В 2026 году подход к проверкам ГИТ останется прежним: мораторий на плановые проверки действует, но количество оснований для внеплановых визитов и «профилактических» мероприятий увеличится.
Чтобы ваша компания была готова к визиту, а документы не стали основанием для крупного штрафа, разберем самые частые нарушения и дадим рекомендации по их устранению.
Типичные нарушений в кадровых документах, которые находят чаще всего
Мораторий на плановые проверки продлен до 2030 года, поэтому в 2026 г. большинство компаний проверять по плану не будут. Исключение составляют только объекты высокой категории риска (их проверяют 1 раз в 2 года) и чрезвычайно высокой категории (1 раз в год).
По опыту ГИТ, большинство нарушений носят не злостный, а технический характер, но именно они влекут серьезные штрафы (штрафы по ст. 5.27 КоАП).
1. Некорректное оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений
Нарушение | Чем грозит | Рекомендация |
Отсутствие обязательных условий. В ТД нет сведений о месте работы, трудовой функции, дате начала работы, условиях оплаты труда или режиме рабочего времени/отдыха (ст. 57 ТК). | Штраф от 50 000 до 100 000 руб. | Проверьте, что в каждом ТД и доп.соглашении указаны все обязательные сведения, включая условия труда на рабочем месте (класс опасности). |
Срочный ТД без оснований. Заключение срочного договора с работником при отсутствии законных причин (ст. 58, 59 ТК). | Переквалификация в бессрочный договор и штраф. | Используйте срочные ТД только при наличии четких законных оснований (замещение отсутствующего сотрудника, сезонные работы и т. п.). |
Отсутствие подписи. У работника нет на руках второго экземпляра ТД (нет подписи работника на экземпляре работодателя о его получении). | Штраф и признание ТД незаключенным. | На каждом экземпляре работодателя должна быть подпись сотрудника: «Свой экземпляр трудового договора получил». |
2. Ошибки в оформлении приемов, переводов и увольнений
Инспекторы внимательно проверяют соблюдение сроков и процедур.
Нарушение сроков уведомления при изменении условий труда. Работодатель не уведомил сотрудника об изменении существенных условий труда минимум за два месяца (ст. 74 ТК) или не предложил все доступные вакансии при его несогласии.
Отсутствие приказа о приеме/увольнении. Хотя приказ не всегда обязателен, его отсутствие может усложнить доказательство легальности действий.
Несвоевременное внесение данных в ЕФС-1. Непредставление или пропуск сроков подачи сведений о приеме/увольнении (не позднее следующего рабочего дня после издания приказа) влечет штраф в размере 300–500 руб. на должностное лицо (за каждого работника).
3. Нарушения в учете рабочего времени и времени отдыха
В этом блоке инспекторы ищут несоответствия между ЛНА (локальными нормативными актами) и реальными документами.
Неправильное оформление сверхурочной работы (ст. 99 ТК). Отсутствие письменного согласия работника или превышение лимита (120 часов в год).
Отсутствие/неправильное ведение Табеля учета рабочего времени (форма Т-13 или своя форма). Табель — главный документ, который инспектор потребует в первую очередь.
Несоблюдение графика отпусков. Отсутствие графика или нарушение сроков уведомления работника о начале отпуска (за две недели).
4. Проблемы с локальными нормативными актами (ЛНА)
ЛНА — внутренний документ организации, к ним относятся: Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), Положение об оплате труда, Положение о персональных данных.
Отсутствие обязательных ЛНА. В первую очередь — ПВТР.
Отсутствие подписи работника об ознакомлении. Сотрудники должны быть ознакомлены под роспись со всеми ЛНА, связанными с их трудовой деятельностью, до подписания ТД.
Устаревшие или противоречащие ТК нормы. Например, ЛНА не предусматривает индексацию зарплаты, хотя это требование ТК.
5. Ошибки в работе с персональными данными
Неправильный сбор, хранение и обработка данных — это нарушение не только ТК, но и закона № 152-ФЗ.
Отсутствие согласия на обработку ПД. Это касается даже фотографий сотрудников на сайте компании.
Хранение лишних документов. Хранение копий паспортов, свидетельств о браке и рождении без острой необходимости и письменного согласия работника.
Чек-лист: как подготовить кадры к проверке ГИТ
Чтобы быстро устранить риски, проверьте следующие ключевые точки:
Трудовые договоры: каждый ТД должен быть в двух экземплярах, подписан обеими сторонами, содержать все обязательные условия (ст. 57 ТК) и отметку о получении экземпляра работником.
ЛНА: все обязательные ЛНА (ПВТР) должны быть утверждены и иметь лист ознакомления, подписанный всеми сотрудниками, особенно новичками.
Табель: убедитесь, что Табель учета рабочего времени ведется ежедневно, соответствует приказам и не содержит ошибок (например, не превышены нормы часов).
Прием/Увольнение: проверьте, что все кадровые мероприятия вовремя отражены в ЕФС-1.
