Самозанятые

Как сотрудничать с самозанятыми через ЭДО

К 2024 году бизнес планируют перевести на электронный документооборот. Самозанятые — полноценные участники рынка и плательщики налогов в бюджет. Рассказываем, как сотрудничать с ними через ЭДО. 
1,1 тыс. 245
Как сотрудничать с самозанятыми через ЭДО
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Самозанятые — это физлица и ИП, которые используют специальный налоговый режим НПД. Заказчики с ними обмениваются договорами, заданиями, счетами, актами и другими документами при помощи электронных подписей или обмена сканами документов. 

Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году

Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:

  • по электронной почте или в мессенджерах — без применения электронной подписи; 

  • через подключение к специальному оператору — с использованием электронной подписи. 

Обмен документами через электронную почту или мессенджеры

  • Как это работает.

Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад. 

  • Как подписывать документы.

Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю. 

Минусы

Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.

Плюсы

Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Обмен документами с помощью ЭДО

Электронный документооборот с самозанятыми компании ведут на специальных платформах, например, Консоль.Про. Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.

Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.

Какие электронные подписи использовать для ЭДО

Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью. 

Важно: документы с обеих сторон должны быть подписаны одинаковой подписью. Если у заказчика КЭП, то и у исполнителя должна быть КЭП. Если у исполнителя ПЭП, то и заказчик подписывает с помощью ПЭП. В другом случае документ не будет иметь юридической силы.

Есть три вида электронных подписей:

  • Простая электронная подпись (ПЭП).

Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль.Про

ПЭП, с помощью которой заказчики и исполнители подписывают документы на платформе Консоль.Про, имеет такую же юридическую силу, как собственная подпись на бумаге.

  • Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.

На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.

  • Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах. 

Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми

При взаимодействии с заказчиками самозанятому не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.

Сервис автоматически выдаст исполнителю простую электронную подпись после прохождения регистрации. Консоль.Про привязывает ПЭП к номеру телефона заказчика и исполнителя. Стороны вводят в поле код из смс — и документ подписан.

  1. Заказчик загружает на платформу шаблоны договоров для каждого типа своих исполнителей: для курьеров один договор, для копирайтеров — другой.

  2. Самозанятый регистрируется на платформе, получает ПЭП. 

  3. Заказчик направляет исполнителю его договор на подпись через платформу.

  4. Самозанятый и заказчик подписывают документ с помощью ПЭП.

  5. Стороны начинают сотрудничество.

С другими документами схема примерно та же, только некоторые из них, например, акты, могут создавать сами исполнители по шаблону. 

Какой вариант ЭДО с самозанятым выбрать 

  1. С самозанятыми можно сотрудничать с помощью любого вида электронного документооборота.

  2. Если у компании меньше 10 самозанятых и документы с ними не нужно подписывать часто, можно вести ЭДО с помощью отправки сканов документов через электронную почту или мессенджеры.

  3. Если у компании больше 10 самозанятых — удобнее сотрудничать с ними через специальную платформу и подписывать документы с помощью ПЭП.

На платформе Консоль.Про подписание документов занимает не больше минуты. А еще компания будет автоматически получать чеки от самозанятых, сможет проводить массовые выплаты исполнителям и следить за рисками переквалификации. Попробуйте, как это работает, в бесплатной демоверсии.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8Jxb9s

Комментарии

1
  • Марин@@

    То есть автор статьи полагает, что сканов по электронной почте достаточно для документооборота? Сошлетесь на источник?

Новости ФНС

Как восстановить пароль от своего личного кабинета налогоплательщика

Иногда налогоплательщик не может войти в личный кабинет на сайте ФНС по причине утери пароля доступа. Пароль можно восстановить.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Сколько зарабатывает аналитик 1С без опыта

Обошли весь сайт hh.ru и нашли вакансии для начинающих аналитиков 1С. Оказалось, что в среднем выпускники курсов без опыта могут получать до 75 тыс. рублей, а стажеры около 40-50 тыс. рублей.

