Как учесть оплату командировочных расходов корпоративной картой в 2026 году 

Корпоративная карта — это способ доступа к деньгам компании, а не отдельный счет. Деньги принадлежат организации или ИП, а сотрудник пользуется картой по доверенности или приказу.

Корпоративные карты бывают:

• С привязкой к расчетному счету — деньги списываются напрямую со счета организации.

• Предоплаченные (с отдельным лимитом) — компания заранее перечисляет деньги на бизнес-карту сотрудника, и он расходует выделенный ему лимит.

• Безымянные — не содержат имени, поэтому их можно передавать от одного сотрудника к другому.

• Именные — карты, на которых указаны фамилия и имя сотрудника.

Чтобы в компании не было хаоса с деньгами, руководитель издает положение о корпоративных картах. В нем прописывают, как пользоваться картой и как отчитываться за траты и командировки.

Подключите автоматические интеграции с продуктами 1С

Экономьте время на ручном вводе данных

Получить доступ

Учет расчетов по корпоративным картам ведут на счете 55 «Специальные счета в банках», а с командированным — на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Весь процесс можно разбить на несколько этапов.

1. Пополнение корпоративной карты. Компания переводит деньги с расчетного счета на корпоративную карту: Дт 55 Кт 51. Это может быть фиксированная сумма или деньги под конкретную поездку. Пока сотрудник не потратил эти деньги — это не расход компании и не доход сотрудника. Просто средства переехали с одного счета фирмы на другой. Неважно, именная карта или нет.

2. Оплата сотрудником расходов в командировке. Например, сотрудник расплатился корпоративной картой за гостиницу, билеты или снял наличные на суточные. Когда сотрудник платит корпоративной картой в командировке, он берет деньги компании под отчет: Дт 71 Кт 55. Теперь он должен фирме эту сумму и обязан отчитаться за каждую трату.

Если бизнес-карта привязана к текущему счету компании, то любое списание денег по инициативе подотчетника нужно оформить проводкой: Дт 71 Кт 51.

Комиссию банка за снятие наличных относят к прочим расходам, как затраты на оплату банковских услуг: Дт 91.02 Кт 55 (п. 11 ПБУ 10/99).

3. Утверждение авансового отчета. В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки сотрудник сдает авансовый отчет с чеками, квитанциями, посадочными талонами и другими подтверждающими документами.

Нужно проверить представленные сотрудником документы. Если среди них окажутся личные траты, например, на сувениры, зафиксируйте долг и отразите сумму ошибочного расхода в бухучете: Дт 73 Кт 55.

Руководитель утверждает авансовый отчет, а бухгалтер относит командировочные расходы на счет затрат, соответствующий подразделению и функционалу сотрудника: Дт 20 (26, 44) Кт 71.

4. Окончательный расчет с командированным. После утверждения авансового отчета счет 71 должен быть закрыт. Если сумма подтверждающих расходы документов равна сумме списания с корпоративной карты, то задолженность командированного будет считаться погашенной.

Если среди списаний окажутся личные траты, работник должен их возместить любым способом:

• пополнить счет корпоративной карты с личной — Дт 55 (51) Кт 73;

• пополнить бизнес-карту через банкомат — Дт 55 (51) Кт 73;

• внести наличные в кассу предприятия — Дт 50 Кт 73;

• написать заявление на удержание перерасхода из зарплаты — Дт 70 Кт 73.

Если сумма чеков на командировочные расходы превысит расходы по карте, работодатель обязан возместить разницу: Дт 71 Кт 51 (50). Такое бывает, когда сотрудник оплачивает командировочные расходы в поездке личными деньгами.

Затраты по командировке включают в расходы по налогу на прибыль только после того, как руководитель компании утвердит авансовый отчет. Чтобы налоговая приняла расходы, они должны соответствовать требованиям ст. 252 НК:

По закону работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные с командировкой: проезд, наем жилья, суточные и другие согласованные траты (ст. 168 ТК). Такие выплаты носят компенсационный характер, поэтому НК освобождает их от НДФЛ и страховых взносов. Способ, которым оплачивают эти расходы, правила не меняет.

Исключение:

• суточные, которые превысили 700 рублей в сутки при поездках по России и 2 500 рублей при поездках за ее пределы (ст. 217, 422 НК);

• безотчетные суммы командированным в новые российские регионы — 700 рублей в сутки (ст. 217, 422 НК);

• доходы в натуральной форме, например, когда работник корпоративной картой оплатил стоимость парковки личного автомобиля в аэропорту на время командировки и директор утвердил этот расход (письмо Минфина от 25.04.2013 № 03-04-06/14428).

Что делать. Он должен попросить поставщика услуги прислать дубликат чека. Если не получится, возьмите с сотрудника служебную записку и включите сумму недостающего чека в его доход. Начислите на него НДФЛ и страховые взносы.

В расходы по налогу на прибыль или УСН включить неподтвержденные чеком командировочные нельзя. 

Что делать. Заранее пропишите в ЛНА, что суммы, за которые сотрудник не отчитался в установленные сроки, признаются его доходом. В этом случае также нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.

Чтобы забрать из зарплаты траты, за которые сотрудник не отчитался, нужно его заявление. За один раз можно удержать только 20% от суммы заработной платы — остальное придется вычитать несколько месяцев подряд.

Что делать. Переведите остатки денег с карты на счет компании или счет другой карты. Свяжитесь с банком-эмитентом и заблокируйте карту. Утрата карты не лишает компанию подтверждающих документов.

Подключите автоматические интеграции с продуктами 1С

Экономьте время на ручном вводе данных

Получить доступ

• Проверьте, к какому счету привязана корпоративная карта. Если не к основному расчетному счету компании, а к отдельному, то учет движения денег по ней ведите на сч. 55.

• Дебиторскую задолженность сотрудника по счету 71 отражайте на дату расхода по корпоративной карте — при оплате услуг или снятии наличных.

• Личные траты по корпоративной карте отражайте на сч. 73 как расчеты с персоналом по прочим операциям.

• В налоговом учете расходы принимайте при наличии чеков, билетов, посадочных талонов и прочих подтверждающих документов.

• С личных трат сотрудника по корпоративной карте, которые компания согласна возместить, удержите НДФЛ и начислите страховые взносы.

• Если сотрудник не отчитался по деньгам, которые он получил под отчет, включите эти суммы в доход, удержите с них НДФЛ и начислите страховые взносы.

Бронирование и оформление деловых поездок заранее, а также оплата гостиничных и транспортных услуг со счета работодателя — способ избежать потери чеков, актов и других подтверждающих командировочные расходы документов. Используйте платформу Smartway для организации индивидуальных и групповых командировок. Она помогает подготовить все для поездки за 2 минуты и учитывать расходы быстро и без ошибок. Необходимые документы формируются автоматически и доступны для выгрузки в личном кабинете в любой момент. 

Читайте также:

• Как учитывать расходы в иностранной валюте по загранкомандировке в 2026 году: памятка для бухгалтера.

• Как учитывать расходы сотрудника на каршеринг в командировке.

• Аренда квартиры для проживания в командировке в 2026 году: как работодателю возместить расходы.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFG6FVYm