Трудовые мигранты в 2026 году: полный гид для работодателя по документам, квотам и рискам

Порядок оформления иностранца зависит от его статуса и режима въезда в Россию. Например, гражданам ЕАЭС не требуются разрешительные документы, а для найма большинства работников из визовых стран разрешения нужны и сотруднику, и работодателю.

Перед заключением договора проверьте, на каком основании кандидат вправе работать в России. Например, у иностранца с патентом узнайте регион действия документа. Если в патенте указаны профессия или вид деятельности, уточните соответствие будущей работы этим сведениям. 

Также проверьте кандидата в реестре контролируемых лиц МВД. В него включают иностранцев, у которых нет законных оснований для нахождения в России, например по окончании срока действия патента, разрешения на работу, РВП или ВНЖ. Если в реестре есть сведения о кандидате, допускать его к работе нельзя.

Перед наймом учитывайте ограничения по виду деятельности. Главное — не путайте квоту на привлечение визовых иностранцев и допустимую долю иностранных работников.

Квоты устанавливают на выдачу приглашений на въезд и разрешений на работу иностранцам, которые приезжают в Россию по визе. В 2026 году квоты утверждены постановлением Правительства от 28.11.2025 № 1920. Для отдельных категорий действуют исключения. Квоты не распространяются на ВКС.

Допустимая доля — это максимальная доля иностранных работников в общей численности персонала. Такая доля устанавливается для отдельных видов деятельности. На 2026 год ограничения вводит постановление Правительства от 05.12.2025 № 1995. Например, в строительстве иностранцы могут составлять не более 50% работников, при выращивании овощей — 40%, в пассажирском и грузовом автотранспорте — 24%. 

При этом для отдельных регионов предусмотрены свои значения, и они могут отличаться от общих федеральных ограничений. Поэтому перед приемом иностранца сверьте код ОКВЭД с постановлением Правительства № 1995 и проверьте правила вашего субъекта РФ.

При заключении трудового договора иностранец предъявляет (ст. 65 ТК):

• паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;

• трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности — если они есть;

• СНИЛС. При его отсутствии сведения для регистрации передает работодатель;

• документ об образовании или квалификации — если работа требует специальных знаний;

• справку об отсутствии судимости — если нужна по закону.

Документы воинского учета иностранные граждане не предъявляют. Дополнительно работодатель запрашивает (ст. 327.3 ТК):

В зависимости от статуса проверьте патент, разрешение на работу, региональные ограничения или выполнение специальных требований.

Временно пребывающие иностранцы из безвизовых стран, которым не установлен другой порядок трудоустройства, работают в России по патенту (ст. 13.3 закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Перед заключением договора проверьте:

• Срок действия патента. Документ действует в период, за который уплачен фиксированный авансовый платеж по НДФЛ. Если следующий платеж не внесен вовремя, действие патента прекращается со дня, следующего за последним оплаченным днем. Запросите подтверждение оплаты.

• Регион действия. По общему правилу работать можно только в субъекте РФ, где выдан патент.

• Профессию или должность, если она указана. Региональные власти вправе установить требование об указании в патенте профессии, специальности, должности или вида деятельности. В таком случае поручить иностранцу другую работу нельзя.

Из правила о регионе есть исключение для Москвы и Московской области. С 1 сентября 2025 года действует соглашение, по которому патент, выданный в одном из этих субъектов, позволяет работать и в другом.

Кроме того, субъекты РФ вправе запрещать привлечение работников с патентами в отдельных сферах. Например, в Санкт-Петербурге в 2026 году такой запрет действует для работы в такси и курьерской доставке. 

При найме обычного временно пребывающего иностранца из визовой страны документы оформляют и работодатель, и сам сотрудник. В общем случае схема выглядит так:

1. Работодатель получает разрешение на привлечение и использование иностранных работников.

2. На конкретного иностранца оформляют разрешение на работу.

3. Работодатель оформляет приглашение на въезд, а иностранный гражданин получает на его основании рабочую визу.

Само разрешение на работу ограничивает место и характер работы, но для отдельных профессий есть исключения. Например, иностранного геолога можно направить в командировку в другой регион на срок до 10 календарных дней за период действия разрешения на работу. Если работа носит разъездной характер и это указано в трудовом договоре, срок работы вне региона может составлять до 60 календарных дней (подп. «а», «б» п. 1 приложения к приказу Минздравсоцразвития от 28.07.2010 № 564н).

