Как подготовиться к инвентаризации в 2025 году: чек-лист для бухгалтера

С недавнего времени, а именно со II квартала 2025 года, ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» стал обязательным к применению. Ранее действовали Методические указания (утверждены приказом Минфина от 13.06.1995 № 49), поэтому требованиям стандарта компании могли следовать по желанию. Новый ФСБУ не касается организаций из госсектора и не распространяется на инвентаризацию драгметаллов и драгоценных камней.

По правилам ФСБУ 28/2023 инвентаризацию нужно проводить в таких случаях:

• перед тем, как составлять годовую бухгалтерскую отчетность;

• если меняется бригадир — при коллективной матответственности;

• если меняется лицо, ответственное за имущество;

• при ликвидации бизнеса;

• если выявлены случаи кражи или повреждения имущества;

• при различных природных и других катастрофах;

• при оформлении передачи (возврата) собственности бизнеса в аренду и на других условиях.

В рамках плановой инвентаризации, которую проводят накануне формирования годовой бухгалтерской отчетности, нужно проверить:

• активы и обязательства;

• источники финансирования;

• объекты учета на забалансовых счетах, которые нужно отражать в пояснительной записке к отчетности;

• имущество и имущественные права.

Опишем подробно порядок действий, как подготовиться к плановой инвентаризации. 

Сначала нужно издать приказ о создании комиссии, которая будет проверять имущество компании.

В приказе указывают:

• номер и дату документа;

• какие работники входят в комиссию;

• дату начала и завершения проверки;

• что нужно пересчитать и проверить — товары, основные средства, материалы, нематериальные активы и т. д.;

• по какой причине проводится инвентаризация;

• когда нужно передать результаты инвентаризации в бухгалтерию.

В комиссию входят сотрудники компании, у которых есть нужная квалификация, а возглавляет ее председатель. При этом материально-ответственные лица в комиссии быть не могут (п. 20 ФСБУ 28/2023).

Других критериев для отбора членов комиссии нет. Основание — письмо Минфина от 02.02.2024 № 07-01-09/8662.

Если при проверке имущества не присутствовали 1/5 от общего количества членов комиссии, то такая инвентаризация может считаться недействительной (п. 21 ФСБУ 28/2023).

Если объем имущества для пересчета слишком большой, можно создавать несколько комиссий. В этом случае руководитель компании распределяет объем пересчета и порядок взаимодействия между комиссиями. 

Приказ об образовании комиссии можно не выпускать, если сотрудников всего двое: директор компании и главный бухгалтер (п. 2 ФСБУ 28/2023).

Необходимо проверить учетные данные, на основании которых будут сформированы документы для инвентаризации. Проверке подлежат:

• первичные документы;

• договоры аренды, хранения, комиссии в рамках хозяйственной деятельности;

• регистры бухгалтерского учета — карточки счетов, оборотки и т. д. 

В новом стандарте есть информация о возможности фото- и видеофиксации пересчета при невозможности других методов (п. 4 ФСБУ 28/2023). Поэтому нужно определиться, какие методы подсчета будут применяться:

• стандартные — подсчет, взвешивание, обмер;

• альтернативные — видео- и фотофиксация.

Необходимо составить инвентаризационные описи, по которым будет происходить пересчет имущества. Отдельные описи создаются по разным видам активов для пересчета: 

• основных средств;

• ТМЦ;

• нематериальных активов;

• денежных средств и денежных эквивалентов;

• финансовых вложений;

• задолженности;

• прочих ценностей.

Инвентаризационные описи нужно оформлять как минимум в двух экземплярах. После окончания проверки первый экземпляр документа передают в бухгалтерию, второй — остается у материально ответственного лица.

В стандарте не указано, кто должен отвечать за подготовку описей для инвентаризации: сотрудники бухгалтерии или участники комиссии. Как правило, это делает бухгалтер.

Также стандарт не закрепляет конкретных форм документов для оформления результатов инвентаризации. Организация может использовать свои формы, которые сама утвердила, или стандартные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. Пример стандартных форм привели в таблице.

