Как упростить обмен документами с внештатниками

С самозанятыми нужно подписывать договоры, акты, задания, получать чеки. Когда исполнителей немного, процесс кажется не очень сложным. Разбираемся, как упростить документооборот с внештатниками, если их больше 20.
334 54
Как упростить обмен документами с внештатниками
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Какие документы нужны при сотрудничестве с самозанятым

Для заказчика важно, чтобы все необходимые документы с самозанятым были в наличии и оформлены правильно, потому что налоговая в любой момент может проверить, не являются ли правоотношения с внештатником фактически трудовыми. 

Первое, на что инспекторы смотрят в ходе проверки — документы. 

Гражданско-правовой договор

Это единственный документ, который подписывают заказчик и исполнитель перед тем, как начать сотрудничать. В нем должны быть прописаны все условия сотрудничества. Договор может быть:

  • Рамочным. Такой договор подписывают, если заказчик и исполнитель собираются сотрудничать продолжительное время. В нем указывают, какие услуги оказывает исполнитель, и каким образом получает задания. 

  • На конкретную услугу. В таком договоре подробно указывают объем, сроки, этапы выполнения работ и все прочие нюансы.

Договор, который подписан одной стороной, не имеет юридической силы, поэтому его важно подписать с исполнителем. Иначе, если возникнут претензии, будет сложно установить, о чем стороны договаривались изначально.

Мы уже писали о том, как заключить договор с самозанятым.

Задание к договору

Если договор заключают на конкретную услугу — задание и все условия прописывают в нем. Если договор рамочный — на каждую услугу, которую вы хотите получить от исполнителя, необходимо оформлять отдельное задание. В нем прописываются все условия, стоимость, сроки.

С помощью задания подтверждают сдельный характер отношений: документ показывает, что заказчик обращается к исполнителю за конкретным результатом.

Читайте о том, как и зачем оформлять задания для самозанятых — это обезопасит компанию от рисков со стороны ФНС.

Справка из приложения «Мой налог» 

Этот документ подтверждает статус плательщика НПД. Заказчик также может проверить статус исполнителя самостоятельно — на сайте ФНС или через платформу для работы с самозанятыми.

Чек 

Согласно закону 422-ФЗ, самозанятый обязан выдать заказчику чек после того, как получит от него деньги. Чек — это закрывающий документ, который позволяет организации подтвердить расходы в налоговой и уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль или по налогу на УСН «доходы минус расходы».

Предоставить чек самозанятый может разными способами:

  • в распечатанном виде;

  • в электронном виде на почту, смс, в мессенджере;

  • также заказчик может считать QR-код чека.

Акт выполненных работ 

Акт позволяет подтвердить результат услуги и ее приемку заказчиком. Если в работе есть недочеты, то их прописывают в акте. Если заказчик принимает результат на словах, то требовать от исполнителя исправить недостатки будет сложнее.

Другая важная причина оформить акт — чтобы признать расходы. Акт подтверждает не просто тот факт, что самозанятый получил деньги, но и то, что он оказал услугу. То есть акт защищает права обеих сторон.

О том, как правильно составлять акты с самозанятых, мы рассказывали в отдельном материале.

Счет 

Чтобы подтвердить расходы, счет компании не нужен. Но с его помощью бухгалтеру проще проводить платежи. Если счет требуется, тогда в договоре с исполнителем можно прописать условие, что исполнитель должен выставлять счет.

Автоматизируйте управление: самозанятыми, ИП, физлицами

Помогаем средним и крупным компаниям сократить издержки и снизить риски сотрудничества с большим числом исполнителей

Как организовать обмен документами с исполнителем

Для безопасного сотрудничества с исполнителями важно подписывать и иметь в наличии все вышеперечисленные документы, хотя по закону обязательно получать от самозанятых только чек. Обычно документы с самозанятыми подписывают несколькими способами:

Лично 

Это классический способ обмена бумажными документами и «живыми» подписями. Обычно им пользуются заказчики, которые сотрудничают с небольшим числом исполнителей и находятся в одном с ними городе. Тогда сложностей подъехать в офис заказчика и подписать документы у самозанятого обычно не возникает.

Почтой и скан-копиями по электронной почте или в мессенджерах 

Заказчики высылают исполнителю файл с подготовленным договором, а затем и актом. Исполнителю нужно распечатать, подписать, сфотографировать подписанный документ, а затем отправить оригинал почтой или курьером. 

Обмен электронными документами в мессенджерах или по электронной почте

Для этого у заказчика и исполнителя должна быть техническая возможность подписывать документы электронной подписью (ЭП). Понадобится установить на компьютер плагин, например, Крипто Про, с помощью которого можно подписать ЭП файл в формате Word. Если у заказчика обычно есть и сертификат ЭП, и плагин, то у исполнителя они есть далеко не всегда. 

Так заказчик может быстро подписать документы и начать сотрудничество с исполнителем, который находится в другом городе или стране. Документы, которые подписаны электронной подписью, равнозначны бумажным экземплярам, подписанным лично. Обмениваться бумагами в этом случае не придется. 

Сервисы ЭДО 

В сервисе ЭДО можно создавать документы в электронном виде, подписывать их ЭП и отправлять по электронному каналу связи. Отправка и получение мгновенны. Но проверять статус самозанятого, получать чеки и делать выплаты все равно придется в ручном режиме.

Платформа для работы с самозанятыми

С помощью платформы заказчик и исполнитель тоже обмениваются документами в электронном виде, но платформа существенно упрощает этот процесс. 

Например, Консоль.Про берет на себя весь цикл работы с исполнителями: регистрирует физлицо в качестве самозанятого, проверяет актуальность статуса плательщика НПД, автоматически формирует и подписывает акты о выполненных работах, пробивает чеки, фиксирует доход плательщика НПД в ФНС и оплачивает налог. Также платформа сама выпустит для всех исполнителей простую электронную подпись.

Что нужно заказчику и исполнителю для ЭДО

Законодательство не запрещает самозанятым пользоваться ЭДО для обмена документами с заказчиком. Чтобы организовать ЭДО с исполнителем, понадобится электронная подпись и подключение к платформе, на которой можно обмениваться документами.

Какая бывает электронная подпись

Есть три вида подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Важно. Если стороны подписывают документ с помощью ЭДО, то им нужно использовать одинаковый вид подписи. Поэтому при сотрудничестве с физическими лицами или самозанятыми подойдет ПЭП — исполнители, как правило, не очень хотят получать КЭП, так как это сложно и затратно.

  • Простая электронная подпись (ПЭП).

С ПЭП интернет-пользователи встречаются практически каждый день: это, например, логин и пароль, который они вводят при авторизации в банковском приложении. ПЭП создается в программе или в сервисе, и каждый раз при подписании пользователю приходит новый проверочный код. То есть ПЭП — не постоянный набор символов: каждый раз создается новое подтверждение.

Некоторые сервисы и программы добавляют дополнительные шаги, чтобы повысить безопасность такой подписи. Например, на платформе Консоль.Про ПЭП автоматически выдается после регистрации:

  • Платформа запрашивает паспортные данные, СНИЛС и ИНН.

  • Пользователь авторизуется по паспорту и подтверждает согласие на выдачу ПЭП.

  • Дальше документы можно подписывать с помощью кода, который будет поступать в смс-сообщении.

Консоль.Про проверяет подписанта — перед камерой в режиме реального времени. А в личном кабинете платформы можно вписать только один номер телефона. Таким образом, ПЭП получит именно тот пользователь, который зарегистрирован на платформе. Налоговая принимает это за доказательство законности сотрудничества.

Минфин и ФНС неоднократно сообщали, что ПЭП можно применять для подписания первичных документов. Например, такие подтверждения есть в письме Минфина от 12.05.2022 № 03-02-07/43502, в письме ФНС от 10.04.2020 № ЕА-4-15/6118. Также это прописано в ч. 2 ст. 6 № 63-ФЗ от 06.04.2022. Значит, и для документооборота с самозанятым такая подпись тоже подходит.

Чтобы ПЭП обладала юридической силой, нужно:

  • Подписать пользовательское соглашение, где указаны права и обязанности сторон, особенности процедуры.

  • Определить, что считается подписанием ПЭП — например, это может быть получение письма с установленного адреса.

На платформе Консоль.Про каждая подпись имеет свой собственный идентификатор — так можно проверить, подлинная она или нет. Таким образом, документы на платформе становятся юридически значимыми.

  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

НЭП формируется с помощью средств криптографии. Ей пользуются физические лица, например, чтобы подписать документы работодателя или на Госуслугах. Юрлицам такой подписи недостаточно — она не подойдет, например, для отчетности в налоговую или документов в судебную инстанцию.

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — самый надежный вид ЭП. Ее применяют юрлица в электронном документообороте с поставщиками, покупателями и контролирующими органами. КЭП можно получить в налоговой или аккредитованном удостоверяющем центре ФНС. Сертификат электронной подписи обычно выдается на год.

Как перейти на ЭДО с помощью платформы на примере Консоль.Про

Чтобы начать документооборот с исполнителем, заказчику нужно только пригласить его на платформу. Для этого достаточно отправить ссылку на подключение. Дальше Консоль.Про все делает самостоятельно: собирает документы, регистрирует физлицо в качестве самозанятого, выпускает электронную подпись, формирует нужный договор по форме заказчика. Кроме того, платформа проверяет статус исполнителя каждый раз перед совершением сделки. 

Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми пошагово — рассказали в этой статье.

С помощью Консоль.Про компании подписывают договоры с самозанятыми за 7–15 минут и сразу начинают сотрудничество. Также на платформе есть техподдержка, которая работает круглосуточно в рабочие и выходные дни и отвечает на все вопросы исполнителей. 

