Ошибки в аренде, которые приводят к доначислениям

Несостыковки в площади, странные допуслуги, нестыкующиеся акты или аренда у собственника, который не платит налоги.

Кейсов много. У кого то аренда оформлена на ИП, фактически помещения нет, но расходы учтены. У кого то большие суммы аренды распределены некорректно. У кого то арендатор оплачивал коммуналку напрямую, но учёл её как обычные расходы. Инспекция видит такие вещи мгновенно. И доначисления по аренде доходят до миллионов, потому что тянут за собой налог на прибыль, НДС и страховые.

Чтобы понять, где начинаются реальные риски, важно посмотреть на аренду глазами налоговой. Там нет романтики. Есть аналитика, документы и логика хозяйственной деятельности.

Здесь всё просто. Аренда это один из самых крупных и самых легко проверяемых расходов. Инспектору достаточно сделать несколько шагов.

• Посмотреть договор.

• Сравнить реальные площади с теми, что указаны на бумаге.

• Проверить собственника через ЕГРН.

•  Оценить коммунальные расходы. 

• Посмотреть переписку о передаче помещений.

Если что то не сходится, запрашивают документы.

Кроме того, аренда часто используется в схемах дробления или вывода активов. Когда помещение оформлено на родственника, сдается по завышенной цене или передается через череду посредников. Налоговая такие конструкции видит как признак искусственного завышения расходов.

Есть несколько направлений, по которым ФНС почти всегда задает вопросы. Они не зависят от масштаба бизнеса. Маленькая компания может попасть в ту же логику, что и холдинг.

Первая тема это реальность помещения. Был ли фактический доступ, есть ли ключи, подписывались ли акты передачи, пользовались ли сотрудники конкретным офисом. Иногда достаточно посмотреть фотографии помещений или спросить показания у арендатора по соседству, чтобы убедиться, что бизнес там не находился.

Вторая тема это экономическая обоснованность расходов. Суды давно закрепили подход, что расходы должны быть связаны с деятельностью и обоснованы. Но инспекторы трактуют это по своему. Если аренда огромная, а сотрудников три человека, вопросы появляются автоматически.

Третья тема это коммунальные и эксплуатационные расходы. Здесь ФНС проверяет два момента. Соответствуют ли суммы реальному потреблению и правильно ли распределены. Часто компании оплачивают коммуналку за весь объект, а учитывают как свою. Это ошибка, которая регулярно приводит к доначислениям.

Четвертая тема это цена аренды. Если ставка выше рынка, инспекция хочет знать почему. Если ставка минимальная, инспекция тоже хочет знать почему. Любое отклонение должно иметь объяснение.

Почти все проблемы в аренде можно разложить на несколько типичных ситуаций.

Первая. Договор подписан, но акта приема передачи нет. По документам помещение не передано, но аренду включают в расходы. Инспекция трактует это просто. Нет передачи значит нет фактического использования.Такое происходит не всегда, но такие формальности важны. 

Вторая. Аренда у собственника, который не имеет помещений в собственности. Например, ИП сдает помещение, а по ЕГРН у него ничего нет. Или сдаваемая площадь не соответствует площади в кадастровом паспорте. Такие несостыковки приводят к признанию расходов необоснованными.

Третья. Коммуналка включена в аренду, но в расходах учтена отдельно. Или наоборот. В итоге суммы не совпадают с реальными показаниями, и налоговая видит двойной учет.

Четвертая. Арендатор использует только часть помещения, но оплачивает всё. Если в договоре не прописано, какая часть используется, а расходы распределены произвольно, это вызывает вопросы.

Пятая. Аренда оформлена на аффилированное лицо. Родственник, партнер, компания второй линии. Это не запрещено, но требует внятных объяснений. Инспекция почти всегда проверяет такие отношения на предмет завышения расходов.

Шестая. Отсутствие фактических подтверждений. Нет переписки о доступе, нет фото помещений, нет данных о работниках, которые там находились. Если офис был виртуальным, а люди работали дома, ФНС расценивает аренду как попытку уменьшить базу.

Чтобы избежать доначислений, важно проверять аренду не только в момент заключения договора, но и в процессе. И есть один список, которым стоит пользоваться всем, кто ведет учет.

1. Всегда оформляйте акт приема передачи и акт возврата помещения. Это база.

2. Храните подтверждения фактического использования. Фото, переписку, пропуска, доступ в помещение.

3. Сверяйте площади с ЕГРН. Несоответствие площадей почти всегда вызывает интерес инспекции.

4. Проверьте собственника. Если у него нет объекта в собственности, расходы под угрозой.

5. Разделяйте коммуналку и эксплуатационные расходы. И учитывайте их корректно.

6. Если арендодатель аффилированный, готовьте объяснение по цене. Почему такая ставка, чем она обоснована, есть ли рыночные примеры.

7. Прописывайте фактическое место использования помещения. Если занимает только часть площади, лучше это отразить.

8. Проверяйте, что аренда связана с деятельностью компании. Суды обращают на это огромное внимание.

Этот список кажется простым. Но в реальности он закрывает большинство причин для доначислений.

Ошибки в аренде возникают не из за хитрых схем. Чаще всего это спешка, привычка подписывать документы на автомате или отсутствие внутренних процедур. Но налоговая на аренду смотрит иначе. Это понятный, контролируемый, легко проверяемый расход. И если что то в нем не сходится, вопросов будет много.

Хорошая новость в том, что аренда один из тех участков, где защита строится просто. Документы. Факты. Пояснения. Если всё это есть, доначислений почти не бывает.

Это не про идеальные компании. Это про внимательность и спокойствие. И про то, чтобы не оставлять пробелов там, где их легко заметит инспектор.

Если хочется увидеть, как похожие ошибки проявляются в реальных кейсах, в нашем Telegram-канале есть короткая история о том, как одна неточность в данных ЕГРН привела к серьёзным налоговым последствиям.