Топ-10 вопросов и ответов про подотчетные суммы в 2025 году

Подотчетные деньги можно выдавать (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У в ред. от 09.01.2024):

• любым сотрудникам, включая руководителя компании;

• сотрудникам — иностранным гражданам, которые не являются валютными резидентами РФ;

• лицам, не отчитавшимся за прошлый подотчет.

ИП подотчетным лицом не является — он оплачивает необходимые для бизнеса расходы самостоятельно, но его работники могут быть подотчетниками.

Человеку «со стороны», с которым нет трудовых отношений, выдавать подотчетные деньги нельзя, кроме случаев, когда с ним заключен договор ГПХ (письмо Центрального Банка от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). Например, физлицо — подрядчик, в том числе ИП, может получить от компании-заказчика деньги в подотчет на приобретение необходимых материалов для выполнения работ по договору подряда.

Вы можете выдавать в подотчет физлицам любые суммы — закон никаких ограничений не предусматривает. 

При желании максимальный размер выдаваемых в подотчет сумм можете самостоятельно утвердить локальным актом, например, положением о расчетах с подотчетными лицами.

Подотчетные средства не ограничены и лимитом расчета наличными — обычные физлица (работники, исполнители по ГПХ-договорам без статуса ИП) участниками наличных расчетов не являются, поэтому лимит на них не распространяется.

Если подотчетник — физлицо в статусе ИП, во избежание вопросов от налоговиков, при выдаче ему подотчетных средств лимит наличных в 100 000 рублей лучше соблюдать.

Пример из практики. Работнику ООО «Азимут» М.М. Капитонову в подотчет выдали 120 000 рублей наличными для оплаты ремонта служебного автомобиля по договору, заключенному компанией с центром техобслуживания ООО «Мотор». Но оплатить наличкой услуги ООО «Мотор» Капитонов может в размере не более 100 000 рублей. Остаток задолженности ООО «Азимут» должно перечислить на расчетный счет ООО «Мотор» со своего расчетного счета.

Приказ руководителя на выдачу подотчетных средств можно не издавать, если от физлица получили заявление о выдаче ему денег в подотчет, которое подписал руководитель (пп. 6.3 п.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Если такого заявления нет, приказ составляйте в обязательном порядке. В документе укажите:

• ФИО подотчетника, которому выдаете деньги;

• сумму, выдаваемую в подотчет;

• срок, на который выдаете деньги;

• цель выдачи средств — на что их необходимо потратить;

• при выдаче средств на банковскую карту подотчетника — реквизиты этой карты.

Выдавать деньги подотчетникам можно такими способами (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 2.3, 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П):

• Наличные из кассы. Средства можно выдавать из наличной выручки или из средств, снятых с расчетного счета компании (ИП). На каждую выдачу оформляйте расходный кассовый ордер.

• Перечисление на личную банковскую карту физлица. Это может быть любая карта — дебетовая, кредитная, зарплатная. Подотчетные средства не являются доходом физлица, поэтому в платежном поручении не надо заполнять код в поле «Наз. пл.», а в поле «Назначение платежа» нужно указать, что это подотчетные средства, чтобы ФНС не посчитала перечисление выплатой зарплаты.

• Корпоративная карта. Этот способ применим, если подотчетнику выдана такая карта и выписана доверенность на возможность распоряжения ею. Средства списываются со счета компании или ИП и считаются выданными в подотчет, когда работник оплачивает картой товары или услуги, или снимает наличные.

Такими же способами можно выдавать подотчетные деньги в иностранной валюте, например, при загранкомандировках.

Срок, на который выдаются подотчетные средства, устанавливает руководитель компании или ИП — в приказе на выдачу денег или в заявлении подотчетника, завизированном подписью руководителя. Этот срок может быть любым — ограничений в законодательстве нет.

Установить сроки можно и заранее: исходя из целей, на которые вы планируете выдать деньги, пропишите их в своем локальном акте, например, в положении о расчетах с подотчетными лицами.

Нет, сразу выдавать внесенный в кассу неизрасходованный аванс или его часть, нельзя. Действовать нужно так:

• Положите возвращенные подотчетником деньги на свой расчетный счет в банке.

• Снимите с расчетного счета необходимую для следующей выдачи сумму.

• Выдайте полученную сумму другому подотчетному лицу.

Если в подотчет выдавалась иностранная валюта, заполнение авансового отчета по форме № АО-1 имеет свои особенности.

Подотчетник в таблице на обороте авансового отчета по форме № АО-1 должен указать:

• в графах 2, 3 — дату и номер подтверждающего расход документа;

• в графе 4 — наименование документа;

• графу 5 — не заполнять;

• в графе 6 — сумму расхода в инвалюте.

