СДО для бизнеса: как выбрать и внедрить оптимальную систему дистанционного обучения

Система дистанционного обучения (СДО) — это программное обеспечение, с помощью которого можно организовать онлайн-обучение сотрудников. СДО работает как виртуальный учебный центр. Здесь хранятся все материалы: курсы, видеоуроки, тесты, а сотрудники учатся в удобное время со своих устройств. Схематично процесс можно описать так:

В российской HR-практике используют два термина: СДО и LMS. LMS (Learning Management System) — это система управления обучением. У LMS больше возможностей, но при этом она включает в себя функциональность СДО. В статье мы будем использовать оба термина.

Читайте по теме: «В чем отличие LMS от СДО и как подобрать систему для бизнеса».

Чтобы бизнес развивался и оставался конкурентоспособным, важно постоянно прокачивать команду. Сотрудники должны отлично знать продукты, владеть навыками, быстро адаптироваться к изменениям. Эти навыки не появляются сами по себе, их нужно развивать. 

Если подойти к внедрению СДО стратегически, она станет не просто платформой для курсов, а инструментом для решения бизнес-задач. Вы сможете: 

• Обучать персонал по единым стандартам. В системе можно организовать онлайн-занятия для всех сотрудников компании, в том числе распределенных команд. Если люди учатся по одним стандартам, значит, они получают одинаковые знания и будут работать по единым регламентам. Это поможет удерживать качество сервиса на одинаковом уровне во всех подразделениях компании.

• Сократить затраты на обучение. Если у компании есть филиалы или команда работает удаленно, приходится тратить деньги, чтобы собрать весь коллектив на тренинг. С СДО получится сэкономить средства на аренду зала, проезд и проживание сотрудников и организаторов.

• Создать единую базу знаний. В систему можно загрузить записи вебинаров, инструкции, стандарты работы, книги и другие материалы. Все документы будут доступны круглосуточно, и сотрудникам не придется отвлекать руководителя или HR-специалиста, чтобы найти шаблон договора или правила внутреннего распорядка. 

• Упростить и ускорить адаптацию новичков. На платформе можно организовать курс по онбордингу сотрудников. Новичок будет автоматически получать необходимые материалы, проходить проверку знаний. Это позволит сэкономить время наставников, руководителей и HR-специалистов и быстрее вводить персонал в должность.

• Анализировать достижения сотрудников в обучении. В отчетах можно посмотреть результаты тестирований, узнать, какие курсы прошли работники, сколько времени на это потратили. Это помогает оценить эффективность обучения и понять, как уровень компетенций сотрудников соотносится с целями бизнеса. Еще данные аналитики пригодятся, чтобы составлять индивидуальные планы развития специалистов, принимать решения о повышении зарплаты или переходе на следующий грейд.

С помощью СДО можно автоматизировать процесс обучения и сделать его доступным для всех сотрудников компании, вне зависимости от места работы. Одна из таких систем — LMS iSpring Learn. У платформы полная функциональность СДО и есть дополнительные возможности. iSpring Learn — российский продукт, который поможет запустить корпоративное обучение в компании любой сферы и с любым количеством сотрудников. На примере этой системы рассказываем, что можно делать в современных СДО и LMS:

• Загружать и хранить учебные материалы. iSpring Learn поддерживает все популярные форматы файлов, а значит, вы можете загрузить на платформу презентации, PDF-документы, видеоуроки, аудиозаписи, таблицы. Этот сервис и многие другие системы поддерживают и формат SCORM, в котором сохраняют электронные курсы. Если у вас есть любые готовые материалы, то сможете быстро запустить обучение.

Когда учебные материалы хранятся на одной платформе, вы не потеряете важную или конфиденциальную информацию. А еще не будете тратить деньги на оплату нескольких сервисов.

• Создавать простые учебные материалы. Бывает, что запустить новый курс или проверить знания сотрудников нужно срочно. Вместо того чтобы два-три часа тратить на подготовку презентации или монтаж видео, создайте лонгрид за 15 минут. 

В iSpring Learn можно добавить текст, изображения, видео, инфографику и тут же назначить материал сотрудникам. А если нужно проверить, как персонал усвоил знания, подготовьте тесты или упражнения. Для этого можно использовать AI-помощника. Например, выделить фрагмент текста или весь курс и сгенерировать вопросы. Затем отредактировать ответы, обратную связь и добавить тест в лонгрид.

• Контролировать результаты и анализировать процесс обучения. В LMS сохраняется вся информация о том, кто прошел обучение, сколько времени на него потратил, как справился с заданиями. В iSpring Learn можно посмотреть статистику по каждому сотруднику, отделу или филиалу и при необходимости скорректировать материалы. 

Это позволит сделать процесс обучения и развития компетенций непрерывным. Сотрудники будут постоянно прокачивать навыки, решать более сложные задачи и помогать компании достигать высоких результатов.

