Аутсорсинг бухгалтерии vs штатный бухгалтер: что выбрать для бизнеса

Каждому бизнесу, будь то небольшая компания или крупное предприятие, необходим качественный бухгалтерский учет. От того, насколько грамотно ведется бухгалтерия, зависят финансовая стабильность, налоговые риски и общая эффективность бизнеса.

Многие предприниматели встают перед выбором: нанимать штатного бухгалтера или передать бухгалтерское сопровождение на аутсорс?

Мы в КУБ2Б работаем в сфере бухгалтерского аутсорсинга и регулярно сталкиваемся с этим вопросом. В этой статье мы делимся своим профессиональным взглядом на ситуацию, основанным на опыте нашей команды, отзывах клиентов и мнении коллег по рынку. Мы разберем ключевые различия между этими вариантами, их плюсы и минусы, а также дадим рекомендации по подбору сотрудника, если вы решите нанять бухгалтера в штат.

Аутсорсинг бухгалтерии — это передача всех или части бухгалтерских функций специализированной компании. Такой вариант особенно выгоден в следующих случаях:

• Экономия на фонде оплаты труда (ФОТ). Содержание штатного бухгалтера обходится дорого: зарплата, налоги, соцвыплаты, отпускные, больничные. В аутсорсинге вы платите только за услуги и при этом получаете целую команду специалистов.

• Отпуска и болезни не повлияют на работу. Если ваш штатный бухгалтер уйдет в отпуск или заболеет, придется срочно искать замену. В аутсорсинговой компании такие риски исключены — задачи всегда выполняются в срок.

• Экономия на программном обеспечении. Современные бухгалтерские программы и лицензии стоят дорого. Аутсорсинговая компания берет эти расходы на себя, предоставляя клиентам доступ к передовым инструментам учета.

• Доступ к высококлассным специалистам. Профессиональных бухгалтеров сложно «заманить» в небольшие компании, например, в торговлю на маркетплейсах или кофейню. В аутсорсинге работают эксперты с узкой специализацией, что гарантирует высокий уровень обслуживания.

• Постоянный мониторинг законодательства. Законы и налоговые правила меняются регулярно. Штатный бухгалтер может не успевать за всеми нововведениями, тогда как аутсорсинговая компания следит за изменениями и заранее предупреждает клиентов о важных корректировках.

• Масштабируемость бизнеса. Когда бизнес растет, увеличивается объем документов, операций, требований. Штатный бухгалтер может не справиться физически или не обладать необходимыми компетенциями, тогда как в аутсорсинге гибко наращивают ресурсы под потребности клиента.

• Опыт работы с контролирующими органами. Не каждый штатный бухгалтер сталкивался с налоговыми проверками, спорами и претензиями. В аутсорсинговых компаниях такие специалисты есть, и они знают, как правильно вести себя при взаимодействии с ФНС и другими ведомствами.

• Консалтинг в сложных ситуациях. При нестандартных налоговых и финансовых вопросах важно мнение экспертов. В аутсорсинге работает команда бухгалтеров, которые совместно находят оптимальные решения.

• Разделение ответственности и узкая специализация. В крупном аутсорсинге каждый участок ведет отдельный специалист: кадровый учет, налогообложение, первичка. Штатный бухгалтер обычно ведет все сразу, но поверхностно.

• Ответственность за ошибки. Если в процессе работы возникнут ошибки, которые повлекут штрафы или другие финансовые потери для компании, в случае с аутсорсингом компания несет ответственность за свои ошибки и может возместить штрафы. В случае с штатным бухгалтером, такие расходы будут ложиться на плечи собственника бизнеса.

• Защищенные базы данных и бэкапы. Аутсорсинговая компания обычно работает с защищенными базами данных и регулярно делает резервное копирование информации. Это избавляет владельца бизнеса от необходимости самостоятельно организовывать бэкапы и заботиться о безопасности данных.

• Лицензионное программное обеспечение. Аутсорсинговые компании используют лицензионные бухгалтерские программы, что исключает риски, связанные с нарушением авторских прав или использованием нелегального ПО.

• ИТ-специалисты для обновлений программ. Аутсорсинговые компании имеют в своей структуре ИТ-специалистов, которые регулярно обновляют и поддерживают бухгалтерские программы, такие как 1С. Это позволяет владельцу бизнеса не беспокоиться о своевременных обновлениях и проблемах с ПО.

• Настроенные интеграции с банками и ЭДО. Аутсорсинговые компании часто имеют настроенные интеграции с банками и системами электронного документооборота (ЭДО), что значительно ускоряет работу, автоматизирует процессы и снижает вероятность ошибок.

Несмотря на очевидные плюсы аутсорсинга, в ряде случаев компании выбирают содержать в штате собственный финансовый департамент.

• Для крупных компаний с разветвленной финансовой структурой. В таких организациях финансовый департамент включает не только бухгалтерский и налоговый учет, но и управленческую отчетность, аналитику, бизнес-планирование. Это требует значительных ресурсов и штата специалистов, которые погружаются в бизнес-процессы. В этом случае аутсорсинг либо не сможет охватить весь объем работы, либо фактически будет работать как отдельное подразделение внутри компании.

• Когда в компании много бумажных документов и их нужно подшивать, хранить, архивировать. С увеличением объема бизнеса количество бумажных документов также растет. Учет, договоры, счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ — все это требует правильного оформления, хранения и архивирования. В случае, если документы не систематизируются и не подшиваются должным образом, может возникнуть путаница, а также проблемы с контролирующими органами в случае проверок.