За год Роструд восстановил права 300 тысяч сотрудников

Работодатели погасили долги по зарплате на 12 млрд рублей, число жалоб от сотрудников на нарушение их трудовых прав сократилось на треть.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Законопроекты

Кабмин против того, чтобы производители крупно писали объем и вес продуктов

Правительство не согласилось с тем, чтобы информация о весе и объеме продуктов питания занимала не меньше 15% от площади упаковки или этикетки.

Банки

Банк «Точка»: все сервисы и услуги работают бесперебойно

В Трибуне «Клерка» пользователь написал пост, в котором постарался разобраться, что же произошло в результате отзыва лицензии у Банка КИВИ и как это повлияло на клиентов другого банка — «Точки». Пост получился жестким и набрал много комментариев, в которые заглянули и представители банка.

Обзоры новостей

⚡️Итоги дня: букет к 8 Марта обойдется в 3,2 тыс руб., колонку Алису отдели в пальто

Подготовили для вас дайджест главных событиями дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

2
114
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Платежные системы

Contact удалили из реестра платежных систем Центробанка

Платежная система Contact, которая принадлежит QIWI банку, исключена из реестра ЦБ.

Зарплата

Сверхурочную работу будут оплачивать по-новому

Работодатели будут оплачивать сверхурочную работу исходя из зарплаты, включающей компенсационные и стимулирующие выплаты, а не только из голого оклада.

Инвестиции

На Мобирже начали продаваться акции алкогольной группы «Кристалл»

Компания привлекла на IPO 1,15 млрд рублей. Стоимость одной акции — 9,5 рублей.

Что бухгалтеры дарят мужчинам на 23 февраля. «Ночной бухгалтер» №1629

Носки, пена для бритья...это все не для дам-бухгалтеров. Они поздравляют своих мужчин куда как креативнее.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
252

Внесите эти изменения в локальные акты, чтобы не оштрафовала ГИТ

В 2023 году Конституционный суд выпустил сразу шесть постановлений, которые касаются трудовых отношений. Узнайте, что нужно сделать работодателям, чтобы не нарушать основной закон страны.

Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Личный кабинет налогоплательщика ИП / БухСтрим

Личный кабинет ИП меняется и появляются новые функции. А впереди сдача декларации по УСН за 2023 год и новые функции кабинета нам в помощь. Поэтому самое время разобраться с личным кабинетом и провести по нему экскурсию.

ФНС рассылает налоговые уведомления на уплату имущественных налогов по почте или через личный кабинет

Обязанность по исчислению имущественных налогов физлиц (транспортного, земельного, налога на имущество) возлагается на ФНС.

Многодетные семьи

Многодетным семьям дадут скидку на обучение детей в вузах

Дети из многодетных семей смогут сэкономить 50% на оплате высшего образования. Льгота будет доступна при условии успешного прохождения вступительных испытаний.

Вебинары для бухгалтера в марте: тренды проверок, новые правила по зарплате, исправление ошибок в отчетах ЕФС-1, РСВ, 6-НДФЛ, бюджетный учет, маркировка, управленка

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. Потому что, во-первых, «Клерк» приглашает на свои вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему, во-вторых, в чате можно задавать спикеру вопросы, он ответит на них в конце встречи. Собрали для вас анонсы вебинаров на март 2024 года. Не пропустите!

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
3
158
Реклама

Контракты для наружной рекламы разрешат продлевать до 10 лет

Операторам наружной рекламы могут разрешить продлевать действующие государственные и муниципальные контракты не на год, а на 10 лет.

Бесплатно с Зарплата

Как выполнить индексацию зарплаты с 1 февраля 2024 года. Мини-курс

Расскажем в мини-курсе, как выполнить индексацию зарплаты с 1 февраля 2024 года.

Как выполнить индексацию зарплаты с 1 февраля 2024 года. Мини-курс
Интернет и IT

«Сбер» начнет создавать человекоподобных роботов

В разработку роботизированных технологий и искусственного интеллекта Сбербанк вложит 450 млрд рублей.

Кассовые операции

❗ Бухгалтеры-кассиры будут оформлять новый документ

Кассовые операции надо будет оформлять не только приходными и расходными кассовыми ордерами, но и квитанциями.