Получив авансовый отчет от работника, ориентируясь на положения ПБУ 3/2006:

• в графу 8 внесите сумму расхода, принятого к учету в инвалюте;

• в графе 7 пересчитайте в рубли принятую к учету сумму:

  • по курсу ЦБ на дату выдачи аванса — в части расходов, которые оплачены средствами, выданными в подотчет;

  • по курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета — в части расходов, оплаченных работником из собственных средств (перерасход);

• в строке «1а. в валюте (справочно)»:

  • в первую ячейку внесите сумму и наименование валюты (например, «100 долларов США», «50 евро»);

  • во вторую ячейку внесите сумму аванса, пересчитанную в рубли по курсу ЦБ на дату выдачи;

• в строке «Израсходовано» отразите принятую к учету сумму в рублях (графа 7 на обороте авансового отчета).

Прочие строки авансового отчета заполняйте как обычно.

Порядок компенсации таких затрат нужно прописать в соответствующем положении или ином локальном акте, с которым нужно ознакомить всех сотрудников под роспись.

Если сотрудник не брал деньги в подотчет и потратил собственные средства на приобретение работ или услуг для компании, порядок действий следующий:

• Получите от сотрудника составленный в свободной форме документ (заявление, служебную записку и т.п.), в котором он должен перечислить все понесенные расходы и приложить к нему подтверждающие документы (чеки, накладные и т.д.).

Вместо этого сотрудник может заполнить обычный авансовый отчет по форме № АО-1, в котором будет отсутствовать сумма полученного аванса, а потраченные им средства отразятся по строке «Перерасход».

• Проверьте предоставленные сотрудником документы. 

• Если замечаний нет, отдайте документ с приложениями на согласование руководителю — он должен поставить на документе свою визу.

Обратите внимание, что траты в интересах компании, не согласованные заранее, руководитель вправе не одобрить, а значит, и компенсировать их не обязан.

• Возместите работнику произведенные затраты. Выплату можно сделать наличными через кассу или перечислить на карту работника. При составлении платежного поручения не заполняйте поле «Наз. пл.», а в назначении платежа отметьте, что это возмещение расходов сотрудника, которые он произвел в интересах компании или ИП.

Пример. Электрик ООО «Мередиан» В.В.Конопатов приобрел за свой счет электрические лампочки для технических помещений в офисе компании. На имя директора он написал заявление. Директор одобрил расходы и распорядился возместить их Конопатову, поставив на заявлении свою визу:

Подотчетник обязан отчитаться о расходовании выданных ему средств:

• по командировочным расходам — в течение трех рабочих дней с даты возвращения из командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749);

• по прочим расходам — в срок, установленный руководителем или ИП (пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Невозвращенную в срок подотчетную сумму можете удержать из заработка работника, действуя в следующем порядке:

• Издайте приказ руководителя об удержании неизрасходованной суммы аванса — на это дается 1 месяц по завершении срока, установленного для возврата подотчета.

• Получите от сотрудника согласие на удержание средств из его заработка. Это может быть отдельный документ, либо отметка о согласии непосредственно в приказе.

• Удержите невозвращенную сумму из зарплаты подотчетника. При этом помните, что:

  • удерживать можно не более 20% от суммы начисленной зарплаты за вычетом НДФЛ (ст. 138 ТК);

  • на удерживаемую сумму невозвращенного подотчета не надо начислять страховые взносы и удерживать из нее НДФЛ, т.к. у работника отсутствует доход.

Если работник отказывается возвращать подотчетную сумму или уже истек 1 месяц, отведенный для удержания, взыскать задолженность вы сможете только в судебном порядке.

Страховые взносы и НДФЛ начисляйте, если работник получил от вас доход с правом распоряжаться им.

В случае прощения долга по подотчету возникает именно такая ситуация, поэтому необходимо удержать с работника НДФЛ и начислить на сумму прощенной задолженности страховые взносы.

Аналогично действуйте при списании долга по подотчетным суммам, включая списание при истечении срока исковой давности (п. 1 ст. 196 ГК).

Вести учет без ошибок, доначислений и штрафов поможет «1С:Бухгалтерия предприятия». А пользователям аренды 1С от Scloud доступен специальный бонус — 3 бесплатные консультации по работе в облачной 1С. 

Читайте также: 

• Отпуск с последующим увольнением: как правильно оформить в 2025 году.

• Самые частые ошибки в 6-НДФЛ в 2025 году: как исправить.

• Отпуск в 2025 году: виды, как правильно оформить и оплатить.

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGH1unY