Кадровый электронный документооборот (КЭДО) легализован четыре года назад — с тех пор российские компании могут вести кадровое делопроизводство в электронном виде. Но трудовое законодательство РФ находится в постоянном движении — важно обращать внимание на новации и приводить свою работу в соответствии с новыми нормативными требованиями.
КЭДО упрощает жизнь HR-специалистам и сотрудникам — об этом, пожалуй, рынок уже достаточно информирован. Однако переход на КЭДО до сих пор вызывает вопросы с точки зрения организации процесса и законодательных нюансов применения электронных документов. Коротко очертим нормативную базу КЭДО и разберем наиболее острые вопросы, возникающие у HR-специалистов.
Нормативная база КЭДО
Основные законодательные акты, регулирующие работу кадровых подразделений с электронными документами, это:
Трудовой кодекс РФ,
Эти документы регламентируют защиту прав и интересов работников и работодателей, устанавливают правила применения электронной подписи (ЭП), а также регулируют порядок получения согласия сотрудников на обработку и передачу персональных данных (ПД).
Законодательство разрешает вести кадровый электронный документооборот двумя способами. Первый — через портал федеральной государственной информационной системы «Работа России», созданной Федеральной службой по труду и занятости. Второй — с использованием собственной локальной информационной системы работодателя или системы, предоставленной сторонним разработчиком (вендором).
Закон не запрещает совмещение этих двух подходов. Таким образом, работодатель может выбрать наиболее удобный для себя вариант взаимодействия с сотрудниками или при необходимости комбинировать оба способа.
Для перехода компании на кадровый электронный документооборот необходимо оформить внутренний локальный нормативный акт. Обычно это делается в виде приказа и Положения о КЭДО, которые закрепляют правила и процедуры использования системы в организации.
Закон разрешает подписывать все кадровые документы онлайн, кроме приказа об увольнении, журнала регистрации прохождения инструктажей по охране труда и акта о несчастном случае на производстве.
О чем важно помнить при переходе на КЭДО: четыре нюанса
По опыту HRlink можно выделить четыре наиболее часто встречающихся острых вопроса, которые встают перед компаниями при переходе на КЭДО и дальнейшем его применении.
Нюанс 1: обмен электронными документами с ИП, самозанятыми и исполнителями по договору ГПХ
Современные системы кадрового электронного документооборота обеспечивают удобный обмен документами как со штатными сотрудниками, так и с внешними подрядчиками, включая индивидуальных предпринимателей (ИП), самозанятых и исполнителей по договорам гражданско-правового характера (ГПХ). При этом важно учитывать, что договор с внешними исполнителями должен быть ориентирован на достижение конкретного результата, а не на описание порядка взаимодействия, как в случае с трудовыми отношениями.
Важно иметь в виду ограничение на заключение договоров с самозанятыми, которые ранее были штатными сотрудниками компании. Запрет действует в течение двух лет с момента их увольнения. Такая ситуация особенно актуальна для крупных организаций с высокой текучестью кадров, где подобные случаи возникают чаще — их не всегда просто отследить.
Если такой случай обнаружится, то отношения с самозанятым будут признаны трудовыми. Компанию ждут существенные расходы: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы по трем видам обязательного страхования за весь период работы человека, а также штраф за несвоевременную уплату НДФЛ и пени за просрочку.
Для обмена электронными документами с ИП, самозанятыми и исполнителями по договорам ГПХ стороны должны предварительно заключить соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Кроме того, необходимо подписать соглашение о передаче и обработке персональных данных, чтобы обеспечить юридическую корректность и безопасность взаимодействия.
Удобным вариантом получения согласия на обработку персональных данных может стать использование внешних систем, таких как сайт компании. Исполнители самостоятельно вводят свои персональные данные и дают компании согласие на их обработку. Затем полученные данные передаются для работы в КЭДО.
Важно упомянуть, что в соответствии с положениями Федерального закона № ФЗ-377 согласие о взаимодействии в КЭДО с дистанционными сотрудниками можно также подписать в электронном виде.
Нюанс 2: работа с машиночитаемыми доверенностями и порядок передоверия МЧД
С сентября 2024 года в России начали действовать новые правила работы с доверенностями для подписания электронных документов. Теперь машиночитаемая доверенность (МЧД) обязательна для всех, кто подписывает документы от имени организации.
МЧД может быть создана в двух форматах
— МЧД 002 позволяет работать с контрагентами — обмениваться документами, совершать сделки, проводить расчеты;
— МЧД 003 (единый формат) используется как для работы с контрагентами, так и для взаимодействия с госорганами.
В этих же форматах осуществляется передача и хранение МЧД. Для передачи доверенности контрагентам достаточно выгрузить файл МЧД с открепленной ЭП и отправить его архивом.
МЧД заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая выдается только руководителю организации. Остальные подписанты используют личную УКЭП с прикрепленной МЧД, заверенной руководителем, для подтверждения их полномочий.
Передоверие МЧД возможно согласно нормам Гражданского кодекса, а отзыв доверенности выполняется оператором информационной системы на основании заявления.
Использование МЧД в системе кадрового электронного документооборота обязательно, в противном случае подписанные документы будут считаться нелегитимными.
Важная особенность — регистрация МЧД в ФНС требуется только при взаимодействии с налоговыми органами, подаче отчетности, участии сотрудников компании в проверках или если оператор ЭДО запрашивает подтверждение полномочий подписанта.
Нюанс 3: особенности процедуры проверки государственной инспекции труда в компаниях с КЭДО
В Российской Федерации до 1 января 2030 года действует мораторий на плановые проверки компаний со стороны государственной инспекцией труда (ГИТ). Однако есть исключения: проверки возможны на предприятиях с высокой степенью риска в производственной деятельности, при внеплановых инспекциях из-за угрозы жизни и здоровью работников, для контроля исполнения ранее выданных предписаний ГИТ, а также при массовых жалобах сотрудников на задержку выплаты заработной платы.
При проведении проверок компании, применяющие кадровый электронный документооборот, предоставляют по запросу инспекторов ГИТ документарные zip- архивы, подписанные электронной подписью в соответствии с действующими нормативными требованиями. Такие документы инспекторы ГИТ обязаны принимать как равнозначные оформленным на бумажном носителе.
Если региональное подразделение ГИТ или иной надзорный орган не может принять документы в электронном виде, то компания вправе передать архивы на защищенном в соответствии с требованиями Закона № 152-ФЗ физическом носителе.
Еще один законодательно разрешенный альтернативный вариант предусмотрен Законом № 63-ФЗ. Он позволяет компании распечатать документ из электронного архива с оттиском ЭП, заверить его штампом организации и отправить на проверку.
При проведении проверок инспекторы ГИТ могут запросить локальные нормативные акты о внедрении КЭДО и договор с поставщиком информационной системы.
Отмечу, что хранение сканированных документов, раскрывающих персональные данные сотрудников, такие как паспорт или СНИЛС, в электронной кадровой учетной системе запрещено. По истечении срока хранения данные документы должны быть уничтожены. Факт уничтожения сканированных персональных документов оформляется актом, который автоматически формируется в КЭДО.
Нюанс 4: передача электронных кадровых документов в архив для долгосрочного хранения
Основным документом, регулирующим архивное хранение электронных кадровых документов, является Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» № 125-ФЗ. В декабре 2024 года в него внесли поправки, касающиеся доступа к архивным документам в электронном виде.
Специальных сроков хранения для электронных кадровых документов закон не устанавливает. Поэтому кадровые службы ориентируются на общие сроки долгосрочного хранения: 75 лет для дел, завершенных до 1 января 2003 года, и 50 лет для дел, завершенных после этой даты.
Более конкретные сроки хранения архивов электронных документов определены Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 года «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов…». Согласно этому приказу, сроки хранения устанавливаются локальными нормативными актами организации, ответственной за их хранение. Электронные документы (ЭД) могут размещаться в собственной Системе хранения электронных документов (СХЭД) компании, на серверах специализированных операторов или на отдельных материальных носителях.
При этом важно помнить, что выбранная форма хранения должна обеспечивать защиту архивных данных от утраты из-за физического износа носителей, их морального устаревания или несовместимости со средствами считывания.
Начать дискуссию