Как рассчитать и оплатить больничный в 2025 году: памятка для работодателя

Новое в расчете больничного в 2025 году:

• Увеличилась минимальная выплата по больничному в связи с ростом МРОТ до 22 440 рублей.

• Увеличился размер максимальной выплаты по больничному в связи с тем, что выросла предельная величина заработной платы в расчетном периоде.

• Изменился порядок подсчета трудового стажа (приказ Минтруда от 27.05.2024 № 275н).

Страховой стаж для больничного включает:

• периоды работы по трудовым договорам;

• периоды оказания услуг или выполнения работ по гражданско-правовым договорам, в том числе на авторские заказы и об отчуждении исключительных прав на произведения (с 1 января 2023 года);

• государственную и муниципальную службу;

• военную службу и службу в органах внутренних дел;

• другие периоды, за которые начислялись страховые взносы (например, деятельность ИП, адвокатов).

Пример. Наталья устраивается на работу в ООО «Спутник» 20 февраля 2025 года, работодателю она предоставила бумажную трудовую книжку и два договора ГПХ. По трудовой книжке у Натальи было три места работы:

• МУП Звезда — с 3 апреля 2017 года по 13 июня 2022 года — 5 лет 2 месяца 11 дней;

• ООО Ракета — с 1 сентября по 23 сентября 2022 года — 23 дня;

• ИП Гагарин — с 15 июля 2024 по 15 января 2025 — 6 месяцев 2 дня.

По одному из договоров ГПХ Наталья оказывала услуги с 1 октября по 20 декабря 2022 года. А по другому — с 1 марта 2023 года по 28 февраля 2024 года. В расчет страхового стажа для больничного можно включить только второй договор, так как первый действовал до 2023 года и страховые взносы на случай временной нетрудоспособности заказчик по нему не уплачивал. Стаж по второму договору — 11 месяцев 28 дней.

Итого страховой стаж Натальи на дату трудоустройства в ООО «Спутник» — 6 лет 9 месяцев 4 дня.

Основной документ, который подтверждает трудовой стаж — трудовая книжка. Но если сведений в ней недостаточно, учитывают:

• трудовые договоры;

• военный билет;

• справки от работодателей;

• выписки из приказов и ведомостей о зарплате;

• справки из СФР;

• документы об уплате страховых взносов ИП и другие. 

Неправильный расчет стажа ведет к неправильной оплате больничного листа как в большую сторону, так и в меньшую:

• Если сотруднику не доплатили больничный, скорее всего, он будет жаловаться. На перерасчет и доплату уйдет время. А за задержку выплаты работодателю придется начислить компенсацию. А еще он может обратиться в суд. Если решение суда будет в пользу работника, то работодатель будет вынужден не только пересчитать больничный, но и возместить судебные издержки.

• Если больничный переплачен, то просто так скорректировать следующий расчет нельзя. Удержать из зарплаты можно только 20%, и только если ошибка была арифметической (ст. 138 ТК, письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1, определение Верховного суда от 20 .01.2012 № 59-В11-17). Например, если при суммировании стажа получилось на один год больше. Если причина ошибки другая, например, сотрудник кадровой службы включил в стаж работу по договору ГПХ в 2020 году, то тогда удержать переплату вообще нельзя. Сумму переплаты работник может возместить только добровольно (п. 3 ст. 1109 ГК).

В 2025 году работает механизм проактивных выплат. Социальный фонд присылает работодателям уже предварительно рассчитанные электронные больничные по имеющимся в фонде данным о стаже и заработке физических лиц. Если на этом этапе работодатель выявил расхождение со своими данными, и по его данным стаж больше, сведения в запросе нужно скорректировать и быть готовым подтвердить расчеты. 

Для расчета среднего заработка (СДЗ) для больничного листа в 2025 году в общем случае нужно сложить доходы заболевшего за 2023 и 2024 годы, на которые были начислены страховые взносы, с учетом лимитов, действовавших в это время:

• в 2023 году — 1,917 млн рублей;

• в 2024 году — 2,225 млн рублей.

Затем полученную сумму заработка нужно разделить на 730 дней, даже если в расчет попал високосный год. Результат — среднедневной заработок.

Работодатель оплачивает только первые три дня нетрудоспособности, начиная с четвертого дня платит Социальный фонд.

При расчете больничного по болезни СДЗ нужно скорректировать на коэффициент в зависимости от страхового стажа (ст. 7 закона от 26.12.2006 № 255-ФЗ):

• если стаж 8 лет и больше — рассчитать нужно по 100% СДЗ;

• если стаж 5–8 лет, то по 80% СДЗ;

• если 6 месяцев — 5 лет, то по 60% СДЗ;

• если меньше 6 месяцев, то расчет нужно вести по МРОТ. Подробнее об этом расскажем ниже.

Считайте больничный по болезни или травме по формуле:

Количество дней нетрудоспособности СДЗ Коэффициент стажа

Если за пособием обратился бывший сотрудник в течение месяца после увольнения, то вне зависимости от его стажа, выплата составит 60% СДЗ.

