Как мы помогли молодому предпринимателю делегировать работу с документами

К нам обратился Алексей, молодой предприниматель в сфере образования детей. Он всегда увлекался инженерным направлением, сам получает высшее образование на технической специальности и очень заинтересован в вовлечении детей в науку. 

Алексей открыл сеть кружков по робототехнике “Рободом” и стал сотрудничать с несколькими государственными и коммерческими школами. Школы предоставляли площадку для уроков, где обучающиеся могли бы пойти на кружок внутри учебного заведения. 

В таком бизнесе заинтересованы все: дети получают дополнительное образование, родители экономят личное время на дороге до кружков, школа получает дополнительные деньги за аренду, а Алексей быстро формирует заполняемость групп. 

*Мы заменили настоящие имена и название компании на вымышленные, но история клиента реальная. 

Проблема возникла в количестве документов. Чем больше открывалось кружков, тем больше приходилось заполнять бумажек. С каждой школой под каждое мероприятие нужно было заполнять договоры со школой. Количество учеников тоже постоянно росло. Все это отнимало много времени и отдаляло Алексея от идеи масштабировать свой бизнес. 

Алексей пришел в DataDoc за автоматизацией операционной деятельности и сокращением времени на формирование документов. Рассказываем, как избавили Алексея от рутины и помогли делегировать работу с документами администратору. 

На кружке у Алексея обучались дети с 1 по 8 классы, параллельно проводились мероприятия и соревнования по созданию роботов. Для каждого ребенка составлялся ряд документов, под каждую школу составлялись договоры на предоставление помещения. 

Под разный тип услуги были сформированы в личном кабинете шаблоны для клиентов и партнеров. С родителей необходимо было собрать: заявления на вступление в кружок, согласия на обработку персональных данных несовершеннолетних детей и договор на предоставление платных услуг, со школами — подписать договоры.

С помощью вопросно-ответной формы в DataDoc Алексей сразу сможет определить тип услуги и перейти в конкретный нужный шаблон, который заранее уже настроили специалисты DataDoc в личном рабочем пространстве. 

Так существенно экономится время на заполнение всех данных. 

Кроме того, в сервисе есть удобные и интуитивно понятные поля с “умными переменными”. Они  подсказывают пользователю или заполняют поля автоматически на основе уже введенных данных:

1. Ограничители для корректного ввода данных. Каждое поле определенного типа. При заполнении данных, форма просто не даст сделать ошибки. 

2. Подсказки и выпадающие списки. DataDoc интегрирован с внешними справочниками и имеет собственные базы. Поэтому вам не придется заполнять вручную полный адрес или наименование органа, выдавшего паспорт. Достаточно будет ввести первые символы и форма предложит перечень выбора с максимальной точностью. 

3. Автозаполнение данных. Можно указать код подразделения из паспорта физического лица и тогда место выдачи заполняется автоматически. Это еще больше экономии времени на формировании документов.

После начала использования конструктора документов DataDoc Алексей сократил время на формировании документов примерно в 6-8 раз. 

А если подключить еще опцию электронного подписания документов, то можно не печатать все бумажки, а просто направлять родителям на подписание. 

Мы подробно рассказали за 3 минуты, как легко и просто все устроено в сервисе.

Так как у Алексея есть два вида взаимодействия - клиенты и партнеры, а также несколько типов услуг, мы сформировали ему несколько комплектов документов. 

Такая опция очень удобная. Достаточно один раз ввести данные или выбрать из справочника данные того, с кем уже сотрудничали, и все автоматически подставится во все необходимые документы внутри комплекта. 

Например, вы заполнили персональные данные для договора с клиентом, данные также подтянутся в заявление на оказание услуг и согласие на обработку персональных данных. Весь комплект сформируется одним файлом в pdf формате. 

И наконец еще одна задача была настроить Алексею все шаблоны не только для личного использования, но сделать их удобными и понятными для администратора. 

До обращения в DataDoc Алексей полностью контролировал все документы. В основном сам заполнял и редактировал, так как администратор часто путалась какой документ в формате word нужно использовать и много тратила времени на внесение корректных данных. 

В итоге Алексей все время перепроверял документы, и многие из них держал на личном контроле. Это его не устраивало. 

В DataDoc любой пользователь не сможет сделать ошибок, так как сам текст документа не редактируется, вопросно-ответная форма заполнения подсказывает какие данные нужно вводить, а пакеты документов уже указывают на нужный объем документов под конкретный случай. 

Так Алексей смог передать все документы с клиентами в ответственность администратора, а сам контролировал только документы со школами. 

В результате с помощью DataDoc Алексей освободил свое время, передал работу с документами менеджеру, упростил весь операционный процесс. 

С конструктором DataDoc каждый пользователь перестанет тратить рабочее время на рутинную работу заполнения бумажек. А качество формирования документов при этом станет только безошибочным. 

Попробовать конструктор документов DataDoc бесплатно и ознакомиться с тарифами можно на сайте.

Попробуйте DataDoc

Зарегистрируйтесь в DataDoc, и мы бесплатно настроим ваши шаблоны в сервисе на 7 дней. Протестируйте конструктор умных документов на своих реальных рабочих задачах.

Создать аккаунт →

Реклама: ООО «УМНЫЕ ДОКУМЕНТЫ», ИНН: 9722071039, erid: 2W5zFJ2jQoT