Аренда квартиры для проживания в командировке в 2026 году: как работодателю возместить расходы

Для размещения сотрудника в командировке можно выбрать любое жилье:

• снять квартиру на время одной поездки по краткосрочному договору аренды;

• арендовать жилье на длительный срок, если сотрудники ездят в этот город регулярно;

• использовать служебную квартиру, которую купили для размещения сотрудников.

Если компания арендует квартиру на длительный срок, а сотрудники живут в ней только во время командировок, можно учитывать арендную плату исключительно за дни фактического проживания. Расходы за дни простоя квартиры учесть не получится (письмо Минфина от 25.03.2010 № 03-03-06/1/178). Чтобы избежать споров с налоговой, лучше придерживаться этой позиции. 

В расходы можно включить арендную плату и компенсацию коммуналки. Порядок учета зависит от системы налогообложения компании.

Затраты на аренду квартиры для командированного сотрудника учитывают по цели поездки:

• в прочих расходах, связанных с производством и реализацией (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК) — в общих случаях;

• в стоимости имущества (п. 1 ст. 257 НК) — если командировка связана с его приобретением;

• во внереализационных расходах (п. 2, 4 ст. 252, пп. 10 п. 1 ст. 265 НК) — если командировка связана, например, с поездкой юриста в суд, а не с обычной деятельностью компании.

Дата признания затрат на аренду квартиры:

• дата утверждения авансового отчета сотрудника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК);

• последнее число расчетного периода по договору или последнее число отчетного периода (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Автоматизируйте бухучет командировок

Освободите до 50% времени бухгалтера

Попробовать

Учесть затраты на аренду квартиры можно только при наличии подтверждающих документов: 

• договора аренды;

• расписки от физлица или чека от организации за прием арендной платы.

Основание — письма Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803, УФНС России по г. Москве от 24.05.2012 № 16-15/045924@

Без подтверждающих документов учесть расходы в составе затрат по налогу на прибыль и УСН не получится. 

Сотрудник может жить в командировке в квартире, которая принадлежит компании. Разберемся, можно ли учесть расходы на ее амортизацию и коммунальные услуги.

Ответ — в таблице ниже.

Расходы на аренду квартиры для сотрудника отражаются в зависимости от цели поездки. Если командировка связана:

• с продажей товаров, работами или услугами — затраты включаются в расходы по обычным видам деятельности;

• с приобретением имущества — расходы включаются в стоимость этого имущества;

• с обычной деятельностью компании (например, юрист участвует в суде) — затраты относятся к прочим расходам.

Дата признания затрат на аренду квартиры зависит от того, кто заключил договор:

• Сотрудник — расходы признаются на дату утверждения авансового отчета (п. 16 ПБУ 10/99).

• Работодатель — расходы признаются в том месяце, за который начислена арендная плата по договору (п. 18 ПБУ 10/99).

Если компания признает предмет аренды в качестве права пользования активом (ППА) (при долгосрочной аренде), амортизацию включают в расходы по обычным видам деятельности, в прочие расходы или в стоимость активов. Проценты обычно относят к прочим расходам.

Если ППА не признается (краткосрочная аренда или договор на малую сумму), то арендную плату отражают в расходах по обычным видам деятельности в качестве общехозяйственных расходов.

Проводки по учету расходов на аренду квартиры

Если по договору аренды компания не признает объект в качестве ППА, при получении квартиры от арендодателя ее стоимость отражается на забалансовом счете 001. При возврате квартиры после окончания аренды эта сумма списывается со счета 001.

НДФЛ с дохода от аренды должен поступить в бюджет. Его платит или налоговый агент (работодатель), или арендодатель. Кто именно — зависит от статуса арендодателя и того, кто арендует квартиру.

Сотрудник сам снимает квартиру, заключает договор и платит арендодателю от своего имени. Компания потом возмещает ему расходы.

В этом случае компания не становится налоговым агентом. Арендодатель — физическое лицо самостоятельно декларирует доход и платит НДФЛ. 

Основание — пп. 1 п. 1, п. 2 ст. 228 НК, письмо Минфина от 06.09.2019 № 03-04-05/68979

Если договор аренды заключен от имени компании и деньги идут напрямую арендодателю, то работодатель становится налоговым агентом. Он обязан рассчитать и удержать НДФЛ из суммы аренды, а затем перечислить его в бюджет.

Основание — письма Минфина от 07.03.2014 № 03-04-06/10173, от 01.02.2019 № 03-04-05/5889, от 17.04.2013 № 03-04-06/12985

Если арендодатель — самозанятый или ИП, работодатель не является налоговым агентом. Налог платит сам арендодатель по своему налоговому режиму.

Возмещение сотруднику расходов на аренду жилья не облагается НДФЛ и страховыми взносами, если есть подтверждающие документы. От уплаты налога и взносов освобождается вся сумма компенсации. 

Если подтверждающих документов нет, взносами облагается вся сумма затрат на аренду жилья, а НДФЛ — сумма, превышающая 700 руб. в день.

Автоматизируйте бухучет командировок

Освободите до 50% времени бухгалтера

Попробовать

• Расходы на аренду можно списывать при расчете налога на прибыль и УСН. 

• При долгосрочной аренде жилья арендную плату безопаснее включать в расходы только за дни фактического проживания сотрудника в квартире.

• Если квартиру арендует сотрудник, НДФЛ с арендной платы в бюджет платит арендодатель. Если жилье снимает работодатель, он выступает налоговым агентом собственника жилья и платит за него НДФЛ в бюджет (есть исключения).

• Компенсация аренды жилья в командировке не облагается НДФЛ и взносами при наличии подтверждающих документов. Без документов НДФЛ не облагается 700 рублей в день по России и 2500 рублей за рубежом. 

• При долгосрочной аренде признают ППА. Амортизацию включают в расходы по обычным видам деятельности, в прочие расходы или в стоимость активов. Проценты относят к прочим расходам.

• При краткосрочной аренде или малой сумме ППА не признают. Арендную плату отражают в расходах по обычным видам деятельности как общехозяйственные расходы.

Читайте также:

• Как оформить командировку сотруднику в 2026 году: пошаговая инструкция для работодателя.

• Командировка в выходной день: как оплачивать в 2026 году.

• Отказ от командировки: последствия для сотрудника по Трудовому кодексу и законные основания.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFGtJpPs