В статье рассказываем, какие ключевые этапы включает программа адаптации сотрудников, как структурировать процесс и какие инструменты помогут автоматизировать и упростить онбординг.
4 ключевых этапа создания программы адаптации сотрудников
Чтобы программа адаптации стала рабочим инструментом, а не галочкой в перечне задач HR-отдела, важно грамотно подойти к ее разработке. Для этого действуйте по этапам.
Шаг 1. Пребординг — подготовка к выходу нового сотрудника
Этап начинается, когда кандидат принял офер или уже подписал договор и ждет выхода на работу. Главная цель пребординга — сделать так, чтобы новичок почувствовал заботу и не тратил время на решение технических вопросов.
Отправьте welcome-письмо. За 3–5 дней до выхода напишите сотруднику приветственное сообщение. Поздравьте с трудоустройством и скажите, что его ждут в команде. Расскажите, что ждет новичка в первый день: во сколько и куда ему прийти, как добраться, есть ли дресс-код. Если сотруднику предстоит работать с корпоративными программами, отправьте ссылки на демодоступы.
Welcome-письмо поможет новичку заочно познакомиться с компанией, поэтому стажер придет спокойным и подготовленным. Он будет знать, чего ожидать, и это снизит стресс от первого рабочего дня.
Подготовьте рабочее место. Убедитесь, что у новичка есть стол, ноутбук, канцелярские принадлежности. Если нужна униформа, подберите подходящий размер. При необходимости обеспечьте техникой удаленных сотрудников. Отправьте им ноутбук с установленным ПО, гарнитуру с микрофоном, веб-камеру.
Обратитесь к IT-специалистам, чтобы они создали учетную запись, настроили почту и выдали новичкам доступ к необходимым программам. Подготовьте документы, которые нужно подписать в первые дни, — например, трудовой договор, правила внутреннего распорядка, инструктаж по технике безопасности.
Выберите наставника. Опытный сотрудник поможет новичку освоиться в коллективе и познакомит с рабочими обязанностями, а также будет курировать его работу на протяжении всего испытательного срока. Если в компании есть система наставничества, сотрудники быстрее включаются в работу и меньше переживают, потому что знают, к кому можно обратиться за помощью.
Шаг 2. Онбординг — первый рабочий день и знакомство с компанией
Первое впечатление нельзя произвести дважды, поэтому от онбординга во многом зависит, останется ли сотрудник в компании.
Организуйте встречу-знакомство. Это может быть индивидуальная встреча с HR-специалистом или наставником. Если проводите онбординг сразу для нескольких новичков, организуйте групповой тренинг. Чтобы человек понимал, что его ждет в первые дни и месяцы работы, составьте план адаптации сотрудника. Пропишите в нем даты встреч с коллегами и наставником, сроки обучения.
Проведите экскурсию и покажите, где переговорные, кухня, туалет и другие важные помещения. Так новичок будет чувствовать себя комфортно и уверенно. Удаленщикам вместо экскурсии по офису можно устроить онлайн-встречу с командой и коллегами из других отделов.
Расскажите о корпоративной культуре. Чтобы влиться в коллектив, новому сотруднику важно понимать, как в организации принято общаться, решать проблемы, отдыхать. Познакомьте новичка с миссией и ценностями компании. Это можно сделать на словах или подготовить электронные материалы. Например, собрать welcome-курс, загрузить его в систему дистанционного обучения и назначить сотруднику.
Объясните структуру компании. Расскажите, какие отделы чем занимаются, кто кому подчиняется. Познакомьте новичка с ключевыми сотрудниками, чья помощь может ему понадобиться в первые дни: IT-специалистом, офис-менеджером или начальником склада. Подготовьте список контактов и укажите, с какими вопросами обращаться к тому или иному специалисту. Это сэкономит время и поможет сотруднику избежать путаницы.
Читайте также: «7 лучших конструкторов онлайн-курсов».
Шаг 3. Знакомство с обязанностями и процессами
От этого этапа зависит, насколько быстро человек станет полноценным членом команды. За погружение новичка в обязанности и процессы обычно отвечает наставник.
