Самое главное:
В 2026 году ФНС усилит контроль за компенсациями за использование личных автомобилей в служебных целях.
Компенсацию можно выплачивать только при наличии письменного соглашения между работником и работодателем.
Суммы компенсаций не облагаются НДФЛ, но при расчете налога на прибыль действуют строгие лимиты.
Компенсации за электромобили пока окончательно не урегулированы.
Правильное оформление документов
Ключевой документ — соглашение между работодателем и работником. В нем нужно указать условия компенсации, ее размер и порядок выплаты. Это может быть пункт трудового договора, если сотрудника только принимают на работу, или дополнительное соглашение к действующему договору.
Допустимо оформить и отдельное соглашение. Отсутствие такого документа не мешает выплате компенсации, на это указывает определение 8 КСОЮ от 18.06.2024 № 88-13050/2024. Но чтобы избежать разногласий, все договоренности лучше оформить письменно.
Вот классический пример корректного формулирования в допсоглашении:
«1. С 12.01.2026 г. Работник использует для служебных поездок личный легковой автомобиль, модель Toyota Avensis, государственный регистрационный знак А234АР177, идентификационный номер (VIN) KMHLAFC1U7S004567, свидетельство о регистрации транспортного средства серии 77 46 № 456823, выдано МРЭО ГИБДД СВАО г. Москвы 07.10.2025.
2. Работодатель выплачивает Работнику компенсацию за износ автомобиля в размере 25 000 (двадцать пять тысяч) руб. за полный месяц и возмещает расходы на приобретение горюче-смазочных материалов, связанные с эксплуатацией автомобиля для служебных целей.
3. Работник не позднее трех рабочих дней после окончания месяца представляет в бухгалтерию Работодателя путевой лист за месяц и документы, подтверждающие расходы по эксплуатации автомобиля.
4. Компенсация и возмещение расходов по эксплуатации автомобиля выплачиваются вместе с зарплатой за вторую половину месяца.
5. Настоящее Соглашение вступает в силу с 12.01.2026».
От работника требуется свидетельство о регистрации транспортного средства и документы, подтверждающие расходы, например путевые листы.
Регистрировать сотрудника как самозанятого и арендовать у него автомобиль рискованно. Формально запрета нет: сдача автомобиля работодателю в аренду не считается оказанием услуг и не облагается НПД по ст. 6 закона от 27.11.18 № 422-ФЗ.
В письмах ФНС от 03.08.2021 № СД-4-3/10980@ и Минфина от 19.10.2022 № 03-04-06/101306 указано, что доходы работников от аренды движимого имущества своему работодателю не признаются объектом налогообложения НПД. Чтобы избежать споров и судебных разбирательств, лучше не применять такую схему, особенно в 2026 году, когда контроль за самозанятыми усилится.
29 готовых чек-листов и методичек по учету и налогообложению для ежедневной работы
Скачайте бесплатно ➡️ в нашем авторском Telegram-канале
НДФЛ: когда компенсация не облагается налогом
Не удерживается НДФЛ:
с компенсаций за использование личного транспортного средства (ТС) в служебных целях;
с возмещения расходов, связанных с эксплуатацией этого ТС.
Основанием служат ст. 188 Трудового кодекса, которая закрепляет право работника на компенсацию, ст. 217 Налогового кодекса, освобождающая такие выплаты от НДФЛ, и разъяснения Минфина в письмах от 14.08.2025 № 03-00-08/79253 и от 01.11.2024 № 03-04-05/107628.
Налог на прибыль: что учесть в расходах
Здесь все строже: компенсация за использование личного автомобиля учитывается в «прибыльных» расходах, но только в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства от 08.02.02 № 92.
Для легковых автомобилей с ДВС действуют следующие лимиты (в расчете на месяц):
до 2 000 куб. см включительно — 2 400 руб.;
более 2 000 куб. см — 3 000 руб.
Для мотоциклов норма — 1 200 руб. в месяц.
Все, что свыше этих нормативов, в «прибыльные» расходы включать не следует (п. 38 ст. 270 НК).
Эти суммы уже включают все возможные расходы: износ, ГСМ, ремонт, запчасти и т. д. Повторную компенсацию учесть в прибыли нельзя (письма Минфина от 17.01.2025 № 03-03-07/3188, от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339 и т. п.).
В числе подтверждающих документов могут быть:
копия соглашения, трудового договора, иного аналогичного документа с размером компенсации;
приказ руководителя, в котором указана сумма компенсации;
копия свидетельства о регистрации ТС;
путевые листы и т. п.
Как уже было сказано, формально отсутствие письменного соглашения не исключает выплату компенсации. Но чтобы избежать разногласий с сотрудниками и контролерами, лучше все закрепить письменно.
Компенсация начисляется проводкой Дебет 26 (20, 44) Кредит 73.
29 готовых чек-листов и методичек по учету и налогообложению для ежедневной работы
Скачайте бесплатно ➡️ в нашем авторском Telegram-канале
Что делать с электромобилями
Вопрос с электромобилями остается неурегулированным. В Налоговом кодексе этот случай не описан, а постановление № 92 устанавливает нормы только для легковых автомобилей с двигателем внутреннего сгорания и мотоциклов. Согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, в расходы по прибыли можно включать компенсации только в пределах утвержденных норм.
Ранее Минфин допускал более гибкий подход: разрешал учитывать компенсацию за использование грузовых автомобилей (письмо от 18.03.2010 № 03-03-06/1/150) и не возражал против учета затрат на электромобили (письмо от 14.08.2025 № 03-00-08/79253).
Но 19 августа 2025 года Минфин выпустил письмо № 03-03-06/1/80897, в котором указал, что расходы на компенсацию за электромобили и иные автомобили, не указанные в постановлении № 92, учитывать нельзя.
Чтобы избежать споров, можно заключить с сотрудником гражданско-правовой договор и учитывать расходы в прибыли на все 100% (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 24.04.2008 № 03-03-06/1/293). Правда, от НДФЛ и страховых взносов это не освободит.
Итак, основные правила на 2025–2026 годы:
Оформляйте все документы письменно.
Учитывайте компенсации в расходах по прибыли только в пределах установленных норм.
Не используйте схему с самозанятостью.
Будьте осторожны с компенсациями за электромобили — оформляйте гражданско-правовой договор или дождитесь окончательной позиции Минфина.
Читайте также:
Реклама: ООО «БЛТ Партнерс», ИНН 9710092683, erid: 2W5zFJya5AY
Начать дискуссию