Описи составляются по материально-ответственным лицам и местам хранения ценностей. Наименования ценностей и единицы измерения указываются так, как это отражается в учете. 

Необходимо провести инструктаж всех, кто участвует в проверке — и членов комиссии, и самих работников, ответственных за имущество:

• разъяснить порядок проведения инвентаризации;

• ознакомить с формами документов;

• проинформировать об ответственности за нарушения.

Перед инвентаризацией обязательно должны быть соблюдены следующие процедуры:

• в комиссию передают последние учетные документы. Председатель ставит на них визу такого содержания с указанием даты: «до инвентаризации на «__________»;

• материально ответственные лица подают расписки о том, что они передали в бухгалтерию или комиссии все учетные документы, а также что они оприходовали или списали все ценности в рамках своих обязанностей;

• такие же расписки дают лица, которые взяли деньги подотчет или получили доверенности на получение ценностей.

Важно определить период проведения инвентаризации. При этом нужно учитывать следующие положения стандарта (указаны в пп. «а» п. 15, пп. «а» п. 16 ФСБУ 28/2023):

• инвентаризацию перед годовой бухгалтерской отчетностью проводят на отчетную дату (31 декабря), кроме инвентаризации основных средств, нематериальных активов, запасов, которые были уже пересчитаны в 4 квартале отчетного года. При этом сроки ее проведения имеет смысл установить таким образом, чтобы завершить до начала составления годовой отчетности;

• основные средства можно пересчитывать не реже, чем раз в три года, а библиотечные фонды — раз в пять лет;

• бизнес из районов Крайнего севера и аналогичных территорий может пересчитывать запасы в отрезок времени, когда остаток минимален.

Конкретные сроки устанавливает руководитель организации с учетом требований, изложенных выше (п. 17 ФСБУ 28/2023).

Процесс проверки активов проходит путем осмотра, подсчета, измерения и взвешивания всех инвентаризируемых объектов. Комиссия в назначенный день и час начинает работу на местах хранения: на складе, производстве, в офисе. В ходе проверки фиксируют фактическое количество каждого наименования активов.

Если ТМЦ хранятся в упаковке поставщика, допустимо пересчитать только количество упаковок и выборочно количество единиц товара внутри упаковки (п. 24 ФСБУ 28/2023).

Для навалочных материалов (песка или гравия) возможно не проводить полное взвешивание — их учитывают по физическим объемам и техническим расчетам.

Чтобы упростить работу, можно применять технологии — сканеры штрих- и QR-кодов и необходимое программное обеспечение.

При инвентаризации денежных показателей, НМА, финансовых вложений, задолженности проверяют документы и расчеты, которые относятся к этим категориям учета.

По результатам пересчета оформляют ведомости и акты инвентаризации. Если выявлены расхождения с учетными данными, то составляются сличительные ведомости. На основании сличительных ведомостей можно оформить единую ведомость учета результатов инвентаризации. 

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

• Сформируйте инвентаризационную комиссию. Утвердите ее приказом руководителя.

• Проверьте данные учета, на основании которых будут формироваться документы для инвентаризации.

• Определите, какие методы проверки будете применять при проведении инвентаризации — традиционные или альтернативные.

• Подготовьте документы, необходимые для проведения инвентаризации.

• Проведите инструктаж всех, кто участвует в проверке — членов комиссии и самих работников, ответственных за имущество.

• Определите сроки проведения инвентаризации.

Переходите на аренду облачной 1С от Scloud и ведите учет или контролируйте рабочие процессы сотрудников удаленно, независимо от вашего местоположения — нужен лишь доступ в интернет. Благодаря автоматическому обновлению в программе только актуальные формы отчетности. Вы сможете корректно вести учет в соответствии со всеми изменениями в законодательстве. Попробуйте 14 дней бесплатно, чтобы оценить все преимущества облачной версии.

Читайте также:

• Расчет налога на прибыль в 2025 году: полезная памятка для бухгалтера .

• Топ-6 ошибок при расчете авансов по УСН и как их избежать.

•  Как оплачивается больничный лист в 2025 году: для сотрудников по трудовому договору и по ГПХ.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFHrYMwE