Переход на электронные транспортные накладные с 1 сентября 2026 года: кто должен применять, как подготовиться

Переход на ЭДО в транспортно-логистической деятельности — это часть масштабной государственной реформы. Основные изменения и требования к участникам отражены в законе от 07.06.2025 № 140-ФЗ. 

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это основной документ, который с 1 сентября 2026 года станет обязательным для всех участников процесса (грузоотправителей, получателей, перевозчиков, экспедиторов). Требование затрагивает не только автомобильные, но и железнодорожные, и авиаперевозки. 

Цели нововведения:

1. Перевести участников перевозок на транспортный ЭДО. 

2. Повысить прозрачность транспортно-экспедиционной деятельности.

3. Сократить количество нарушений в области грузоперевозок. 

Реестр экспедиторов действует на базе платформы «ГосЛог». С 1 марта 2026 года в нем должны регистрироваться экспедиторы. Об этой обязанности неоднократно говорили по телевидению, СМИ и интернет-издания, но вопросы до сих пор остаются:

• Кто должен регистрироваться в реестре экспедиторов?

• Относится ли требование к перевозчикам?

• Как зарегистрироваться в реестре экспедиторов системы «ГосЛог»?

• Что будет, если не подать заявление на включение сведений в реестр?

С 1 марта 2026 года в реестре экспедиторов должны регистрироваться ИП и организации — экспедиторы: те, кто оказывают услуги по договору транспортной экспедиции (как правило, привлеченным транспортом, или реже — собственным). 

• Действующие экспедиторы должны подать сведения на добавление в реестр до 30 апреля 2026 года — это крайний срок регистрации для них. После этой даты транспортно-экспедиционная деятельность без регистрации будет считаться незаконной. 

• Новые экспедиторы регистрируются в реестре с момента создания ИП / юрлица или до начала экспедиторской деятельности. Без включения в реестр экспедиторов вести законную деятельность они также не смогут.

С 1 марта 2027 года появится обязанность по регистрации у перевозчиков — это те, кто выполняет перевозки собственным транспортом. Они должны будут подать сведения в реестр перевозчиков системы «ГосЛог», если выполняются все условия:

• перевозят грузы за плату (по договору возмездных услуг);

• коммерческая перевозка происходит на дорогах общественного пользования на территории России;

• масса автотранспорта — от 3,5 тонн.

Зарегистрироваться в реестре экспедиторов системы «ГосЛог» можно двумя способами:

1. Через «Госуслуги» — профиль организации или ответственного сотрудника. Ространснадзор рекомендует этот способ подачи заявления как основной: заявление рассмотрят и примут решение быстрее — в течение семи рабочих дней (ч. 1, 5 ст. 2.5 закона № 87-ФЗ).

2. Заказным письмом по почте с уведомлением о вручении или по электронной почте (п. 9 ст. 2.5 закона № 87-ФЗ). Этот способ используется, если нет технической возможности подать сведения через личный кабинет на «Госуслугах». Форма уведомления утверждена постановлением от 20.02.2026 № 173.  

В обоих случаях плата за регистрацию не взимается. 

Примечание: для регистрации через «Госуслуги» руководителю организации или ИП понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Получить ее можно в ФНС или Удостоверяющем центре. ИП могут подписать заявление УНЭП Госключ. На уполномоченного сотрудника нужно оформить МЧД.    

Административная ответственность. С 1 мая 2026 года деятельность незарегистрированных в реестре экспедиторов будет считаться незаконной. Штрафы указаны в ст. 11.14.3 КоАП:

• до 300 тыс. руб., если отсутствие сведений в реестре выявлено впервые.

• до 1 млн руб. при повторном нарушении. 

Обратите внимание, что установлены равные штрафы для юрлиц и ИП. Для малого бизнеса они могут оказаться критичными. 

Платформа ЭПД — ваш сервис цифровой логистики

Начните сейчас — без скрытых платежей, сложных настроек и потерь документов

Попробовать

ГИС ЭПД — это государственная информационная система электронных перевозочных документов. Она введена с 1 сентября 2022 года и нацелена на то, чтобы вывести «из тени» нелегальных перевозчиков. Минтранс подтверждает, что оформление транспортных документов в электронном виде сокращает количество нарушений в этой сфере.  

Задачи ГИС ЭПД:

1. Формирование единой базы документов о перевозках разными видами транспорта (наземным, морским, воздушным). Кроме того, участники подают в систему сведения о мультимодальных перевозках — например, когда товар доставляется до порта на поезде, оттуда — на пароходе, а до места назначения — еврофурой. 

2. Удобство при обмене транспортными накладными. ГИС ЭПД включает сведения не только об ЭТрН, но и заказах (заявках), путевых листах и др. Передача сведений в систему и обмен документами занимает несколько минут. 

Важно: напрямую к ГИС ЭПД участники транспортно-логистической деятельности не подключаются. Сведения в систему они должны передавать через уполномоченных операторов — ИС ЭПД. Реестр операторов ведет Минтранс. Один из аккредитованных операторов — это Платформа ЭПД. В сервисе можно обмениваться утвержденными формами перевозочных документов, а сведения о них автоматически передаются в ГИС ЭПД.     

Как происходит взаимодействие участника грузоперевозок с ИС ЭПД:

1. Каждая из сторон заполняет свою часть ЭТрН в сервисе оператора ЭПД.

2. Документ подписывается электронными подписями участников.

3. Оператор ЭПД проверяет корректность заполненных документов и передает их в ГИС ЭПД. Ошибки «подсвечиваются» в документах: если они есть, то система покажет недочеты, и участник сможет их быстро исправить. 

Операторы ЭПД настраивают взаимодействие между сервисами: например, если у одной стороны — один сервис, у второй — другой, то у них не должно возникать трудностей при подписании и обмене документами. 

Обмен ЭТрН и другими электронными транспортными документами — это в целом положительный процесс, который несет выгоды всем участникам рынка. Но есть и сложности, с которыми могут столкнуться компании:

1. Выбор оператора ЭПД. Сервис должен поддерживать все форматы электронных транспортных документов, обеспечивать корректную передачу сведений и находиться в реестре Минтранса.

2. Перестроение отношений с контрагентами. В адаптационный период нужно настроить процессы перевозок с контрагентами. Если компания отказывается от подключения к ГИС ЭПД, то перевозки для нее становятся незаконными. Возможно, придется искать новых перевозчиков, покупателей, поставщиков. 

3. Обучение сотрудников. Потребуется провести инструктажи, научить специалистов работать в системе оператора ЭПД, издать приказы и другие ЛНА.  

Проактивные действия при переходе на электронные транспортные документы создадут благоприятные условия для бесшовной перестройки бизнес-процессов. Затягивание процесса «до последнего» усложнит переход: перед 1 сентября 2026 года могут возникнуть нагрузки на сервисы и сложности при регистрации. 

Электронная транспортная накладная — это аналог бумажного документа. Формат ЭТрН утвержден приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Актуальная версия — 5.01, часть 973.

ЭТрН существует в виде XML-файла. Задача оператора ЭПД — с помощью программно-аппаратных средств преобразовать документ в читаемый для пользователя вид. Накладная состоит из 9 титулов: 4 обязательных, 5 опциональных. 

Еще раз подчеркнем: титулы 1–4 заполняются всегда, а титулы 5–9 — в случае необходимости корректировок. 

ФНС разъяснила, что для перехода на электронные перевозочные документы участникам необходимо оформить КЭП на руководителя, МЧД — если документы подписывает сотрудник, и подключиться к оператору ИС ЭПД. Остановимся на ключевых этапах. Ниже — пошаговая инструкция, как нивелировать риски при переходе на обязательные перевозочные документы.

Подготовьте план поэтапного перевода текущих процессов в цифровой формат: сначала — основные, затем — все остальные в течение оставшихся месяцев.  

В реестр Минтранса включены аккредитованные операторы ЭПД. «Платформа ЭПД» входит в список уполномоченных операторов (в реестре — ООО «Эвотор ОФД»). Обратите внимание, что «Платформа ЭПД» предлагает 90 дней на тест-драйв системы: в течение бесплатного пробного периода вы сможете оформлять электронные транспортные накладные и путевые листы. 

Заранее проведите обучение специалистов, которые будут работать в сервисе оператора ЭПД. Оформите электронные подписи и МЧД. Отправителю, перевозчику и получателю нужны УКЭП или УНЭП, водителю — УНЭП или простая электронная подпись (ПЭП), физическому лицу-грузополучателю тоже подойдет ПЭП.

Уведомьте остальных участников процесса об обязательном переходе на электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года. Например, можно направить официальное письмо на бланке организации — по электронной почте или заказным письмом с отметкой о вручении. 

В пилотном режиме оформите ЭТрН и оцените, как техническая сторона процесса реализована на вашей стороне и стороне контрагента. Это поможет отработать поведение в нестандартных ситуациях — например, при нестабильной связи. 

Платформа ЭПД — ваш сервис цифровой логистики

Начните сейчас — без скрытых платежей, сложных настроек и потерь документов

Попробовать

Участники транспортно-логистической деятельности не могут сделать это напрямую. Подключиться к ГИС ЭПД можно только через аккредитованного оператора — ИС ЭПД из реестра Минтранса. 

До 1 сентября 2026 года компании и ИП могут использовать бумажные транспортные накладные в обычном порядке. Но лучше прямо сейчас начать постепенный переход на ЭПД, как это рекомендует ФНС. 

Бумажная транспортная накладная для большинства перевозок перестанет действовать с 1 сентября 2026 года. Ее нельзя будет использовать для целей бухгалтерского и налогового учета. 

Минтранс оставляет за собой право определять случаи, когда бумажную накладную можно будет использовать и после 1 сентября. Например, это: 

• перевозки в условиях ЧС и военного положения;

• перевозки грузов физлицами для личных нужд;

• перевозки воинских и специальных грузов. 

Документ находится на стадии публичного обсуждения и может быть уточнен.

В остальных случаях после 1 сентября 2026 года применять можно будет только ЭТрН. Она станет обязательной в перевозках грузовым, авиа- и железнодорожным транспортом.   

Водитель может подписывать электронные транспортные накладные простой электронной подписью (ПЭП) — как правило, через мобильное приложение оператора ЭПД на смартфоне или планшете (при условии, что затем файл обмена будет подписан УКЭП или УНЭП перевозчика). В дороге подписанный документ можно предъявить инспектору — показать QR-код в приложении или его скрин. Второй вариант возможен, если на маршруте есть участки с нестабильной связью. Для подстраховки электронный документ можно распечатать и взять с собой в рейс, но это необязательно.  

«Платформа ЭПД» входит в реестр аккредитованных операторов ИС ЭПД. Поддерживает все форматы электронных перевозочных документов. При подключении вам откроется пробный период — 90 дней на использование ЭТрН и ЭПЛ. Все документы — всегда под рукой: сервис работает в десктоп и в мобильном приложении.    

Читайте также:

• Новая форма ЕФС-1 с 2026 года: как заполнить и сдать.

• Счета-фактура, книга покупок и продаж с 2026 года: что изменилось и рекомендованные формы.

• Розничная торговля в 2026 году: какие показатели контролирует бизнес и на что смотрит ФНС.

Реклама: ООО «ЭВОТОР ОФД», ИНН: 9715260691, erid: 2W5zFJAWXEZ