подставит соответствующие формулы для каждой следующей строки: «=A2 x DOL», «=A3 x DOL», «=A4 x DOL» и т. д.

Кроме того, переименованные ячейки удобно использовать и для сложных расчетов. Тогда в формулах будем производить операции со значениями, взятыми из нескольких разных ячеек. Например, для пересчета стоимости товара из долларов в рубли по курсу с учетом НДС будем значение стоимости из первой ячейки умножать на ячейку со ставкой НДС (предварительно переименуем ее в NDS) и умножать на значение из ячейки с курсом доллара. Тогда формула может быть такой: «=A1 x NDS x DOL».

Когда в ячейку с именем будет подставлено другое значение (курс доллара или ставка НДС), изменения пройдут по всему массиву данных. Везде, где мы при расчетах использовали эти данные, будет подставлено новое значение. Таким образом вносить изменения проще и не нужно переписывать все ранее созданные формулы.

Совет. Для удобства работы в книге Excel можно создать отдельный лист и на нем разместить все именные ячейки. Этот лист можно назвать, например, «Для расчетов». Значения с этого листа будут «читаться» и на других листах. А значит, при внесении изменений в одну единственную ячейку на листе «Для расчетов» будет происходить пересчет на всех листах данной книги Excel.

Проблемы с форматированием

Бывает так, что формат ячейки вроде соответствует требуемым данным, отображается правильно и запятая на месте. Но в итоге программа все равно выдает ошибку. Для устранения такой проблемы можно попробовать переформатировать ячейки с данными.

В первую очередь выделяем ячейки и жмем правую кнопку мышки. В появившемся меню выбираем «Формат ячейки». В следующем окне указываем тип формата для выбранных ячеек. Затем нужно воспользоваться функцией «Заменить» из меню «Правка». Произведем замену имеющегося разделителя на такой же. К примеру, будем искать запятую и заменять ее на запятую. Потом нажмем на кнопку «Заменить все», и выделенные ячейки будут переформатированы. Когда программа предложит произвести замену в других, невыделенных ячейках, жмем кнопку «Отмена». Как ни странно, после такого форматирования указанные ячейки обычно принимают нормальный вид и больше не создают проблем при расчетах.

Работаем сообща

В бухгалтерии нередко возникают ситуации, когда сотрудникам необходимо работать с одним файлом вдвоем. Такую возможность может предоставить пакет Microsoft Ехсеl.

Учтите, совместная работа с файлом возможна только на компьютерах, объединенных в локальную сеть. Для этого создадим на одном из компьютеров специальную папку, назовем ее «Ехсеl» и откроем к ней сетевой доступ. После чего в готовую папку поместим нужный файл.

Затем открываем этот файл и в меню выбираем «Сервис», затем – «Доступ к книге...». Появится окошко «Управление доступом к файлу». На закладке «Правка» ставим галочку возле пункта «Разрешить совместный доступ» и по традиции жмем кнопку ОК.

На второй закладке – «Подробнее» – можно произвести необходимые настройки. Для удобства работы там нужно задать промежутки времени, через которые в книге будет производиться обновление. Тогда произведенные кем-то изменения станут видны всем пользователям. Практика показывает, что для совместной работы удобнее всего производить обновление через пять минут.

Теперь, если зайти в «Сетевое окружение» и открыть данный компьютер, будет доступна папка «Ехсеl», а в ней – документ для совместной работы.

Совет. Чтобы «кто попало» не мог копаться в документе для совместного пользования, лучше сразу ограничить доступ в папку с этим файлом. Установите курсор на папке, нажмите правую кнопку мышки и выберете в контекстном меню «Свойства». В открывшемся окошке перейдите на закладку «Доступ» и выберете параметр «Общий ресурс». Затем в «Типе доступа» установите «Полный» и придумайте пароль для полного доступа. После этого в папку смогут зайти только те ваши коллеги, которые знают пароль.

Защита для Ехсеl

Обычно когда кто-то из бухгалтеров уходит в отпуск или на больничный, он оставляет коллегам пароль от своего компьютера. Тогда при необходимости они могут воспользоваться информацией, хранящейся в этой машине. Но копаться во всех ваших файлах им вовсе необязательно. На некоторые книги Ехсеl можно «повесить замок».

Специальной защитной функции в Excel нет. Поэтому самый простой способ закрыть файл от посторонних глаз без установки специальных программ – это использование защиты для документов, имеющейся в MS Word. Для этого запускаем Word и проводник. В проводнике копируем нужный файл книги Ехсеl (сочетание клавиш Ctrl + С), переходим в Word и делаем вставку из буфера обмена (сочетание клавиш Shift + Ins).

Существует и второй способ: в меню программы Word выбираем «Вставка», затем «Объект». В мастере выбираем вторую закладку – «Создание из файла». Жмем на кнопку «Обзор» и находим нужный файл Excel. Ставим галочку возле пункта «В виде значка» и нажимаем кнопку ОК.

После того как объект Excel появится в файле программы MS Word (он будет выглядеть как значок), в меню выбираем «Сервис», а потом – строку «Параметры...». В появившемся окошке выбираем закладку «Сохранение». Внизу, в разделе «Параметры доступа к файлу», устанавливаем пароль для открытия файла. А потом традиционным образом сохраняем этот документ Word. После этого исходный, незащищенный файл Excel можно удалить.

Для открытия документа Word с таблицей вводим пароль, на таблице, размещенной на листе, нажимаем правую кнопку мышки, выбираем «Объект Лист» затем «Открыть». И в результате – перед нами файл Excel, с которым можно работать.

При необходимости таким же образом можно внедрить в Word несколько файлов.

Этот способ можно использовать и в том случае, если «спрятанный» документ надо передать по электронной почте.

Пройдемся по выделенному

При выделении в таблице нескольких ячеек с числами Ехсеl автоматически производит их суммирование. Результат этого действия можно увидеть в строке состояния, которая расположена внизу окна программы.

Можно настроить эту строку так, чтобы в ней отображалось среднее, минимальное или максимальное значение выделенных ячеек, количество чисел или значений. Для этого нужно установить курсор над строкой состояния и, нажав правую кнопку мышки, выбрать необходимый пункт.

С глаз долой

Чтобы редко используемый лист в книге не маячил перед глазами и не отвлекал от работы, его можно скрыть. Для этого в меню выбираем «Формат», далее строчку «Лист» и действие «Скрыть». Для того чтобы лист снова стал виден и с ним можно было работать, в меню выбираем «Формат», потом строчку «Лист» и действие «Отобразить», а в появившемся окошке выбираем из списка нужный нам лист.

Начать дискуссию

⚡️ Итоги дня: Microsoft допустил глобальный технический сбой, в Москве «оранжевый» уровень из-за грозы, X5 начала доставлять посылки

Подготовили обзор главных событий дня — 19 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

КоАП РФ

Решено, кто будет рассматривать жалобы на постановления административных комиссий

Минюстом разработал проект закона с изменениями в КоАП по конкретизации полномочий по пересмотру постановлений по делам об административных правонарушениях.

Бизнес не прошел проверку по 115-ФЗ: возможно ли исправить ситуацию

Многие предприниматели считают, что решение банка не в пользу клиента после запроса документов по 115-ФЗ — это конечная точка бизнеса. Однако, это далеко не так: банки стараются выстраивать отношения по принципам долгосрочного сотрудничества и помогать компаниям. Например, Сбер позволяет продолжить ведение бизнеса после блокировки по 115-ФЗ, если клиент скорректирует свою деятельность. Как получить помощь в Сбере после такого решения рассказываем в статье.

Бизнес не прошел проверку по 115-ФЗ: возможно ли исправить ситуацию

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Центробанк установил новые тарифы по страхованию опасных объектов

Нижняя граница тарифов по обязательному страхованию для большинства опасных предприятий снизится на 25%.

Бесплатно с Уведомление по ЕНП

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июле 2024 года

В июльском уведомлении не будет взносов. В него войдет НДФЛ и квартальные авансовые платежи по другим налогам.

Какие налоги войдут в уведомление по ЕНП в июле 2024 года

Вслед за Минфином Минюст готовит базу для внесудебного взыскания налогов

Минюст разработал и разместил для общественного обсуждения проект федерального закона с изменениями по налогам в Кодекс административного судопроизводства (КАС РФ).

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

47% россиян пользуются налоговыми вычетами. В топе инвествычет

Чаще всего за налоговыми вычетами по НДФЛ обращаются при покупке недвижимости и лекарств, а также после оплаты обучения.

Совфед одобрил закон, совершенствующий механизм оплаты судебных экспертиз

В случае заявления стороной дела ходатайства о назначении судебной экспертизы, суд выносит соответствующее определение после внесения стороной денежных сумм на депозитный счет суда.

НДФЛ

НДФЛ с продажи квартиры не будет при сроке владения 5 лет, 3 года или независимо от срока

В общем случае при продаже квартиры не придется платить НДФЛ и сдавать декларацию, если срок владения более 5 лет. Но есть ряд случае, когда налога не будет и при меньшем сроке.

Интервью

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю

Кому и когда необходимо применять МСФО 17, в чем его отличие от предыдущего стандарта, какие трудности возникают при его внедрении и как с ним работать в 1С, рассказывает Маковеев Денис Юрьевич, директор компании «BUSINESS RELATIONSHIP GROUP -- CONSULTING».

Внедрение МСФО 17 в страховые компании: что нужно знать бухгалтеру и руководителю

Управленка или финмоделирование? Чему научиться, чтобы зарабатывать больше

Умение вести управленческий учет и помогать собственнику принимать ключевые решения гарантирует бухгалтеру повышение в должности и увеличение зарплаты. Но можно пойти еще дальше — освоить финансовое моделирование и претендовать на должность финдира.

Первичные документы

Виды первичных документов в бухгалтерском учете: как оформлять и работать с ними 

Первичные документы — это отправная точка бухгалтерского и налогового учета и прозрачности бизнеса. Правильное оформление и хранение документов позволит избежать проблем с налоговыми органами и обеспечить надежную финансовую основу бизнеса.

Виды первичных документов в бухгалтерском учете: как оформлять и работать с ними 

Налоговая реформа по НДФЛ принята! Что изменится в работе бухгалтера в 2025 году

С 2025 года будет новая шкала для ставок НДФЛ – от 13 до 22%, в том числе для релокантов, изменятся стандартные вычеты на детей и сотрудников, сдавших нормы ГТО.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Бизнес в новых регионах начал получать статус социальных предприятий

Девять представителей МСП из Запорожской области впервые признали социальными предприятиями.

🎉 Снизили цену на подписку Клерк.Плюс до 99 рублей!

В течение недели подписка на сервис Клерк.Плюс будет стоить всего 99 рублей.

Маркетинг

WhatsApp или Viber: какой мессенджер выбрать для общения с клиентами

Мессенджеры — один из самых эффективных и удобных каналов коммуникации с аудиторией. Их функции позволяют решать большинство бизнес-задач — от формирования имиджа до увеличения продаж. Рассказываем, какие возможности для бизнеса способны предложить мессенджеры сегодня и где лучше начать рассылки.

WhatsApp или Viber: какой мессенджер выбрать для общения с клиентами
Автоматизация учета

Danone: как VK Process Mining помог увеличить производительность складов на 19%

Производительность склада — один из самых важных показателей для Danone. В какой-то момент команда заметила, что иногда сборка заказов отнимает большое количество времени, и для решения этой проблемы решили провести скрининг, используя VK Process Mining. 

Danone: как VK Process Mining помог увеличить производительность складов на 19%

Автобусы обяжут проходить весовой контроль

По требованию должностных лиц, которые проводят рейды, водители городских автобусов будут обязаны пройти весовой контроль.

6-НДФЛ

6-НДФЛ за 1 полугодие 2024 года: как правильно заполнить в 1С по шагам

В 2024 году форма и порядок заполнения расчета 6-НДФЛ в очередной раз претерпели изменения. Рассказываем, как заполнить в 1С 6-НДФЛ за первое полугодие по правилам 2024 года, на что обратить внимание.

6-НДФЛ за 1 полугодие 2024 года: как правильно заполнить в 1С по шагам

Интересные материалы

ЭДО в кадровом учете

Анкета кандидата и оформление новых сотрудников в КЭДО

Процесс приема на работу новых сотрудников разнится от компании к компании. В этой статье мы хотим поделиться, как КЭДО EasyDocs помогает средним и крупным компаниям работать с кандидатами и экономить время рекрутерам и кадровикам при приеме на работу новых сотрудников.

Анкета кандидата и оформление новых сотрудников в КЭДО