Такие граждане могут трудиться в РФ без патента и разрешения на работу. Упрощен и порядок признания образования. Дипломы, выданные образовательными организациями ЕАЭС, признаются в России без отдельной процедуры. 

Исключение — допуск к медицинской и фармацевтической деятельности. Для него нужно пройти установленную в России процедуру признания документов. Если диплом составлен не на русском языке, работодатель вправе запросить нотариально заверенный перевод.

Иностранец с РВП работает в субъекте РФ, где ему разрешено временное проживание (п. 5 ст. 13 закона № 115-ФЗ). Поэтому до приема сверьте регион РВП с местом будущей работы. Для отдельных профессий допустимы командировки и разъездная работа в других регионах в пределах установленных сроков. 

Иностранец с ВНЖ вправе работать в разных субъектах РФ.

По ст. 13.2 закона № 115-ФЗ работодателю не нужно получать обычное разрешение на привлечение и использование иностранных работников. На ВКС также не распространяется допустимая доля иностранных работников.

Статус ВКС связан с размером вознаграждения. Для большинства специалистов в 2026 году оно должно составлять не менее 750 тыс. руб. за квартал. Для научных работников, преподавателей, сотрудников отдельных ИТ-компаний, резидентов особых экономических зон и некоторых других категорий установлены специальные требования.

С 1 марта 2027 года требования изменятся. Для большинства ВКС минимальное вознаграждение составит 717 тыс. руб. в месяц, для ряда специальных категорий — 358,5 тыс. руб. в месяц (закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ). 

Работодатель также должен ежеквартально уведомлять МВД об исполнении обязательств по выплате зарплаты ВКС. Уведомление подают не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом (п. 13 ст. 13.2 закона № 115-ФЗ).

Временно пребывающему ВКС работодатель должен обеспечить медицинскую помощь. Если у сотрудника нет полиса ДМС, заключите договор с медицинской организацией.

Беженцам и иностранцам, получившим временное убежище в России, патент и разрешение на работу не требуются (подп. 11 и 12 п. 4 ст. 13 закона № 115-ФЗ). Льготный порядок действует, пока сохраняется соответствующий статус.

С иностранцем можно заключить трудовой или гражданско-правовой договор. Разберем основные нюансы оформления.

Трудовой договор оформите по правилам ст. 57 ТК. В нем пропишите место работы, трудовую функцию, дату начала работы, условия оплаты труда и другие обязательные сведения.

В зависимости от статуса работника в договоре укажите сведения:

• о патенте или разрешении на работу — для временно пребывающего иностранца, которому нужен такой документ;

• об РВП или РВПО — для временно проживающего;

• о ВНЖ — для постоянно проживающего;

• реквизиты полиса ДМС или договора работодателя с медорганизацией — для временно пребывающего ВКС.

Если трудовой договор нужен иностранцу, чтобы получить разрешение на работу, можно сначала подписать документ, а реквизиты разрешения внести после его оформления. Приступить к работе сотрудник сможет не раньше дня получения разрешения (ст. 327.3 ТК).

Обычно с иностранцем заключают трудовой договор на неопределенный срок. Срочный договор можно оформить только по основаниям из ст. 59 ТК, например для сезонной работы или на время отсутствия основного сотрудника (ст. 327.1 ТК).

Нельзя устанавливать срок договора только потому, что через несколько месяцев заканчивается патент, разрешение на работу, РВП или другой миграционный документ.

Если во время работы закончится срок патента, разрешения на работу, РВП, ВНЖ или медицинского обеспечения ВКС, сотрудника сначала отстраняют от работы. Если в течение месяца он не оформит новый документ, трудовой договор прекращают по ст. 327.6 ТК. 

С иностранцем можно заключить договор подряда, оказания услуг или другой гражданско-правовой договор, если сотрудник будет выполнять конкретную работу или оказывать определенную услугу.

ГПД не отменяет миграционные требования. Закон № 115-ФЗ распространяет их и на работодателей, и на заказчиков работ или услуг. Поэтому, если иностранцу для работы нужен патент или разрешение, этот документ потребуется и при ГПХ. Также соблюдайте территориальные, профессиональные и другие ограничения, установленные для конкретного статуса.

Договор ГПХ нельзя использовать, чтобы оформить фактического штатного сотрудника как исполнителя. Человек на ГПД не должен постоянно выполнять трудовую функцию под управлением работодателя, как штатный сотрудник.