• Когда есть иллюзия безопасности внутренних сотрудников. Некоторые руководители считают, что наемный сотрудник безопаснее, чем передача данных стороннему юридическому лицу. На практике качественный аутсорсинг (как у нас в КУБ2Б) обеспечивает куда более высокий уровень безопасности за счет регламентов, защищенных серверов, контроля доступа и профессиональной ответственности. Внутренний бухгалтер, особенно единственный, напротив, может представлять больший риск: ошибки, отсутствие внутреннего контроля, злоупотребления.

Финансовый аутсорсинг от «КУБ2Б»

Мы построили уникальную экосистему из программного обеспечения, которую встраиваем в ваш бизнес и настраиваем безупречный, актуальный и современный финансовый учет в организации

Заказать звонок

Передача бухгалтерии на аутсорс имеет множество преимуществ, которые делают этот вариант более выгодным для большинства компаний.

В отличие от штатного бухгалтера, аутсорсинговая компания предоставляет не одного специалиста, а целую команду. Это означает:

• Глубокие знания в различных отраслях.

• Поддержку и консультации по сложным вопросам.

• Минимизацию ошибок за счет внутреннего контроля и разделения обязанностей между экспертами.

Бизнес не должен зависеть от одного человека. Уход бухгалтера в отпуск, на больничный или его увольнение может привести к сбоям в отчетности. Аутсорсинговая компания обеспечивает бесперебойную работу:

• Учет ведется независимо от кадровых перестановок.

• Постоянный контроль за сроками сдачи отчетности.

• Быстрая реакция на изменения в законодательстве.

Содержание штатного бухгалтера обходится дорого:

• Зарплата + налоги (страховые взносы, НДФЛ).

• Отпускные и больничные.

• Оборудование рабочего места.

• Лицензии на бухгалтерские программы.

• Курсы и повышение квалификации.

Аутсорсинг — это не просто учет операций. В зависимости от пакета услуг можно получить:

• Управленческую отчетность.

• Финансовый анализ и стратегические рекомендации.

• Налоговую оптимизацию.

• Автоматизацию процессов.

• Неограниченные консультации со специалистами узкого профиля.

Штатные бухгалтеры обычно занимаются только ведением учета и сдачей отчетности, не решая задачи стратегического управления финансами.

Аутсорсинговые компании инвестируют в новые технологии, чтобы сделать бухгалтерию удобнее и эффективнее:

• Современные облачные системы учета.

• Автоматизация взаимодействия с налоговой (ЭДО).

• Интеграция с CRM и системами аналитики.

Несмотря на явные преимущества аутсорсинга, в некоторых ситуациях наличие бухгалтера в штате может быть более подходящим решением для компании. Это может быть актуально в следующих случаях:

• Необходимость постоянного контроля за денежными потоками. Если бизнес работает в условиях, когда каждый платеж, каждая транзакция требуют мгновенной реакции и принятия решений, а также регулярного мониторинга финансов, штатный бухгалтер может быть более полезен для таких задач. Это особенно важно в высокооперационных бизнесах, таких как розничная торговля или крупные производственные предприятия.

• Большое количество бумажных операций и документооборота. Когда в компании ежедневно генерируется огромное количество первичных документов, накладных, актов и прочих бумаг, штатный бухгалтер может эффективно справляться с архивированием и подшивкой. Однако, даже в таких случаях, можно дополнительно нанять «делопроизводителя», чтобы разгрузить бухгалтера от лишней работы, оставив ему только учет.

• Оперативность и принятие решений. В случае, когда требуется быстрый отклик на нестандартные запросы внутри бизнеса (например, экстренные платежи или быстрое согласование нестандартных операций), наличие бухгалтера в штате может быть решающим фактором для оперативности. Штатный специалист более доступен и может немедленно вмешаться в процессе работы компании.

Если вы решили нанять бухгалтера в штат, важно грамотно провести отбор кандидатов.

Основные критерии оценки:

• Опыт работы от 5 лет, желательно на всех участках бухгалтерии.

• Опыт работы в вашей отрасли (производство, торговля, услуги и т. д.).

• Успешный опыт прохождения налоговых и аудиторских проверок.

• Знание актуального законодательства и умение применять его на практике.

• Опыт работы в программе, в которой ведется ваш учет (1С, Контур, SAP и т. д.).

• Навыки работы с налоговой, в том числе через электронный документооборот.

• Умение систематизировать информацию и работать по регламентам.

Ошибки при найме:

• Выбор кандидата только по низкой зарплате (дешевый бухгалтер может стоить вам гораздо дороже из-за ошибок).

• Принятие решения без проверки рекомендаций и тестового задания.

• Отсутствие учета специфики бизнеса при подборе специалиста.

Выбор между аутсорсингом бухгалтерии и штатным бухгалтером зависит от потребностей бизнеса.

• Если вам нужен комплексный финансовый подход, оптимизация затрат и минимизация рисков — аутсорсинг станет лучшим решением.

• Если бизнес крупный, со сложными операциями, и вам важен постоянный контроль — рассмотрите вариант найма специалистов в штат.

Компания КУБ2Б предлагает профессиональное бухгалтерское сопровождение, обеспечивая вам надежность, экономию и экспертный подход. Доверьте бухгалтерию специалистам, а сами сосредоточьтесь на развитии бизнеса! 

Обезопасьте свой бизнес от ненадежной бухгалтерии

Скачайте список вопросов, которые помогут вам оценить профессионализм бухгалтерской службы

Заполните форму и мы вышлем вам чек-лист на почту

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Принимаю оферту и даю согласие на сбор персональных данных и их распространение

Реклама: ООО «КУБ2Б», ИНН 1655379261, erid: 2W5zFHrRCxp