Автоматизируйте управление: самозанятыми, ИП, физлицами

Помогаем средним и крупным компаниям сократить издержки и снизить риски сотрудничества с большим числом исполнителей

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8JtL4r

Комментарии

1

РЖД объявили о запуске нового мобильного суперприложения: что оно дает

Замгендиректора РЖД Евгений Чаркин на конференции Data Fusion заявил, что «Российские железные дороги» (РЖД) планируют запустить новое мобильное суперприложение (SuperApp) в начале 2025 года.

376

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Маркетплейсы

Законодатели взялись за трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

359

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 

Оформление иностранного работника из визовой страны — достаточно трудоемкий процесс. Любое упущение может обернуться для компании штрафом до 1 млн руб. за одного человека. Расскажем, как нанять персонал из дальнего зарубежья и избежать самых распространенных ошибок. 

Как привлечь к работе иностранного сотрудника из дальнего зарубежья 
1
777
Лучшие спикеры, новый каждый день

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта

Есть здесь SEO-специалисты? Мы сделали для вас подборку из 11 бесплатных инструментов для SEO-анализа по продвижению сайта. Новичок вы или нет — неважно, эти сервисы помогут оптимизировать работу и сэкономить время.

Топ-11 инструментов для SEO-анализа сайта
Банки

Европа вынуждает крупный банк быстрее свернуть бизнес в России

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

2
362
Бухгалтеры

Акция ко Дню главбуха! Онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, финмоделированию, ФСБУ и зарплате за 3690 рублей!

21 апреля — День главного бухгалтера. Мы поздравляем коллег и делаем скидку на онлайн-курсы, которые помогут вам продолжать профессиональное развитие! До 22 апреля включительно онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, ФСБУ, зарплате и финмоделированию за 3690 рублей!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банкротство

Долги банкротов побили антирекорд

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

УК РФ

Следователи смогут получать доступ к телефонным переговорам до санкции суда

МВД в рамках выполнения поручений правительства разработало изменения в Уголовно-процессуальный кодекс.

Роспотребнадзор разъяснил, что считается вынужденным отказом пассажира от полета и тогда вернут деньги

В связи с периодическими сообщениями о задержках или отменах авиарейсов авиаперевозчиками Роспотребнадзор без привязки к причинам таких задержек и отмен обратил внимание на ряд моментов.

Инвестиции

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Закончился восьмой месяц эксперимента с мартышкиным портфелем против народного портфеля. В нём смотрим, получится ли портфелю из случайных 10 акций РФ обогнать портфель из 10 самых популярных у частных инвесторов «народных» акций.

Мартышкин портфель. Итоги восьмого месяца инвестиционного эксперимента

Статистика Яндекса помогла оспорить упущенную выгоду

Между организацией и индивидуальным предпринимателем был заключен договор франшизы, в рамках которого ИП получил право использования товарного знака в целях открытия бутиков для реализации косметической продукции.

О госзакупках простым языком

Сегодня, как и было обещано, хочу поделиться с вами обновлениями в системе государственных закупок.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
УК РФ

МВД хочет приостанавливать денежные переводы в рамках уголовного преследования

Силовые структуры смогут приостанавливать такие переводы на 10 дней.

Банки

Банки обяжут за 24 часа предоставлять в МВД данные о переводе электронных денег

Министерство внутренних дел разработало проект соответствующего федерального закона.

302
Банки

Киргизский Finca Bank приостановит зачисление переводов из «Сбера» и «Тинькофф»

Ограничения начнут действовать в мае.

281

⚡️Меняем тарифы на «Клерке». Успейте подключить безлимитные консультации

У нас молния. С понедельника на «Клерке» произойдут изменения. Тарифов с безлимитными консультациями больше не будет. Хотите безлимит? Подключайте тариф на год или на полтора прямо сейчас.

Иллюстрация: Вера Ревина / «Клерк»
Самозанятые

👵 Чтобы заработать пенсию, самозанятые должны платить добровольные взносы. Но не обязаны, уточняет наш эксперт

В стаж для пенсии идет период работы, если за этот период начисляют и уплачивают взносы. За работников взносы платит работодатель, ИП сами платят свои взносы. А самозанятые не платят.

Экономика России

Официально: сколько в России ресторанов, кафе и баров

Росстат привел статистику за 2023 год по местам общепита.

Налоговая подсмотрит за вами через камеры, если понадобится. 🎥«Ночной бухгалтер» № 1668

Улыбнитесь, вас скрывает скрытая камера! А может и не скрытая, а просто камера наблюдения на улице. Корреспондент «Клерка» узнала о любопытном способе налоговиков проверять ваш бизнес.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая

Интересные материалы

КС РФ: иногда УК должна продолжать управление домом и после прекращения договора

Конституционный Суд уточнил порядок прекращения обязательств компании (УК) по управлению многоквартирным домом.