• Разграничивать уровни доступа. В LMS получится настроить, кто и к каким материалам может иметь доступ. Например, методисты могут создавать и редактировать курсы, администраторы — редактировать и назначать обучение, а сотрудники — только изучать материалы. Так вся информация будет в порядке: пользователи без доступа не смогут удалить или переместить документы. 

• Выстраивать коммуникацию между участниками процесса обучения. В iSpring Learn предусмотрены инструменты, с помощью которых сотрудники могут общаться между собой: чаты, форумы и комментарии. Это позволит собирать обратную связь о курсах, заданиях и проверочных материалах. Так вы сможете вовлекать сотрудников в обучение и дорабатывать учебные программы.

• Интегрировать с другими системами. iSpring Learn можно связать с HR-системой, CRM, сервисами для видеосвязи, корпоративным порталом. Это удобно, потому что всем процессом обучения получится управлять централизованно. Например, если настроить интеграцию LMS и HR-системы, новички будут сразу же получать доступ к курсу по онбордингу.

Сейчас российским компаниям доступно около 30 СДО и LMS от отечественных разработчиков. Чтобы выбрать подходящую систему, ориентируйтесь на запросы компании, количество сотрудников, особенности организации учебного процесса. Не забудьте и о других важных критериях:

1. Скорость внедрения. Это особенно важно, если обучение нужно запустить как можно быстрее. Например, когда компания открывает новые филиалы и активно набирает персонал. Чтобы ускорить процесс, выбирайте облачные системы — они работают онлайн на серверах разработчика СДО, а для настройки не нужен IT-специалист.

2. Технические требования. Проверьте, что выбранную LMS можно интегрировать в другие системы, которые уже работают в вашей компании. 

Бывает, что бизнесу требуется индивидуальная доработка СДО, например нужны особые формы отчетов. Убедитесь, что вендор выбранной системы сможет удовлетворить ваши запросы. В iSpring за каждым клиентом закрепляется персональный менеджер. Это эксперт по внедрению обучения, у которого внушительный опыт запуска подобных проектов. Он погрузится в детали и даст рекомендации, опираясь на опыт других компаний из вашей отрасли. 

3. Функциональность. Чтобы обучение через СДО было удобным для вас, эффективным и полезным для сотрудников, у платформы должны быть соответствующие возможности. Например, если у вас есть готовые электронные курсы, проверьте, что СДО поддерживает формат SCORM. Тогда вам не придется составлять занятия заново. Проверьте, чтобы в LMS были и другие важные функции:

• Загрузка файлов в разных форматах.

• Встроенный редактор для создания обучающих статей.

• Инструмент для создания тестов.

• Календарь мероприятий.

• Автоматические уведомления для пользователей.

• Статистика по результатам обучения.

• Настройка различных ролей пользователей.

• Сервис для проведения вебинаров.

• Неограниченное пространство для хранения материалов.

Читайте по теме: «Обзор 10 систем тестирования и оценки сотрудников».

4. Дизайн и интерфейс. Если на платформе неудобно работать, сотрудники будут проходить обучение кое-как. А вы потратите много времени, чтобы загрузить материалы, назначить курс или сделать отчет. Именно поэтому выбирайте LMS с простым и понятным интерфейсом. Если планируете развивать HR-бренд, уточните, можно ли оформить платформу в соответствии с брендбуком компании. Так сотрудники будут воспринимать СДО как часть компании и корпоративной культуры.

5. Мобильность. Не у всех сотрудников есть возможность проходить курсы за рабочим ноутбуком в офисе. При выборе СДО уточните, есть ли у платформы мобильное приложение, чтобы персонал мог учиться со смартфонов или планшетов. Если нет, проверьте, адаптирована ли веб-версия сервиса для этих устройств. В некоторых LMS можно учиться даже офлайн. Например, мобильное приложение iSpring Learn может работать без интернета, а при подключении к сети все данные о пройденных курсах или тестах синхронизируются.

6. Техподдержка. При запуске новой системы у пользователей всегда много вопросов. Если техподдержка отвечает медленно, есть риск, что старт обучения затянется. При выборе СДО уточните, как работают специалисты поддержки. Например, в iSpring Learn они на связи 24/7, в любом часовом поясе. 

На запуск системы дистанционного обучения может уйти от нескольких дней до нескольких месяцев. Срок зависит от типа СДО, количества пользователей, готовности IT-инфраструктуры компании и наличия учебных материалов. 

• Шаг 0: определите цели и задачи обучения. Выясните, для чего в компании внедряют СДО. Возможно, нужно снизить текучесть среди новичков и для этого оптимизировать процесс адаптации. Или уделить больше внимания профессиональному развитию сотрудников и разрабатывать для них практические материалы. 

Чтобы понять, на чем делать упор, спросите руководителей подразделений, какие направления стоит усилить. Еще можно провести аттестацию сотрудников, чтобы оценить их стартовый уровень. 

