Отчётность по исполнителям по договору ГПХ в 2026 году: что и куда сдавать, формы отчётов, сроки

Договоры ГПХ с самозанятым или ИП в отчётность не попадают. В неё нужно включать только исполнителей-физических лиц без специального статуса. В общем случае они приравниваются к штатным сотрудникам в части обложения НДФЛ и страховыми взносами, поэтому и отчётность по ним аналогична отчётности по персоналу.

В конце статьи найдёте сводную таблицу со сроками сдачи отчётности.

Это данные об исполнителе и сумме выплат за месяц. По сути — заготовка для квартального расчёта по страховым взносам (РСВ).

Форма: Приложение 2 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Срок: ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным.

РСВ — это сводные данные по взносам на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование. В общем случае доходы и взносы исполнителей по ГПД нужно включать в раздел 1, подраздел 1 раздела 1 и раздел 3. Но есть и отраслевая специфика. Например:

• Если фрилансер оказывает услуги или выполняет работы из числа вредных или опасных, и с его гонорара заказчик уплачивает дополнительные взносы, то нужно заполнить подраздел 2 раздела 1.

• Если работодатель применяет пониженные страховые взносы, то он также должен показать расчёт обоснования применяемого тарифа в приложениях 1, 2, 3 или 3.1 к разделу 1. 

• Крестьянские фермерские хозяйства заполняют раздел 2 и подраздел 1 к нему.

Форма: приложение 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ с изменениями.

Срок: ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом.

• Если исполнитель — иностранец или россиянин-нерезидент, который оказывал услуги за пределами РФ, его доходы не облагаются страховыми взносами. Включать его в персонифицированные сведения и РСВ не нужно.

• Если наследник автора по договору ГПХ предоставляет права на использование объекта интеллектуальной собственности, то выплаты также не нужно отражать в РСВ и перссведениях.

Это сведения о выплатах и удержанном налоге в разрезе ставок, периодов выплаты и обособленных подразделений. Годовая форма подкрепляется справками аналогичными 2-НДФЛ по каждому физическому лицу.

Форма: приложение № 1 к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@.

Срок: ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом. Исключение — годовой расчёт, который нужно сдать до 25 февраля.

• Если исполнитель-нерезидент предоставил услуги офлайн из страны, с которой Россия заключила договор об избежании двойного налогообложения, НДФЛ удерживать не нужно. Значит, включать это физлицо в отчёт 6-НДФЛ не требуется.

Это документ, который бизнес подаёт в ИФНС по своим обязательным платежам: налогам, авансовым платежам по ним и страховым взносам. Главное назначение документа — обозначить налоговым инспекторам, в счет уплаты какого обязательного платежа нужно отнести деньги на ЕНС (едином налоговом счете).

Форма: приложение № 1 к приказу ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@.

Срок:

• по страховым взносам — ежемесячно, не позднее 25 числа месяца, следующего за отчётным;

• по НДФЛ с выплат исполнителям с 1 по 22 число — до 25 числа этого месяца;

• по НДФЛ с выплат исполнителям с 23 числа по последний день месяца — до 3 числа следующего месяца. Исключение декабрь — до 31 декабря.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — отчёт о начале и окончании срока действия договора. В нём обязательно указываются коды выполняемой функции по ОКЗ и код «ГПХ» или «ГПХА» для авторских договоров.

Форма: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462.

Срок: не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора ГПХ.

Физлица, которые оказывают услуги по гражданско-правовым договорам, считаются застрахованными в системе обязательного пенсионного, медицинского и социального страхования. Сроки действия договоров формируют стаж для больничных и пенсии.

Форма: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462.

Срок: не позднее 25 января года, следующего за отчётным.

• Не нужно подсчитывать стаж и уведомлять СФР о сроках действия договоров с волонтёрами и наследниками авторских прав, так как они не относятся к застрахованным лицам.

Большинство заказчиков не платят взносы на травматизм с выплат исполнителям, поэтому гонорары фрилансеров не попадают в раздел 2 формы ЕФС-1. Но если гражданско-правовым договором предусмотрен этот вид страхования и уплаты взносов, то возникает и обязанность отчитаться по ним.

Форма: приказ СФР от 17.11.2025 № 1462.

Срок: ежеквартально, не позднее 25 числа месяца, следующего за кварталом.

Сведения о выплатах исполнителям по договорам ГПХ Росстат принимает в составе формы П-4.

Форма: приказ Росстата от 16.12.2024 № 647 с изменениями.

Срок:

• Если средняя численность работников за предыдущие два года не превышала 15 человек — ежеквартально, не позднее 15 числа месяца.

• В остальных случаях — ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за кварталом.

Заказчик платит НДФЛ и страховые взносы по договорам ГПХ, если исполнитель — физлицо без статуса ИП или самозанятого. Сведения по таким исполнителям нужно включать в отчётность. Бухгалтеру важно следить за сроками договоров и не пропускать дедлайны для сдачи отчётности, иначе последуют штрафы.

Если исполнитель по гражданско-правовому договору зарегистрирован самозанятым, и это прописано в договоре, отчётность по нему заказчик не сдаёт. Главное — грамотно оформлять сотрудничество и иметь закрывающие документы.

В этом вам поможет Qugo. На платформе доступны шаблоны договоров и актов, которые учитывают необходимые условия и нюансы. У заказчика всегда будет чек, так как Qugo автоматически сформирует и пришлет его после успешной оплаты. А использование ЭДО поможет избежать бумажной волокиты и проблем с хранением и поиском документов.

Читайте также:

• Индикаторы риска для трудовых проверок в 2026 году: какие ошибки нельзя совершать бизнесу.

• Самозанятый превысил лимит по доходу 2,4 млн рублей: как провести платеж.

• Новые миграционные правила 2025: что обязательно должен знать бизнес.

Реклама: ООО «КЬЮГО ТЕК», ИНН 7727452605, erid: 2W5zFJU7wPo