Обязательные ЭПД с 1 сентября 2026: что нужно знать бухгалтеру и руководителю

Нормативная основа — закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Он закрепил: транспортные накладные, заказы-заявки, экспедиторские документы, авиа- и железнодорожные накладные передаются в ГИС ЭПД. Бумажный формат — только в исключительных случаях по перечню Минтранса.

Если вы получаете товар от поставщика с доставкой — с 01.09.2026 вам как грузополучателю тоже нужно подписывать электронную транспортную накладную. Без этого документ не будет считаться надлежащим образом оформленным.

Цифровизация идет поэтапно:

С 1 марта 2026 года оказывать транспортно-экспедиционные услуги без включения в реестр незаконно. Если вы пользуетесь услугами экспедитора — проверьте, что он в реестре. Если нет, это ваши налоговые риски.

Реестр касается компаний и ИП, которые организуют перевозку грузов по договору транспортно-экспедиционных услуг (ТЭУ): бизнес выступает посредником между грузовладельцем и перевозчиком. Экспедитор не обязан быть перевозчиком — он может привлекать третьих лиц.

Чистые перевозчики, работающие только по договору перевозки без экспедиционной составляющей, в реестр экспедиторов не включаются — для них отдельный реестр с 1 марта 2027 года.

Нормативное основание: ст. 1 ФЗ от 07.06.2025 № 140-ФЗ, ПП от 14.02.2026 № 139 (платформа «ГосЛог»).

Экспедиторы, работавшие до 1 марта 2026 года, обязаны подать уведомление о включении в реестр до 30 апреля 2026 года (60 календарных дней с даты вступления нормы в силу). Новым экспедиторам — до заключения первого договора.

Использование услуг экспедитора, не включенного в реестр, создает два риска:

1. Налоговые. ФНС вправе поставить под сомнение экономическую обоснованность расходов на экспедиторские услуги и отказать в их признании при налогообложении.

2. Договорные. При нарушении сроков или утрате груза привлечь незарегистрированного экспедитора к ответственности будет затруднено.

ФЗ № 140-ФЗ внес изменения одновременно в несколько отраслевых актов. С 1 сентября 2026 года в обязательном электронном формате оформляются:

Каждый документ формируется в формате XML, подписывается несколькими участниками перевозки (каждый — своим «титулом») и передается в ГИС ЭПД через оператора, аккредитованного Минтрансом.

Важно для бухгалтера: экспедиторские документы впервые получили обязательный электронный формат. Если компания работает через экспедитора, перестраивать процессы нужно обеим сторонам.

Это ключевой раздел для тех, кто ведет учет, — не для логистов.

Юридическая сила. Электронная транспортная накладная, подписанная УКЭП, равнозначна бумажному оригиналу (ст. 6 ФЗ от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

Подтверждение расходов. ЭТрН, подписанная УКЭП, является надлежащим первичным документом по ст. 9 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и подтверждает расходы по ст. 252, 254, 264 НК.

Вычет НДС. Транспортная накладная не входит в обязательный перечень документов для вычета НДС, но при камеральной проверке ФНС вправе запросить подтверждение реальности перевозки — ЭТрН из ГИС ЭПД служит таким подтверждением.

Хранение ЭПД. Минимальный срок — 5 лет (ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Документы хранятся на трех уровнях: у клиента в учетной системе, у оператора ИС ЭПД (минимум 5 лет), в ГИС ЭПД (5 лет + долговременное хранение). Рекомендуется хранить копии в собственной учетной системе — зависимость только от ГИС ЭПД создает риски при смене оператора.

ЭТрН — не единый файл, а комплекс из 8 XML-титулов. Для бухгалтера важны два момента:

1. Т1–Т4 — обязательные титулы для каждой перевозки: условия, прием груза, подтверждение получения, доставка.

2. Т5–Т6 — опциональные титулы первичного учета (аналог УПД): заполняются, если стороны используют ЭТрН как первичный документ для подтверждения расходов (ст. 252 НК).

Все титулы связаны уникальным идентификатором перевозки и хранятся в ГИС ЭПД.

Путевой лист — обязателен для учета работы водителя и ТС; электронная форма (ЭПЛ) пока добровольна, кроме перевозок алкоголя.

Важно: межоператорский роуминг для ЭПЛ не поддерживается. Все участники оформления (владелец ТС, медработник, механик, водитель) должны быть подключены к одному оператору ИС ЭПД.

