Самое главное:
Закон не запрещает вести кадровый документооборот одновременно в бумажной и электронной форме.
Переход на ЭДО возможен только при письменном согласии сотрудника; отказаться от него после подписания нельзя.
Приказы об увольнении, акты о несчастных случаях и документы по охране труда нельзя перевести в электронный формат.
Работодатель сам решает, какие документы оформлять в электронном виде и когда внедрять ЭДО.
Зачем бизнесу переходить на электронный документооборот
Электронный документооборот представляет собой систему, предназначенную для создания, оформления и подписания кадровых документов без дублирования на бумаге и личных встреч с сотрудниками. Пока переход на электронный документооборот с сотрудниками необязателен, но в пользу этого решения добровольно делают выбор все больше работодателей. Причин несколько:
Высокая скорость обработки документов. Отправить на подпись и получить подписанный документ можно практически моментально. В то время как на отправку документации удаленным сотрудникам и ее получение может уходить несколько дней.
Экономичность. За счет оптимизации процессов и отсутствия затрат на бумагу, распечатку и доставку документов расходы на организацию документооборота с сотрудниками снижаются.
Прозрачность и контроль. После перехода на электронный документооборот вероятность несанкционированного внесения изменений в документы практически отсутствует. Также всегда есть возможность отследить этапы кадрового документа.
Снижение нагрузки на сотрудников. Переход на ЭДО освобождает кадровых специалистов от ряда рутинных задач и делает их работу эффективнее.
Электронный и бумажный документооборот: что выбрать
Критерий | Электронный документооборот | Бумажный документооборот |
Надежность | Высокий уровень безопасности данных | Есть риск повреждения и утери документов |
Скорость обработки документов | Возможность моментального подписания документов независимо от местонахождения сотрудника | Подписание может занимать несколько дней, особенно если сотрудники работают дистанционно |
Стоимость | Расходы на ЭДО окупаются за счет экономии на доставке кадровых документов удаленным сотрудникам, а также на бумаге и распечатывании | Затраты на бумагу, технику, расходные материалы, доставку документов |
Юридическая сила | Признаются судами и государственными органами | Признаются судами и государственными органами |
Важный момент: по действующему законодательству некоторые кадровые документы можно оформлять только в бумажном виде даже после внедрения электронного документооборота. К таким документам относятся приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, а также документы, подтверждающие прохождение сотрудником инструктажей по охране труда.
Остальные документы работодатель может перевести в электронный формат. Но это не означает, что в ЭДО сразу же переводятся все кадровые документы: нередко работодатели сочетают бумажный и электронный документооборот из-за удобства или необходимости.
Сервис Подпислон предназначен для организации кадрового электронного документооборота с физлицами. Благодаря подписанию документов простой электронной подписью сотрудникам не нужно оформлять сертификат КЭП и покупать токен: чтобы подписать документ, достаточно смартфона. Устанавливать мобильное приложение и проходить регистрацию также не потребуется — процесс подписания займет пару минут. Компания, в свою очередь, получает все преимущества ЭДО. Процесс подписания документов с сотрудниками ускоряется, а еще не нужно тратить время и деньги на организацию бумажного документооборота.
Смешанный документооборот с одним и тем же сотрудником
Сначала рассмотрим ситуацию, когда бумажный и электронный документооборот одновременно ведется для одного и того же сотрудника — такая практика достаточно распространена.
ЭДО вводится в компании на основании локального нормативного акта, и, согласно ст. 22.2 ТК, в ЛНА нужно указать перечень документов, оформляемых в электронном виде. Работодатель вправе самостоятельно решить, какие документы перевести в электронный формат. Остальные можно по-прежнему оформлять на бумаге.
Обратите внимание: документы, для которых предусмотрена электронная форма, в бумажном виде можно оформлять только в исключительных случаях. Перечень таких случаев фиксируют в ЛНА.
Если сотрудник дал согласие на ЭДО, вернуться к бумажному документообороту у этого работодателя уже не получится: возможности отозвать согласие законодательство не предусматривает. Обратная ситуация, между тем, допускается. Если ранее сотрудник отказался от ЭДО, но затем передумал — он может оформить согласие.
Ведение кадрового документооборота с частью сотрудников на бумаге, с частью — в электронной форме
Переход на ЭДО возможен только при наличии письменного согласия сотрудника. Если согласия на ЭДО с данным работодателем нет, все кадровые документы предоставляют сотруднику в бумажном виде.
Предположим, в компании некоторые работники положительно относятся к современным технологиям: они согласны перейти на ЭДО. А некоторым комфортнее работать с традиционными бумажными документами, и принуждать их к переходу на ЭДО работодатель не вправе: такой переход должен быть добровольным.
Поэтому ситуации, когда часть работников перешла на ЭДО, а часть осталась на бумажном, могут встречаться. Законодательство не запрещает компаниям вести кадровый документооборот сразу и в электронном виде, и на бумаге для разных сотрудников.
Судебная практика по использованию ПЭП с клиентами
Заполните форму, вышлем материалы вам на e-mail:
Переводить сразу все документы в электронный формат необязательно
И наконец, об одном из главных опасений, которое препятствует переходу бизнеса на ЭДО: если компания решит перевести кадровые документы в электронный формат, придется сразу перестроить всю работу. А это, в свою очередь, вызовет сопротивление сотрудников и негативно скажется на эффективности.
На самом деле переводить кадровые документы в электронную форму можно постепенно. Для старта лучше выбрать «несложные», но распространенные документы, чтобы сразу оценить эффект от цифровизации.
В большинстве случаев постепенный переход даже предпочтительнее. Он дает возможность протестировать систему, провести обучение сотрудников и разобраться во всех нюансах, избежать ошибок и недовольства сотрудников кадровой службы.
Сервис «Подпислон» поможет систематизировать кадровый документооборот со всеми сотрудниками, включая тех, кто работает удаленно. С сервисом «Подпислон» можно подписать следующие кадровые документы:
согласие на обработку данных;
служебные записки;
заявления;
NDA.
Документы, подписанные простой электронной подписью, имеют юридическую силу в соответствии с законом 63-ФЗ. При необходимости такие документы можно предоставлять в суд и другие государственные органы: действующее законодательство и судебная практика подтверждают их юридическую значимость.
Читайте также:
Реклама: ООО «Подпислон», ИНН 7801708775, erid: 2W5zFHYYQqW
