Какие кадровые документы нужны ИП: общие правила
Бизнес идет в гору, пришло время расширяться, и ИП нанимает первого сотрудника. В этот самый момент у него появляются новые обязательства по ведению кадрового учета (КУ).
Простыми словами, это система сбора, хранения и обработки информации о сотрудниках, а также оформления трудовых отношений в соответствии с законодательством. Например, КУ включает следующие процедуры: прием и увольнение сотрудников, оформление отпусков, ведение табелей учета рабочего времени, подготовку приказов и т. п.
Сферу трудовых отношений регулирует Трудовой кодекс, закон «О персональных данных» от 27.07.2006 №152-ФЗ, постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, приказы Росархива от 20.12.2019 № 236 и № 237.
Принципиальных отличий в том, кто ведет кадровый учет, нет. То есть независимо от организационно-правовой формы работодателя — юридическое лицо или ИП — набор документов примерно одинаковый.
Предприниматели, как и ООО, обязаны издавать:
локально-нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о персональных данных, Положение об оплате труда и др.);
организационно-распорядительные документы (приказы о приеме на работу, командировке, предоставлении отпуска и др.);
документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда (табель, расчетные ведомости и т. д.).
Онлайн-бухгалтерия Ак Барс Банк — это сервис для малого и среднего бизнеса, который позволяет вести бухгалтерский, налоговый и кадровый учет в одном удобном интерфейсе.
Классифицируем обязательные документы и распишем более подробно, что должен иметь каждый ИП-работодатель.
Группа кадровых документов | Наименование | Для чего нужен |
Локальные нормативные акты (ЛНА) | Правила внутреннего трудового распорядка | Устанавливает режим работы, порядок приема, перевода и увольнения сотрудников, основные права и обязанности работников и работодателя; обеспечивает организацию трудовой дисциплины. |
Положение об обработке персональных данных сотрудников | Определяет порядок сбора, хранения, использования и защиты персональных данных работников согласно закону от 27.07.2006 №152-ФЗ. | |
Положение об оплате труда и премировании | Регламентирует систему оплаты труда, размеры и условия выплаты заработной платы, премий и других стимулирующих выплат | |
Инструкции по охране труда и ведомость ознакомления с ними | Обеспечивают безопасность труда и предотвращение несчастных случаев, а ведомость подтверждает, что сотрудники прошли инструктаж | |
Организационно-распорядительные документы | Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска, командировках, премировании и т. д. | Распоряжения руководства, которые фиксируют ключевые кадровые события и изменения в трудовых отношениях. Служат основанием для внесения записей в трудовые книжки и подачи ЕФС-1. |
Штатное расписание | Документ, в котором перечислены все должности с указанием количества штатных единиц и размеров окладов. На его основе формируется ФОТ. | |
График отпусков | Помогает организовать работу без простоев, а также обеспечивает соблюдение прав работников на отдых. | |
Документы по учету рабочего времени и расчетов по оплате труда | Табель учета рабочего времени | Фиксирует фактически отработанное времени каждым сотрудником. |
Трудовые договоры с сотрудниками | Основной документ между работодателем и работником, устанавливает права, обязанности и условия труда. | |
Личные карточки работников (не обязательны, но можно вести по желанию) | Служат для систематизации и хранения персональных данных, сведений о трудовой деятельности и квалификации сотрудников. Упрощают КУ. | |
Трудовые книжки (если ведутся в бумажном виде) | Подтверждают трудовой стаж и историю карьеры каждого сотрудника. Сейчас многие специалисты предпочитают электронный формат: это нужно уточнить при трудоустройстве. | |
Ведомости по зарплате | Фиксируют начисления и выплаты зарплаты каждому сотруднику, необходимы для бухучета и отчетности. | |
Дополнительные документы (оформляются по ситуации, не всегда обязательны) | Должностные инструкции (если не все обязанности прописаны в трудовом договоре) | В этом документе подробно описываются функции, права и полномочия для конкретной должности. ДИ помогает четко регламентировать трудовые задачи и избежать разногласий с работником. |
Положение о коммерческой тайне | ЛНА, устанавливающий правила защиты конфиденциальной информации бизнеса и обязанности персонала по ее неразглашению. | |
Договоры о материальной ответственности | Нужны только для сотрудников, которые имеют непосредственный доступ к материальным ценностям и имуществу организации. | |
Журнал прохождения медосмотров (если требуется по закону) | Нужен для фиксации даты медосмотров тех сотрудников, для кого он обязателен (общепит, водители, операторы тяжелой техники). | |
График сменности | Нужен при сменном графике, помогает организовать непрерывный производственный процесс. |
Если инспекторы ГИТ обнаружат отсутствие обязательных кадровых документов или задержки с их оформлением, то выпишут индивидуальному предпринимателю административный штраф по ст. 5.27.1 КоАП:
в общих случаях — от 2 000 до 5 000 руб.;
за допуск работника к труду без прохождения обязательных медицинских осмотров, обучения (инструктажа), проверки знаний требований охраны труда — от 15 000 до 25 000 руб.;
за повторное нарушение в рамках ст. 5.27.1 КоАП — от 30 000 до 40 000 руб. Также могут приостановить деятельность до 90 суток.