Авиация. С 1 сентября 2026 года грузовые авиационные накладные оформляются в электронном виде и передаются в ГИС ЭПД через оператора, аккредитованного Минтрансом. Международные рейсы — в общем порядке на внутрироссийском участке; на трансграничном продолжают действовать стандарты IATA (e-AWB).

Железная дорога. С 1 сентября 2026 года ж/д накладные — только в электронном виде через ГИС ЭПД. Ключевой вопрос — взаимодействие с ЭТРАН (система РЖД): порядок интеграции прорабатывается на уровне Минтранса и ОАО «РЖД»; соглашение на 31.03.2026 не подписано.

На 31 марта 2026 года финальный перечень исключений официально не утвержден. Минтранс опубликовал проект приказа (публичное обсуждение — до 06.04.2026). Согласно проекту, бумажный формат сохраняется при:

• перевозках на территориях с особым правовым режимом (ЧС, военное положение, КТО);

• воинских перевозках и перевозках для нужд обороны;

• участии в перевозке иностранного физлица или юрлица в качестве грузоотправителя / грузополучателя;

• каботажных перевозках перевозчиками из стран ЕАЭС;

• перевозках для личных нужд физических лиц.

После подписания приказ вступит в силу одновременно с основным требованием — с 1 сентября 2026 года — и будет действовать до 1 сентября 2032 года. Аналогичный перечень для экспедиторских документов опубликован 11.12.2025.

На кого требование не распространяется: физлица для личных нужд (без договора перевозки) и трансграничный участок международных перевозок (CMR, AWB/e-AWB, ЦИМ/СМГС).

С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов КЭП от имени организации сотрудником (не руководителем) требуется машиночитаемая доверенность (МЧД).

МЧД подписывается УКЭП руководителя и публикуется в реестре ФНС. Оператор автоматически проверяет ее наличие при подписании каждого титула.

Работа без реестра (ч. 3–4):

Непредоставление сведений о свойствах груза (ч. 10):

Нарушение ОРД-обязанностей (ч. 5–9): от 0,1% до 0,3% годовой выручки, минимум 500 000 руб.; повторное — от 1% до 3%, минимум 1 000 000 руб.

Важно: специальные составы за непередачу ЭПД в ГИС ЭПД находятся на стадии законопроекта (статус на 31.03.2026 уточняется). До их принятия применяются действующие нормы КоАП об отсутствии перевозочных документов.

Отсутствие транспортной накладной в любом формате лишает права подтвердить расходы на перевозку для налога на прибыль и обосновать вычет НДС.

Третий этап — ФЗ от 29.12.2025 № 520-ФЗ. С 1 марта 2027 года на платформе «ГосЛог» запускается реестр перевозчиков: юрлица и ИП, перевозящие грузы по договору перевозки на ТС от 3,5 тонн.

Удалить или аннулировать документ из ГИС ЭПД невозможно. Исправление — это создание нового исправленного титула.

• Если вы — экспедитор: до 30 апреля 2026 года подайте уведомление о включении в реестр на сайте Минтранса. Требование уже действует.

• Если вы — перевозчик: выберите оператора ИС ЭПД, настройте интеграцию с учетной системой, оформите МЧД для логистов и диспетчеров, проведите пилотные перевозки с ключевыми контрагентами.

• Если вы — бухгалтер или руководитель, получающий товары с доставкой: убедитесь, что ваши поставщики и логисты подключены к ГИС ЭПД, включите требование о подключении в договорные условия — без этого вы не сможете подписать ЭТрН как грузополучатель.

• Если вы — участник авиа- или ж/д перевозок: форматы накладных пока не утверждены, но ФНС подтвердила на отраслевой конференции в феврале 2026 года: отсрочки не будет, 1 сентября 2026 года — финальная дата.

«1С-ЭПД» — ваш надежый помощник в переходе на работу с электронными транспортными документами. Сервис позволяет:

• Создавать и обмениваться ЭПД со всеми участниками грузоперевозок. Выполняются все требования 140-ФЗ.

• Подавать сведения в ГИС ЭПД. Направляет сведения в госсервис, обеспечивает корректность заполнения документов и безопасность процесса. 

• Работать в одном окне. Интегрируется с типовыми и нетиповыми конфигурациями 1С. Есть варианты подключения по API и в свое платформенное решение. 

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН: 4027145240, erid: 2W5zFHDWamX