Отпуска: график отпусков утвержден в конце предыдущего года. Работники уведомлены о начале отпуска за две недели.
Ответственность и штрафы
За большинство нарушений по ст. 5.27 КоАП предусмотрены следующие санкции для юридических лиц:
Общие нарушения (ч. 1 ст. 5.27): штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Нарушения по оплате труда (ч. 6 ст. 5.27): штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Повторное аналогичное нарушение: штраф до 70 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Помните, что инспектор может вынести предписание с требованием устранить нарушения в установленный срок. Если предписание не будет исполнено, компания также будет оштрафована.
Все готово для быстрого старта
Пакет необходимых ЛНА, преднастроенные заявки и маршруты согласований — мы подготовили все, чтобы вы могли сразу приступить к работе
Записаться на демо:
Трудовые проверки: к чему готовиться в 2026 году
Хотя 2025 год только задает тренды, законодатели уже обозначили векторы развития на 2026 год. Кадровикам стоит заранее пересмотреть свои ЛНА и процедуры, чтобы новые требования не стали сюрпризом.
Внеплановые проверки
Это главная угроза для большинства компаний. Инспекторы приходят не «по графику», а по срабатыванию определенных «индикаторов риска».
В 2026 году список таких индикаторов будет расширен. Инспектор может прийти с внеплановой проверкой (по согласованию с прокуратурой), если:
Зарплата ниже МРОТ. Если компания платит ниже минимально установленного МРОТ (на 2026 год — 27 093 рубля в месяц) 60 и более сотрудникам.
Странные отчеты в СФР. Если отчисления в Социальный фонд упали на 50% и более, но при этом численность сотрудников по отчетам не изменилась (подозрение на серые схемы).
Отсутствие СОУТ. Если в системе ФГИС СОУТ нет данных о спецоценке условий труда у работодателя более 5 лет.
Работа с самозанятыми. Если компания сотрудничает с более чем 35 самозанятыми, их доход выше 35 000 руб./мес., и сотрудничество длится более 3 месяцев.
Банкротство. Если запущена процедура банкротства компании, где работает более 50 человек.
Ниже ключевые изменения и ожидаемые нормы, которые повлияют на кадровую работу в 2026 году:
1. Новый виток роста МРОТ
Согласно стратегии правительства, к 2030 году МРОТ должен достигнуть 35 000 рублей. Это означает, что в 2026 году нас ждет очередная существенная индексация (прогнозируемый рост — выше уровня инфляции).
Что делать: закладывайте бюджет на ФОТ заранее. Проверьте, чтобы в ваших ЛНА (Положение об оплате труда) порядок индексации позволял оперативно реагировать на изменения федерального минимума без переписывания всех документов.
2. «Обеление» платформенной занятости
В 2025 году активно обсуждался законопроект о платформенной занятости (курьеры, водители такси, IT-фрилансеры). Ожидается, что к 2026 году нормы вступят в полную силу. Государство планирует жестче разграничивать трудовые отношения и ГПХ на цифровых платформах.
Риск: если вы работаете с самозанятыми через платформы, критерии подмены трудовых отношений станут еще строже. Инспекторы будут искать признаки трудового договора в контрактах с исполнителями.
3. Единый реестр воинского учета в полном действии
Если в 2024–2025 годах система «обкатывалась», то к 2026 году электронный Реестр воинского учета должен заработать без сбоев. Бумажные повестки окончательно уйдут в прошлое, а ответственность работодателя за непредоставление сведений станет неотвратимой благодаря автоматизации.
Задача: провести полный аудит военнообязанных сотрудников и убедиться, что ответственный за ВУ в компании умеет работать с цифровыми сервисами передачи данных.
4. Прогрессивная шкала НДФЛ: контроль совокупного дохода
2026 год станет первым годом, когда налоговая будет массово анализировать итоги введения расширенной прогрессивной шкалы НДФЛ (введенной с 2025 года).
Что важно: нагрузка на бухгалтерию и кадры возрастет в части правильного расчета налоговых ставок для сотрудников с высокими доходами, особенно при наличии нескольких источников выплат. Ошибки здесь грозят штрафами по ст. 123 НК.
5. КЭДО: курс на обязательность
Эксперименты Минтруда показывают, что добровольный переход на Кадровый электронный документооборот (КЭДО) постепенно сменяется принудительным для отдельных отраслей или видов документов. В 2026 году ожидается расширение перечня документов, которые рекомендовано перевести в цифру, а для некоторых категорий (например, дистанционных работников) это может стать обязательным стандартом.
Резюмируем: если вы не крупный завод и не злостный нарушитель, плановая проверка в 2026 году вам скорее не грозит. Главная задача — следить за «цифровым следом» (отчетами в СФР, зарплатой выше МРОТ, работой с самозанятыми, мигрантами), чтобы не сработал «индикатор риска» для внепланового визита со стороны контролирующих органов.
Реклама: ООО «Эмплдокс», ИНН: 9721242901, erid: 2W5zFJUDnx8
Начать дискуссию