Упрощенный порядок для ИП–микробизнеса
Для предпринимателей, чей бизнес относится к категории микропредприятий предусмотрены послабления (закон от 03.07.2016 № 348-ФЗ).
Микробизнесом считаются предприниматели, если:
численность нанятых сотрудников не превышает 15 человек;
годовой доход — не выше 120 млн. руб. (подп. 2 п. 1.1 ст. 4 закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ, постановление Правительства от 04.04.2016 № 265).
Проверить, относится ли ваш бизнес к микропредприятиям, можно с помощью сервиса Единый реестр субъектов МСП.
Для микробизнеса установлены особенности ведения кадрового учета (ч. 1 ст. 309.1 ТК), перечислим основные.
1. Отказ от локальных нормативных актов
Микропредприятия вправе полностью или частично отказаться от утверждения внутренних нормативных документов, за исключением ЛНА о временном переводе работников на дистанционную работу (ст. 309.2 ТК).
В частности, такие ИП-работодатели могут обойтись без (ст. 309.2 ТК):
правил внутреннего трудового распорядка;
положения об оплате труда;
положения о премировании;
графика сменности;
прочих ЛНА, регулирующих трудовые отношения (их перечень открыт и зависит от специфики деятельности и формы занятости).
Но есть одно условие: если выбираете отказ от принятия локальных нормативных актов, используйте типовую форму трудового договора, утвержденную постановлением Правительства от 27.08.2016 № 858.
2. Типовая форма трудового договора
Типовая форма была специально разработана, чтобы упростить кадровый учет субъектов малого предпринимательства. Этот документ включает все условия, чтобы трудовой договор соответствовал требованиям законодательства.
В частности, в форме прописаны права и обязанности работника и работодателя, оплата труда, рабочее время и отдых, охрана труда, социальное страхование, ответственность сторон и т. д.
В примечаниях отдельно указано, какие пункты применяются или исключаются для разных категорий работников в зависимости от характера их занятости. ИП может исключать ненужные разделы / положения, если это неактуально для конкретного работника, а также дополнять текст новыми условиями при условии, что они не ухудшают положение работника.
Важно: как только статус микробизнеса будет утрачен предпринимателем (например, ИП наймет в штат шестнадцатого работника или заработает за год более 120 млн руб.), он будет обязан в течение четырех месяцев перейти к стандартному ведению кадрового учета. Тогда от типовых трудовых договоров тоже можно отказаться.
Если ИП–микропредприятие самостоятельно принимает решение не упрощать КУ, он не обязан заключать трудовые договоры по типовой форме (письмо ГИТ в Москве от 17.02.2021 № 77/10-4921-ОБ/18-1299).
Какие еще дополнительные послабления в КУ есть у ИП
Даже если ИП не относится к микропредприятиям, он может пользоваться дополнительными привилегиями для работодателя-физлица, которые закреплены в гл. 48 ТК.
Дополнительные основания для увольнения. Предприниматели вправе закрепить в трудовом договоре свои причины увольнения, если они не дискриминируют работников по полу, возрасту, национальности.
Сокращенный срок уведомления об изменении условий трудового договора. Вместо двух месяцев — за 14 календарных дней.
Сокращенный срок предупреждения об увольнении при сокращении штата или закрытии ИП. Предприниматель может сообщить работникам менее чем за два месяца и при этом не выплачивать выходное пособие.
Право заключать срочные трудовые договоры. Ограничений нет, что удобно для сезонного или проектного характера работы.
Онлайн-бухгалтерия Ак Барс Банк — отличное решение для ИП, которые хотят сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной работе.
Сервис автоматически обновляет формы документов в соответствии с актуальным законодательством, напоминает о важных кадровых событиях и сроках, а также позволяет быстро подготовить отчеты для госорганов. Это снижает риски, экономит время и избавляет от необходимости держать в штате отдельного кадровика или бухгалтера.
Читайте также:
Оплата по QR-коду или банковской картой: что выбрать бизнесу.
Хочу открыть ООО: с чего начать, как зарегистрировать и что делать дальше.
Как не нарушить 115-ФЗ и не попасть под блокировку
Обезопасьте компанию от проверок и блокировок
Бесплатно получите памятку по грамотному использованию расчетного счета:
Реклама: ПАО «АК БАРС» БАНК, ИНН: 1653001805, erid: 2W5zFHUD7Ri
Начать дискуссию