Когда нанимать сотрудника в штат, а когда заключать договор ГПХ

Если человеку предстоит выполнять не разовую задачу, а постоянную функцию внутри компании, нужно нанимать его в штат. В таком случае важен не только результат, но и сам процесс работы: участие в задачах, взаимодействие с командой, соблюдение сроков и правил. 

Трудовой договор подходит, если:

• Работа носит регулярный характер и не ограничена сроком или проектом.

• У человека есть конкретная роль или должность, например бухгалтер, менеджер, маркетолог.

• Сотрудник работает в команде и под руководством работодателя, по установленному графику, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

• В компании уже есть штатный сотрудник с аналогичными функциями.

• Работодатель будет обеспечивать условия работы: доступы к корпоративным системам, технику, рабочее место.

• Сотрудничество предполагает длительный срок, а не разовую задачу.

Например, компании нужен бухгалтер, который на постоянной основе будет вести учёт, рассчитывать зарплату, готовить документы, проводить сверки и взаимодействовать с налоговой. Он будет подчиняться главному бухгалтеру и выполнять не разовую задачу, а постоянную функцию. В такой ситуации нужно оформлять трудовой договор.

Компания может заключить с исполнителем договор ГПХ подходит, когда нужен не сотрудник в штат, а исполнитель для выполнения конкретной задачи с измеримым результатом. В этом случае важен не процесс работы, а итог: например, готовый сайт, отчёт, рекламный макет или отремонтированное помещение. 

Договор ГПХ подходит, если:

• Задача имеет чёткий результат, который можно заранее описать в договоре или задании.

• Работа ограничена по сроку или объёму.

• Сотрудничество носит разовый или проектный характер, нет постоянной загрузки.

• Исполнитель не выполняет функции действующих сотрудников.

• Нет необходимости устанавливать график, предоставлять рабочее место и требовать соблюдения правил внутреннего распорядка.

• Исполнитель сам решает, как и когда выполнять задачу, главное — соблюдать сроки сдачи работы.

• Исполнитель может привлекать субподрядчиков для выполнения задачи.

Заказчик не управляет процессом работы исполнителя — только принимает итог. Например, компании нужно разработать сайт. Для этого она привлекает специалиста, который создаёт структуру, дизайн и верстает готовые страницы в оговорённый срок. Заказчику важен именно результат: работающий сайт, а не то, как исполнитель организует свою работу. В такой ситуации подходит договор ГПХ.

Выбор договора влияет на характер работы, порядок оплаты и обязанности компании или ИП. Обобщим, чем условия трудового договора и договора ГПХ различаются на практике.

• Кто может быть исполнителем. По трудовому договору компания работает только с физлицом. По договору ГПХ можно сотрудничать с физлицом, физлицом со статусом самозанятого или индивидуальным предпринимателем.

• На какой срок оформляется договор. Трудовой договор обычно бессрочный. Срочный вариант возможен только в отдельных случаях, например на время замещения сотрудника. Договор ГПХ заключается на конкретный срок или до выполнения задачи, при необходимости его можно продлить.

• Как строится работа. В штате сотрудник работает по графику, соблюдает внутренние правила и выполняет задачи в рамках своей должности. При сотрудничестве по договору ГПХ исполнитель сам определяет, как и когда выполнять работу. Важно только соблюсти оговорённые сроки для передачи результата заказчику.

• Как осуществляется контроль. В трудовых отношениях работодатель управляет процессом работы: ставит задачи, даёт указания и проверяет выполнение. При сотрудничестве со специалистами вне штата заказчик не вмешивается в процесс и принимает только результат.

• Как оплачивается работа. Зарплату сотруднику выплачивают регулярно, не реже двух раз в месяц, — это оплата за процесс работы. По договору ГПХ вознаграждение устанавливают по соглашению сторон и выплачивают за результат или этап работ.

• Нужно ли предоставлять рабочее место. В штате работодатель обеспечивает сотрудника рабочим местом, техникой и всем необходимым. Исполнитель по договору ГПХ, как правило, работает, используя свои ресурсы.

• Какие есть гарантии. По трудовому договору сотрудник получает отпуск, больничные и другие социальные гарантии. При привлечении внештатников таких обязательств у заказчика нет.

• Налоги и взносы. За штатного сотрудника компания платит НДФЛ и страховые взносы, включая взносы на травматизм. При работе с самозанятыми или ИП налоги платит сам исполнитель, то есть у компании меньше обязательств. По договору ГПХ с физлицом без статуса заказчик платит НДФЛ и взносы.

• Как оформляются и прекращаются отношения. При приёме в штат нужно оформлять кадровые документы и соблюдать процедуру увольнения. Договор ГПХ заключается быстрее и может быть расторгнут по условиям, указанным в договоре.

Иногда компании выбирают договор ГПХ, потому что он кажется проще. Не нужно вести полноценный кадровый учёт, а расторгнуть такие отношения можно быстрее, чем при оформлении трудового договора. Например, при договоре подряда заказчик может отказаться от сделки до сдачи результата и оплатить только выполненную часть работ. 

У трудового договора логика другая. Зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца, при этом работодатель обязан обеспечивать условия труда, предоставлять оплачиваемый отпуск. Уволить сотрудника можно только по основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом. 

Однако подменять трудовой договор договором ГПХ нельзя. Если исполнитель работает как штатный сотрудник, выполняет постоянную функцию, получает регулярные выплаты, отношения могут признать трудовыми. Если налоговая или трудовая инспекция выявит факт подмены трудовых отношений, то заказчику грозит штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП:

• для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей;

• для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей.

Также заказчику придётся доплатить страховые взносы и НДФЛ за всё время сотрудничества с исполнителем. Ещё нужно будет заключить трудовой договор и выполнить обязанности работодателя: например, начислить больничные или другие выплаты, которые полагались бы сотруднику.

Открываем секреты безопасной работы с самозанятыми

Рассказываем, как минимизировать риски взаимодействия

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Если компании нужен человек для постоянной работы на определённой должности — с графиком, регулярными задачами и подчинением руководителю — безопаснее оформлять трудовой договор.

Если задача разовая или проектная, с конкретным и измеримым результатом, не нужно постоянно контролировать процесс, можно работать по договору ГПХ.

При выборе договора нужно учитывать не только удобство оформления, но и то, как фактически выстроена работа. Если по документам заключен ГПХ, а по сути человек работает как сотрудник, это приведёт к штрафам, доначислениям НДФЛ и страховых взносов.

В блоге Qugo мы регулярно разбираем практические вопросы сотрудничества с внештатными исполнителями: как выбрать между трудовым договором и договором ГПХ, какие формулировки использовать, как оформлять документы и снизить риски переквалификации. Подписывайтесь на блог, чтобы своевременно отслеживать изменения законодательства и выстраивать работу с внештатными исполнителями без налоговых рисков.

Читайте также:

• ЕФС-1 по договору ГПХ с физлицом: как заполнить и подать в 2026 году.

• Отчётность по исполнителям по договору ГПХ в 2026 году: что и куда сдавать, формы отчётов, сроки.

• Как уведомить МВД о договоре ГПХ с самозанятым иностранцем в 2026 году.

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFGCZZih