Как сотрудничать с самозанятыми через ЭДО

Самозанятые — это физлица и ИП, которые используют специальный налоговый режим НПД. Заказчики с ними обмениваются договорами, заданиями, счетами, актами и другими документами при помощи электронных подписей или обмена сканами документов. 

Варианты документооборота с самозанятыми в 2023 году

Обмениваться документами в электронном виде стороны договора могут с использованием электронной подписи или без нее:

• по электронной почте или в мессенджерах — без применения электронной подписи; 

• через подключение к специальному оператору — с использованием электронной подписи. 

Обмен документами через электронную почту или мессенджеры

• Как это работает.

Подписанный вручную и отсканированный документ направляют на почту или в мессенджер второй стороны договора. С другой стороны тоже подписывают, сканируют и отправляют назад. 

• Как подписывать документы.

Исполнитель подписывает бумажный документ, сканирует или фотографирует и отправляет фото заказчику. Если заказчику, помимо изображения, нужен оригинальный документ, исполнитель направляет его по почте. Заказчик подписывает второй экземпляр и отправляет обратно исполнителю. 

Минусы

Обмен сканами занимает много времени и часто неудобен исполнителям. Если нужны бумажные экземпляры, подписание одного документа может занимать недели. А если исполнителей много — вести такой документооборот просто нереально.

Плюсы

Этот способ удобен заказчикам, которые сотрудничают с одним или двумя исполнителями по разовым или периодическим задачам. Особенно если обмен документами между сторонами происходит редко.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Получить советы

Обмен документами с помощью ЭДО

Электронный документооборот с самозанятыми компании ведут на специальных платформах, например, Консоль.Про. Документы на таких платформах подписывают с помощью ПЭП. Это быстро: подписание договора или акта занимает не более минуты.

Использовать сервисы для ЭДО, где необходимо наличие НЭП или КЭП, тоже можно, но, как правило, у самозанятых исполнителей нет таких подписей.

Какие электронные подписи использовать для ЭДО

Для придания юридической значимости цифровые документы должны быть подписаны электронной подписью. 

Есть три вида электронных подписей:

• Простая электронная подпись (ПЭП).

Создается на конкретном ресурсе и для подписания документов через этот ресурс. Часто в качестве ПЭП используют коды в смс или пуш-уведомления. Например, в банковских приложениях или в Консоль.Про. 

• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП).

НЭП создают на сайте налоговой или в специальных сервисах и хранят в облаке. На сайте nalog.ru подпись создают только для внутреннего пользования. Это бесплатно.

На других ресурсах НЭП создают за деньги и применяют для ЭДО без привязки к тому ресурсу, где она создана. Такие подписи нельзя использовать для обмена информацией с госорганами, участия в тендерах и госзакупках.

• Квалифицированная электронная подпись (КЭП).

КЭП оформляют в специальных удостоверяющих центрах и хранят на USB-носителях. Можно использовать для ЭДО, обмена информацией с государственными органами, судами, участия в тендерах и торгах. 

Как подписывать документы на платформе ЭДО с самозанятыми

При взаимодействии с заказчиками самозанятому не нужно самостоятельно оформлять электронную подпись.

Сервис автоматически выдаст исполнителю простую электронную подпись после прохождения регистрации. Консоль.Про привязывает ПЭП к номеру телефона заказчика и исполнителя. Стороны вводят в поле код из смс — и документ подписан.

1. Заказчик загружает на платформу шаблоны договоров для каждого типа своих исполнителей: для курьеров один договор, для копирайтеров — другой.

2. Самозанятый регистрируется на платформе, получает ПЭП. 

3. Заказчик направляет исполнителю его договор на подпись через платформу.

4. Самозанятый и заказчик подписывают документ с помощью ПЭП.

5. Стороны начинают сотрудничество.

С другими документами схема примерно та же, только некоторые из них, например, акты, могут создавать сами исполнители по шаблону. 

Какой вариант ЭДО с самозанятым выбрать 

1. С самозанятыми можно сотрудничать с помощью любого вида электронного документооборота.

2. Если у компании меньше 10 самозанятых и документы с ними не нужно подписывать часто, можно вести ЭДО с помощью отправки сканов документов через электронную почту или мессенджеры.

3. Если у компании больше 10 самозанятых — удобнее сотрудничать с ними через специальную платформу и подписывать документы с помощью ПЭП.

Советы по минимизации рисков при сотрудничестве с самозанятыми

Собрали советы, которые помогут правильно оформлять правоотношения с самозанятыми, чтобы не попасть под штрафы от ФНС

Получить советы

Реклама: ООО «КОНСОЛЬ.ПРО», ИНН: 7707418148, erid: LjN8Jxb9s