На трудовые отношения указывают, например:

• регулярное выполнение одной и той же трудовой функции;

• соблюдение установленного работодателем графика;

• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка;

• контроль со стороны руководителя;

• предоставление рабочего места, оборудования и других условий для работы;

• регулярные выплаты за процесс труда, а не за объем оказанных услуг.

Если отношения по договору ГПХ признают трудовыми, считается, что трудовые отношения возникли со дня фактического начала работы (ст. 19.1 ТК). Работодателю придется заключить трудовой договор с этой даты, пересчитать НДФЛ и страховые взносы, доплатить недостающие суммы, если они возникнут. Сотрудник может потребовать выплаты, положенные ему по ТК, например отпускные или компенсацию за неиспользованный отпуск. 

После заключения договора сообщите в МВД о найме, при необходимости поставьте сотрудника на миграционный учет и проконтролируйте прохождение обязательных процедур.

О заключении трудового договора или договора ГПХ с иностранцем сообщите в МВД в течение трех рабочих дней. Такой же срок действует при прекращении или расторжении договора. Уведомление направляйте на каждого иностранца в территориальный орган МВД того субъекта, где трудится человек (п. 8 ст. 13 закона № 115-ФЗ).

Правило действует независимо от того, требуется ли патент, разрешение на работу или сотрудник вправе работать без разрешительных документов. Поэтому подавайте уведомление даже при найме граждан ЕАЭС. 

Для граждан Беларуси есть исключение. Верховный Суд в постановлении от 30.05.2017 № 78-АД17-19 указал, что требования закона № 115-ФЗ об уведомлении о заключении и прекращении договора на белорусов не распространяются.

Если иностранец начинает работать еще в одном субъекте РФ (когда закон разрешает трудиться в двух регионах) подайте уведомление и в МВД второго субъекта. Срок — три рабочих дня с начала работы в новом регионе.

Уведомление можно подать лично, через уполномоченную организацию, отправить заказным письмом с уведомлением о вручении или направить в электронном виде через Госуслуги.

1 сентября 2026 года вступил в силу приказ МВД от 12.05.2026 № 290, который будет действовать до 1 сентября 2032 года. Форма уведомления о заключении договора приведена в приложении № 7, о прекращении — в приложении № 8, правила подачи — в приложении № 9.

Основной набор сведений останется прежним: данные работодателя и иностранца, реквизиты документа, удостоверяющего личность, сведения о патенте или разрешении на работу, если они требуются, и информация о договоре. Но формы и порядок их оформления изменятся.

• Появился срок действия договора. В уведомлении о заключении договора нужно указывать период его действия. Для срочного договора проставьте даты начала и окончания, а для договора на неопределенный срок — отметку «Бессрочный».

• Согласие на обработку персональных данных стало отдельным документом. Прикладывайте его к уведомлению о заключении и к уведомлению о прекращении договора.

• Появилось поле для пола иностранца. В разделе со сведениями о работнике рядом с датой рождения ставьте отметку «М» или «Ж».

• Изменилось поле ИНН работодателя. В действующей форме рядом с ним есть оговорка «при наличии», в новой ее убрали.

Не всегда нужно ставить сотрудника на миграционный учет. Такая обязанность возникает, если вы выступаете принимающей стороной, например предоставляете иностранцу жилье.

Уведомление о прибытии иностранца в место пребывания подавайте в течение семи рабочих дней со дня прибытия в территориальный орган МВД по месту пребывания (закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ).

Для отдельных категорий действуют другие сроки. Граждане Армении, Казахстана и Киргизии, приехавшие в Россию для работы, первые 30 суток освобождены от постановки на учет. Для граждан Беларуси этот срок составляет 90 дней.

ВКС и члены их семей также могут находиться в России без постановки на учет по месту пребывания до 90 дней со дня въезда. Если ВКС уже состоит на учете и переезжает в другое место пребывания внутри России, по новому адресу он может не вставать на учет до 30 дней. После окончания этого срока на постановку на учет дается еще семь рабочих дней (ч. 4.1 ст. 20 закона № 109-ФЗ). 

Большинство работающих иностранцев должны пройти дактилоскопическую регистрацию и фотографирование. Исключение — граждане Беларуси, дети до шести лет, беженцы и лица с временным убежищем, а также отдельные сотрудники международных и диппредставительств. 

Если человек въехал в Россию с целью работы, пройти дактилоскопическую регистрацию и фотографирование нужно в течение 30 календарных дней со дня въезда. Для патентных работников эти процедуры проводятся при обращении за патентом, для визовых — при получении разрешения на работу.

Если иностранец вправе работать без патента или разрешения и изначально приехал в Россию не для работы, срок считают от заключения трудового договора или ГПД. Сдать отпечатки пальцев и сфотографироваться нужно в течение 30 календарных дней, но не позднее 90 дней со дня въезда. Например, такое правило применяется к гражданам стран ЕАЭС, кроме Беларуси.

С 1 сентября 2026 года изменились правила медицинского освидетельствования иностранцев (закон от 10.06.2026 № 162-ФЗ). Иностранцам, которые приехали в Россию для работы, пройти обследование нужно в течение 30 календарных дней со дня въезда. Исключение — человек уже проходил установленное законом медосвидетельствование не более чем за год до нового въезда.

Во время освидетельствования проверяют отсутствие:

• употребления наркотических и психотропных веществ без назначения врача;

• инфекционных заболеваний из перечня;

• ВИЧ-инфекции.

Пройти обследование можно только в уполномоченной медицинской организации. Его оплачивает сам иностранец, но расходы вправе взять на себя работодатель или заказчик.

Медорганизация оформляет электронные заключения, размещает их в ЕГИСЗ и в течение 24 часов передает сведения в МВД. Информация об опасных инфекциях также поступает в Роспотребнадзор. Самому иностранцу не нужно передавать эти медицинские документы в МВД, как раньше.

Освидетельствование проходят повторно в течение 30 календарных дней по истечении года со дня предыдущего обследования. Для ВКС и членов их семей срок другой: в течение 30 дней со дня решения о продлении разрешения на работу или после въезда (если в этот момент они находились не в РФ).

Граждане Беларуси от медосвидетельствования освобождены.

При расчетах с иностранным сотрудником учитывайте его налоговый, миграционный и валютный статус.

Порядок выплаты зарплаты зависит от валютного статуса иностранца. Этот статус не связан с налоговым резидентством и определяется по правилам закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ.

Иностранцы без ВНЖ считаются валютными нерезидентами. К ним относятся в том числе работники с патентом или РВП и граждане стран ЕАЭС. Зарплату им перечисляйте безналично через счет в уполномоченном банке. Выдача денег из кассы считается незаконной валютной операцией (ст. 1, 14 закона № 173-ФЗ).

Иностранцы с ВНЖ считаются валютными резидентами. Им зарплату можно выплачивать как безналично, так и наличными.

Налогообложение физлица зависит не от гражданства, а от налогового статуса. 

Иностранец может быть налоговым резидентом РФ, если находится в России не менее 183 календарных дней в течение 12 подряд месяцев (ст. 207 НК). Для резидентов в 2026 году действует прогрессивная шкала НДФЛ (п. 1 ст. 224 НК):

• 13% — с дохода до 2,4 млн руб. в год.

• 15% — с части дохода от 2,4 до 5 млн руб.

• 18% — с части дохода от 5 до 20 млн руб.

• 20% — с части дохода от 20 до 50 млн руб.

• 22% — с части дохода свыше 50 млн руб.

Для налоговых нерезидентов ставка с трудовых доходов по общему правилу составляет 30% (п. 3 ст. 224 НК). Но для некоторых категорий иностранцев действует прогрессивная шкала 13–22% независимо от того, стали ли они налоговыми резидентами России. К ним относятся иностранцы, работающие по патенту, ВКС, беженцы и лица с временным убежищем (п. 3.1 ст. 224 НК).

С 2026 года такая же шкала применяется к трудовым доходам граждан-налоговых резидентов ЕАЭС (п. 3.1 ст. 224 НК). 

У работников с патентом НДФЛ можно уменьшить на фиксированные авансовые платежи, которые иностранец внес за патент (ст. 227.1 НК). Для этого работник передает работодателю заявление и подтверждение платежей, а работодатель получает из ИФНС уведомление о праве на такое уменьшение. Без уведомления налоговой зачитывать авансы нельзя. За один налоговый период уменьшить НДФЛ можно только у одного работодателя. 

За большинство иностранных работников взносы начисляют в общем порядке. В 2026 году единая предельная база составляет 2 979 000 руб. на человека. Общий тариф — 30% в пределах этой суммы и 15,1% с превышения. Если у самого работодателя есть право на пониженные тарифы, применяются соответствующие правила.

