Главная задача электронного архива
Навести порядок в документах — вопрос, с которым сталкивается каждый бухгалтер. Даже в 2025 году вопрос «где что лежит?» остается актуальным для большинства компаний.
Обилие бумажных папок усложняет рабочий процесс и занимает слишком много времени. Найти нужный договор или акт — отдельный квест, особенно когда время поджимает. В результате теряется продуктивность, а на важные дела времени не хватает.
Цифровой архив документов — это решение для хранения и поиска любых бумаг. Он помогает навести порядок и избавиться от хаоса. Переход от бумажных файлов к электронным — это не просто модная тенденция, а реальный способ сделать работу бухгалтера быстрее и проще.
Электронный архив и закон: что нужно знать о требованиях и сроках хранения
Организация цифрового архива начинается с соблюдения всех предписанных законом правил. Важно обеспечить безопасность информации и не забыть о сроках хранения документов.
При работе с электронным архивом нужно учитывать такие требования:
Защита персональных данных. Если среди ваших документов есть персональные сведения (например, кадровые документы, договоры с физлицами), соблюдайте требования закона № 152-ФЗ. Вы должны обеспечить защиту от несанкционированного доступа и хранить такие данные только там, где это разрешено.
Охрана коммерческой тайны. Конфиденциальная финансовая и деловая информация должна быть защищена технически и организационно, чтобы не пострадали интересы компании.
Специализированные требования по бухгалтерским документам. Основные правила работы с бухгалтерскими электронными архивами прописаны в ФСБУ 27/2021 (раздел 4) и приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.
Сроки хранения электронных версий такие же, как и у бумажных, и для каждого типа документа они свои. Вот основные примеры:
Первичные бухгалтерские документы, счета-фактуры, налоговые декларации, акты, накладные, КУДиР, банковские документы, регистры бухучета — 5 лет.
Расчеты по страховым взносам, договоры ГПХ с актами, расчетно-платежные ведомости (если нет лицевых счетов) — 50 лет.
Расчетно-платежные ведомости (если есть лицевые счета) — 6 лет.
Согласие на обработку персональных данных — 3 года после окончания срока действия согласия.
Безопасно ли хранить документы в электронном архиве
Переход на цифровое хранение документов — это не только удобство и скорость, но и ответственность за безопасность данных. Надежность защиты архива — обязательное условие работы с ним.
За безопасность в электронной среде отвечает целый «контур» мер, работающих вместе. Это не только пароль или антивирус: хорошая система напоминает крепость с несколькими стенами и включает:
Охрану серверов и оборудования. Если ваши данные хранятся на собственных серверах, важно не забывать про физическую защиту: доступ только для уполномоченных лиц, сигнализация, защита от пожаров и аварий. Без этого есть риск потерять документы из-за неприятных случайностей.
Шифрование данных. Все документы внутри архива лучше всего хранить в зашифрованном виде. Даже если злоумышленник каким-то образом получит доступ к файлам, без ключа он не сможет их прочитать.
Контроль и мониторинг. Все действия пользователей в архиве фиксируются — кто когда входил, какие файлы открывал, что редактировал.
Как электронный архив в системе «Листоход» меняет работу с документами
Сервис «Листоход» — это современное решение для автоматизации согласования и хранения документов. Это один из самых востребованных сервисов для цифрового документооборота в 2025 году. Его выбирают компании разного размера, потому что с помощью «Листоход» можно легко снизить расходы на бумажные архивы и повысить скорость работы с документами.
«Листоход» помогает упростить повседневные задачи и заботится о безопасности вашей документации. Основные преимущества сервиса для пользователя:
Автоматизация процессов работы с документами. Не нужно тратить время на рутинные действия: согласование, отправка и хранение документов происходят в единой системе, все этапы контролируются автоматически, что сокращает количество ошибок и ускоряет обработку.
Надежность и быстрый доступ. Любой документ, загруженный в «Листоход», сохраняется в цифровом архиве. Таким образом нет риска риск потери важных файлов. Доступ к ним возможен в любой момент с любого устройства — не нужно искать бумажные копии или переживать, что может произойти утечка данных.
Удобный и быстрый поиск документов. Система позволяет искать и фильтровать файлы (маршруты) по различным параметрам: дате загрузки, названию, типу документа и другим характеристикам. Поиск необходимых документов становится максимально простым и быстрым. Это помогает экономить рабочее время и снижать нагрузку на сотрудников.
Гибкая система доступа. У администраторов системы — полный доступ ко всем документам организации, а у сотрудников — только к тем, которые загрузили сами или в согласовании которых участвовали. Это обеспечивает защиту и конфиденциальность информации внутри компании.
Управление правом просмотра. После согласования пользователь может открыть доступ для ознакомления любому сотруднику. Это удобно, когда нужно поделиться информацией с коллегой, но при этом избежать несанкционированного редактирования или удаления файлов.
Сокращение расходов на бумажный документооборот. Отказ от традиционных архивов позволяет компаниям экономить на закупке бумаги, хранении документов и обслуживании физического хранилища.
Ускорение рабочих процессов. Автоматизация и быстрый доступ к нужным документам позволяет быстрее решать рабочие задачи и принимать оперативные решения — это в целом повышает эффективность работы компании.
Внутреннее устройство архива в системе «Листоход»
Архив в «Листоход» — это не просто длинный список всех документов. Здесь все устроено иначе: каждая версия документа хранится внутри своего маршрута. Она привязана к конкретному бизнес-процессу или цепочке согласований, по которой была запущена.
Внутри архива вы видите структуру маршрутов, а внутри каждого маршрута доступны все документы, которые участвовали в этом процессе. Любой нужный файл можно скачать в любой момент — это удобно и позволяет быстро находить именно ту версию документа, которая вам требуется.
Каждому документу автоматически присваивается уникальный номер — так его легко идентифицировать и отслеживать в дальнейшем.
Кроме самих документов, в архиве хранится вся история работы с ними. Можно посмотреть этапы согласования, увидеть все переписки и комментарии сотрудников, а также узнать, какие дополнительные файлы загружали в процессе обсуждения.
Это делает архив настоящей цифровой «летописью» документа, где остается вся важная информация о его пути внутри компании.
Используйте сервис «Листоход» для комфортного и эффективного управления документами: экономьте время на поиске, не переживайте за безопасность данных и работайте спокойно, зная, что нужные файлы всегда под рукой и надежно защищены.
Читайте также:
Неделя без бумаг: челлендж для компаний с пошаговым планом внедрения сервиса «Листоход».
Шесть мифов о договорах: опровергаем популярные заблуждения.
Получите бесплатную консультацию
Как система Листоход поможет ускорить согласование документов и бизнес-процессы в компании
Заполните форму, наш менеджер с вами свяжется:
Реклама: ИП Маркелов Евгений Юрьевич, ИНН 504103395827, erid: 2W5zFGnVF36
Начать дискуссию