• Шаг 1: выберите СДО. Обращайте внимание на скорость внедрения, простоту использования системы, возможность интеграций с сервисами, которые уже есть в компании. 

• Шаг 2: подготовьте и загрузите учебные материалы. Если у вас есть готовые электронные курсы, добавьте их на платформу и разделите на уроки. Если материалов нет, используйте возможности вашей СДО. Например, встроенный редактор лонгридов в iSpring Learn. 

Интегрируйте СДО с другими сервисами, например кадровой системой. Так новичку сразу откроется доступ к нужным курсам, а вам не придется тратить время на создание аккаунта и составление графика обучения для каждого сотрудника.

• Шаг 4: запустите систему. Рассказывайте сотрудникам о новом формате обучения еще до запуска. Объясняйте, почему такой формат будет для них удобнее: можно проходить курсы в комфортном режиме с любого устройства, освободится время для решения рабочих задач. Подготовьте и разошлите всем инструкции по работе с LMS, составьте список ответов на частые вопросы. 

Затем запустите тестовый курс на небольшую аудиторию, например один отдел или только руководителей подразделений. Соберите обратную связь от сотрудников и при необходимости доработайте курс или устраните технические неполадки.

• Шаг 5: проанализируйте результаты. В зависимости от масштаба обучения и количества сотрудников это можно делать через 1–3 месяца после запуска СДО. Оцените обученность — общее количество работников, которые прошли курсы. Соберите обратную связь о содержании курсов: что далось сотрудникам легко, на что потратили много времени, какие материалы показались неинтересными и почему. Доработайте существующий контент и учтите результаты обратной связи, когда будете создавать новые курсы.

Читайте по теме: «Внедрение LMS с нуля: пошаговый план для бизнеса».

• Ошибка 1: не ставить четких целей. Бывает, что компания ориентируется на конкурентов и внедряет систему по принципу «чтобы было». В результате СДО простаивает, сотрудники учатся с неохотой или вообще не учатся, результатов от обучения нет.

Как избежать. Четко сформулировать цели и ответить минимум на два вопроса: какие бизнес-задачи поможет решить внедрение СДО? По каким критериям оценивать результат? 

• Ошибка 2: неправильно рассчитывать бюджет. Например, закладывать деньги только на покупку СДО и конструктор курсов и не планировать другие расходы: на регулярное создание контента, технические работы.

Как избежать. При планировании бюджета учитывайте все затраты: на покупку СДО, ее интеграцию с другими системами, на оплату конструктора курсов, дополнительного оборудования, на зарплату специалистам по обучению, методистам, разработчикам курсов.

• Ошибка 3: выбирать ненужные функции. Иногда компании покупают СДО «на вырост» с сотнями функций, хотя нужны только базовые вещи вроде загрузки курсов, разработки тестов и аналитики. В результате — лишние расходы, долгое внедрение, а сотрудники не используют большинство возможностей.

Как избежать. Протестировать подходящие LMS и остановиться на той, что максимально соответствует вашим требованиям и имеет возможности для апгрейда.

• Ошибка 4: не думать о контенте. Бывает, после внедрения СДО выясняется, что у компании нет ресурсов, чтобы наполнять систему качественными образовательными материалами. В итоге процесс обучения растягивается и снижается его эффективность, а у сотрудников пропадает мотивация.

Как избежать. Спланируйте процесс создания контента, выделите необходимые для этого ресурсы и бюджет. Разработайте стандарты качества учебных материалов и пропишите процесс их создания. На старте используйте готовые программы, например из Библиотеки курсов от iSpring.

• Ошибка 5: не мотивировать сотрудников учиться. Если персоналу не объяснять выгоды от обучения, интерес к процессу быстро упадет, а компания не окупит вложения в СДО.

Как избежать. Разработайте комплексную стратегию мотивации сотрудников и «продвигайте» систему внутри компании. Вовлекайте в процесс руководителей всех уровней, используйте инструменты геймификации. Например, в iSpring Learn сотрудники получают сертификаты за пройденные курсы, набирают баллы и бейджи.

Читайте по теме: «Как „продать“ идею обучения сотрудникам: инструкция для HR и руководителей».

Грамотно выбранная СДО позволит масштабировать обучение в компании, сократить затраты и получать измеримые результаты. При выборе системы учитывайте цели бизнеса и ориентируйтесь на текущие задачи и потребности, которые нужно закрыть. 

Сверьтесь с нашим чек-листом и по возможности протестируйте систему. Например, у iSpring Learn есть 14-дневная бесплатная демоверсия. Вы сможете добавить готовые материалы, создать лонгрид или тест с нуля. На время тестирования к системе получится подключить до 10 сотрудников, назначить им обучение и проанализировать результаты. 

Надежная платформа для корпоративного онлайн-обучения

Проверенные временем решения для любой отрасли и сценария обучения

Отправить

Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFK1BP1S