Исключение — временно пребывающие ВКС не из стран ЕАЭС. На их выплаты не начисляют взносы на ОПС, ОМС и ВНиМ. На ВКС из ЕАЭС это исключение не распространяется. 

Взносы на травматизм по трудовым договорам уплачивают за иностранных работников, включая ВКС.

С 1 июля 2026 года для получения оплачиваемого больничного временно пребывающему иностранцу достаточно, чтобы взносы на ВНиМ начислялись за него не менее шести месяцев перед месяцем болезни. Исключение — временно пребывающие ВКС не из ЕАЭС.

Нарушения при найме иностранцев приводят к штрафам, а в некоторых случаях — к приостановке деятельности. Основные санкции — в таблице.

Для работодателей ВКС действует отдельная ответственность. Если не подать в МВД уведомление об исполнении обязательств по выплате зарплаты ВКС или нарушить форму и порядок подачи, должностному лицу грозит штраф 35–70 тыс. руб., организации — 400 тыс.–1 млн руб. по ч. 5 ст. 18.15 КоАП.

По ст. 18.15 КоАП ответственность наступает в отношении каждого иностранного работника отдельно. 

Обмен документами, подписание и отправка электронных накладных

Настройте обмен документами и отправляйте накладные прямо из 1С

Оставьте заявку на консультацию:

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Перед заключением договора:

• Определите миграционный статус кандидата и проверьте, нужен ли ему патент, разрешение на работу, РВП, ВНЖ или другой документ.

• Убедитесь, что разрешительные документы действуют. Для патента и разрешения на работу проверьте регион, а также профессию или вид деятельности, если они указаны в документе.

• Проверьте кандидата в РКЛ МВД. Если он включен в реестр, не заключайте договор.

• Сверьте квоты, допустимую долю иностранных работников и региональные запреты для вашего вида деятельности.

• Для работника с патентом проверьте уплату фиксированных авансовых платежей по НДФЛ.

• Для ВКС проверьте разрешение на работу, требования к размеру вознаграждения и медобеспечению.

После заключения договора:

• Включите в трудовой договор обязательные сведения о патенте, разрешении на работу, РВП, ВНЖ или другом документе (если это требуется по ст. 327.2 ТК).

• Уведомьте МВД о заключении трудового договора или договора ГПХ в течение трех рабочих дней. С 1 сентября 2026 года используйте формы из приказа МВД от 12.05.2026 № 290.

• Если выступаете принимающей стороной, поставьте иностранца на миграционный учет с учетом срока, установленного для его категории.

• Проверьте, должен ли сотрудник пройти дактилоскопию, фотографирование и медосвидетельствование и в какие сроки.

Во время работы:

• Следите за сроками документов. Контролируйте срок действия патента, разрешения на работу и РВП. Для временно пребывающего ВКС также следите за сроком разрешения на работу и действием полиса ДМС или договора с медорганизацией. По патенту контролируйте своевременную уплату авансов по НДФЛ.

• Не увольняйте сотрудника сразу, если закончился документ. При истечении срока патента, разрешения на работу, РВП работника сначала отстраняют от работы по ст. 327.5 ТК. Если в течение месяца он не оформит новый документ, расторгайте договор. Если патент, разрешение на работу, РВП или ВНЖ аннулировали, месячного срока на переоформление нет.

• Периодически проверяйте реестр контролируемых лиц. Иностранец может попасть туда уже после приема, например из-за аннулирования миграционного документа.

• Следите за изменениями федеральных и региональных ограничений. Если новый акт требует сократить долю иностранных работников, численность нужно привести в соответствие в установленный срок. 

• Не пропускайте специальные обязанности по ВКС. Контролируйте установленный размер вознаграждения и ежеквартально уведомляйте МВД об исполнении обязательств по его выплате.

• Правильно рассчитывайте выплаты. Учитывайте валютный и налоговый статус иностранца, ставки НДФЛ, страховые взносы и возможность зачесть фиксированные авансовые платежи по патенту.

Читайте также:

• Аренда личного автомобиля у сотрудника в 2026–2027 году: как избежать переквалификации выплат в зарплату.

• Подробный гайд по выбору ККТ для грузоперевозчиков.

• Отмена штрафов за нулевые декларации с 26 июня 2026 года: что нужно знать бухгалтеру.

Реклама: ООО «АСТРАЛ-СОФТ», ИНН 4027145240, erid: 2W5zFHjUZxu