Расскажите о должностных обязанностях. Нужно не просто перечислить, чем сотруднику предстоит заниматься, а объяснить каждый пункт. Например, если в должностной инструкции написано «ведение клиентской базы», стоит показать, как это выглядит на практике. Объяснить, какие данные нужно вносить в CRM, в какой срок, кому сдавать отчеты.
Познакомьте с сервисами и программами, которые используют в компании. Начните с тех, которые нужны стажеру для ежедневной работы. Чтобы новичок учился на практике и не боялся делать ошибки, заранее подготовьте подробные инструкции и скринкасты — записи экрана во время работы программы. Сотрудник сможет обращаться к ним не только во время обучения, но и потом, если что-то забудет.
Объясните, как выстроены бизнес-процессы в компании. Например, если новичок — менеджер по продажам, покажите ему полный цикл работы от заявки до закрытия сделки. Объясните, кто и на каком этапе включается в процесс, почему важно делать именно так. Это поможет сотруднику принимать правильные решения, когда он начнет работать самостоятельно.
В зависимости от должности этот этап длится 1–3 месяца — как испытательный срок. В это время важно, чтобы наставник регулярно встречался с подопечным и оценивал его прогресс. А 1–2 раза в месяц организуйте беседы с руководителем и HR-специалистом, который курирует новичка. Так все участники процесса адаптации будут понимать, как себя проявляет сотрудник, с какими трудностями сталкивается и как справляется с задачами.
Шаг 4. Итоговая оценка адаптации и дальнейшее развитие
За время адаптации новичок успевает освоиться на рабочем месте и показать свои реальные способности. В финале и сотрудник, и компания решают, подходят ли они друг другу.
Проведите финальную оценку. Она должна быть комплексной. Оцените профессиональные навыки сотрудника: насколько хорошо он справляется с поставленными задачами, какие результаты показывает.
Еще важно понять, как сотрудник вписался в коллектив, какие у него отношения с коллегами, принимает ли он корпоративную культуру компании. От этого зависит эффективность работы сотрудника и его желание остаться в организации.
Чтобы получить объективную картину, соберите мнения коллег, руководителя, клиентов компании. Для этого можно использовать метод «Оценка 360 градусов». Его суть в том, что профессиональные качества сотрудника оценивают все, с кем он работал во время испытательного срока. Сам новичок тоже оценивает свои навыки.
По итогам опросов примите решение о дальнейшей работе с сотрудником. Если оно положительное, определите потенциал сотрудника и его возможности для роста.
Подготовьте план индивидуального развития сотрудника. Обсудите с сотрудником его карьерные и профессиональные перспективы. Расскажите, что компания может ему предложить, а в плане индивидуального развития пропишите цели на ближайший год.
Включите в документ навыки, которые нужно прокачать, способы, как их развить, сроки и критерии оценки. Например, если менеджер по продажам показал хорошие результаты, но ему не хватает навыков презентации продукта, добавьте в ИПР подходящий тренинг, онлайн-курс или менторство опытного коллеги.
Помните, что развитие сотрудника должно быть связано с бизнес-целями компании. Если человек понимает, как его профессиональный рост поможет бизнесу, это мотивирует и показывает практическую ценность обучения.
Читайте также: «Обзор 10 систем тестирования и оценки сотрудников».
Инструменты для планирования адаптации персонала
В небольшой компании создать программу адаптации и отслеживать процесс можно в Google-таблице или таск-трекере. Когда бизнес развивается и количество сотрудников растет, этих инструментов будет недостаточно. Автоматизировать процесс можно с помощью специальных платформ — например, iSpring Learn. Это система управления обучением, в которой можно создавать курсы для разных этапов адаптации, отслеживать прогресс стажеров, собирать обратную связь.
Платформа работает онлайн, поэтому новички смогут проходить адаптацию в удобное время с любых устройств. А еще есть мобильное приложение, которое работает офлайн. Чтобы сделать процесс адаптации понятным для сотрудников и удобным для себя, используйте возможности платформы.
Разрабатывайте программы и траектории обучения. В iSpring Learn можно загрузить файлы всех популярных форматов: фото, видео и аудио, инфографику, презентации, текстовые документы, электронные таблицы. Кроме того, платформа поддерживает формат SCORM, поэтому вы сможете добавить в систему электронные курсы, созданные в любом конструкторе.
Из этих материалов можно создать базу знаний или программу адаптации сотрудников в организации. Если для разных должностей процесс онбординга различается, подготовьте несколько траекторий обучения. В каждую включите необходимые материалы и назначьте курс новичкам. Система автоматически отправит сотрудникам уведомления, чтобы они не забыли о старте обучения или дедлайне.
Создавайте собственные учебные материалы. Прямо в iSpring Learn вы можете сделать лонгрид — обучающую статью с картинками, видео и инфографикой. А чтобы проверить, как новички усвоили материал, подготовьте простой тест.
Если нужно создать полноценный электронный курс, например welcome-презентацию, используйте конструктор iSpring Suite. Он работает на базе PowerPoint и с его помощью получится:
создавать курсы с нуля или по готовым шаблонам;
выбирать персонажей или создавать собственных, чтобы они максимально вписывались в стиль компании и подходили под любую роль;
записывать скринкасты и видеоуроки — например, чтобы обучать новичков работать с корпоративным ПО или техникой;
разрабатывать диалоговые тренажеры, которые помогут стажерам оттачивать навыки переговоров;
создавать интерактивные материалы, чтобы новички лучше запоминали теорию;
разрабатывать тестовые задания разной степени сложности.
Готовые материалы можно загрузить в iSpring Learn, создать курс и назначить его новичкам.
Планируйте и проводите встречи. В iSpring Learn есть встроенный календарь. Сюда можно добавлять информацию о старте обучения, планировать онлайн-курсы и очные тренинги. Платформу можно интегрировать с сервисами видеосвязи и проводить вебинары прямо в сервисе. Например, если новички работают удаленно, по видео можно проводить встречи с наставниками или руководителями.
Собирайте обратную связь в течение всего срока адаптации и в финале, чтобы принять взвешенное решение о продолжении работы со стажером. Для этого в iSpring Learn есть разные инструменты.
Пульс-опросы. Это короткие еженедельные опросы, с помощью которых можно оценивать психологическое состояние новичка и его коллег.
Оценка «360 градусов». В iSpring Learn есть конструктор компетенций. С ним можно создать модель компетенций, которую используют для оценки в вашей компании. Система автоматически назначит опрос сотрудникам, соберет ответы и подготовит отчеты.
Составляйте детальные отчеты об обучении. В iSpring Learn есть раздел со статистикой. Платформа автоматически проверяет тесты сотрудников и формирует результаты, отслеживает, успевают ли новички изучать материалы. Вы можете контролировать уровень подготовки каждого новичка, в отдельном подразделении или по всей компании. Отчеты помогут вам и руководителю принимать объективные решения о продолжении работы со стажером.
Читайте также: «Адаптация новых сотрудников: 5 частых ошибок».
Пример программы адаптации нового сотрудника
Каким будет план адаптации новичков в вашей компании, зависит от размера и сферы бизнеса, должности сотрудника. Например, на онбординг линейного персонала в розничной сети нужно 2–4 недели. А для адаптации разработчиков в IT-компании — не меньше трех месяцев. Этот план — пример программы адаптации сотрудников на новом рабочем месте. Его можно взять за основу, чтобы не упустить ключевые моменты, и добавить свои разделы.
Разработать и внедрить даже подробную программу адаптации персонала в организации недостаточно. HR-специалисту и руководителям важно понимать, насколько она была эффективной для сотрудников и компании.
Чтобы оценить эффективность онбординга для бизнеса, в течение 6–12 месяцев после внедрения программы отслеживайте показатель текучести. Если он снижается, значит, программа работает. Если положительной динамики нет и другие факторы не менялись, план адаптации стоит пересмотреть.
Важно оценивать и состояние сотрудников. Для этого проводите регулярные встречи и опросы. Для анкетирования можно использовать платформу iSpring Learn. Сразу покупать сервис не обязательно — есть бесплатная тестовая версия на 14 дней. Вы сможете создать первый курс или тестирование, назначить их новичкам, а затем проанализировать результаты.
LMS iSpring Learn
Обучайте сотрудников онлайн, следите за результатами и помогайте бизнесу расти
Реклама: ООО «Ричмедиа», ИНН: 1215226458, erid: 2W5zFG3C9WQ
Начать дискуссию