Если в больничном есть отметка о нарушении режима, то со дня нарушения ведите расчет по МРОТ.

Больничный по МРОТ считают, когда:

• у работника в расчетном периоде не было заработка, или он оказался меньше МРОТ (ч. 1.1 ст. 14 закона № 255-ФЗ);

• страховой стаж работника менее 6 месяцев (ч. 6 ст. 7 закона № 255-ФЗ);

• рассчитанное пособие получилось меньше МРОТ, установленного на начало болезни;

• работник нарушил режим или не пришел на прием к врачу или комиссию МСЭ в назначенное время (ч. 1 ст. 8 закона № 255-ФЗ);

• болезни или травма — следствие употребления алкоголя или наркотиков.

Принцип расчета больничного по МРОТ схож с расчетом в общем случае, но с нюансами:

1. Среднедневной заработок по МРОТ считают так:

МРОТ на начало болезни * 24 мес. / 730 дн.

В 2025 году МРОТ — 22 440 рублей. Поэтому СДЗ без учета страхового стажа равен 737,75 руб. (22 440 руб. * 24 / 730).

Если в 2025 году нужно оплатить больничный, который начался в 2024 году, то нужно учитывать МРОТ 2024 года — 19 242 руб.

2. Размер дневного пособия по МРОТ с учетом стажа определяют так:

• 8 лет и больше — 100% СДЗ;

• 5 — 8 лет — 80% СДЗ;

• меньше 5 лет — 60% СДЗ.

3. Если заболевший работает на Крайнем Севере или в приравненных местностях, при расчете пособия по МРОТ нужно учитывать районный коэффициент.

Минимальный размер пособия по больничному листу — это сумма, ниже которой оплатить больничный нельзя. По минималке платят тогда, когда пособие рассчитанное по правилам 255-ФЗ в пересчете на полный месяц, получилось ниже установленного МРОТ. В этом случае выплату по больничному считают так:

Количество дней нетрудоспособности * МРОТ / Количество дней в месяце нетрудоспособности

Если больничный пришелся на разные месяцы, то минимальная стоимость больничного дня будет разной:

Максимальный размер пособия по больничному — это лимит, больше которого заплатить нельзя. По максималке платят, когда заработок в расчетном периоде превысил установленные лимиты для начисления страховых взносов:

• в 2023 году — 1,917 млн рублей;

• в 2024 году — 2,225 млн рублей.

Итого максимальный размер больничного пособия в 2025 году равен: (1 917 000 руб. + 2 225 000 руб.) / 730 = 5 673,97 рубля.

Пример. Иванова Т.П. пошла на больничный с 9 января 2025 года на 8 дней. В 2023 году она заработала 2 100 000 рублей, а в 2024 — 2 450 000 рублей. Стаж Ивановой Т.П. больше 8 лет. Рассчитать пособие нужно из максимальных значений, установленных для каждого года 1 917 000 руб. и 2 225 000 руб. Пособие Ивановой Т.П. за весь период болезни: 8 дней * 5 673,97 руб. = 45 391,76 руб.

Расчет больничного по беременности и родам также как и другие пособия по временной нетрудоспособности зависит от заработка и стажа работницы.

При расчете СДЗ для больничного по БИР нужно исключать:

• периоды болезни, травмы, ухода за больным членом семьи, отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком;

• другие периоды, когда сотрудница частично или полностью не работала, и за нее работодатель страховые взносы не платил.

Если в расчетном периоде был отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, женщина вправе заменить этот год или годы на другой предшествующий, если это приведет к увеличению выплаты. Например, женщина оформила больничный по БиР в 2025 году, автоматически в расчет попадают 2023 и 2024 годы. Женщина с января 2022 года по ноябрь 2023 года находилась сначала на больничном по БиР, а затем в отпуске по уходу за ребенком. Поэтому она может написать заявление о замене в расчетном периоде 2023 года на 2021 год, так как это увеличит ее пособие.

В разных ситуациях длительность больничного по беременности и родам разная, а пособие выплачивают за каждый день декрета, поэтому и сумма выплаты будет разной. В таблице приводим примеры минимальной и максимальной выплаты по больничному по беременности и родам:

Если речь идет о выплате пособия в регионе, где установлен районный коэффициент, то пособие по беременности и родам, рассчитанное по минималке, нужно увеличить на районный коэффициент.

Больничный по беременности и родам полностью оплачивает Социальный фонд. Под НДФЛ пособие по БиР не подпадает.

Все больничные в 2025 году оформляют в электронном виде. Когда врач выписывает заболевшему лист временной нетрудоспособности, работодателю по ЭДО с Социальным фондом приходит сообщение, что работнику открыт электронный больничный.

Когда врач закрывает электронный больничный и выписывает сотрудника на работу, работодатель получает от СФР запрос. В этом запросе наниматель видит данные сотрудника, листа нетрудоспособности, а также предварительный расчет пособия по временной нетрудоспособности по данным Социального фонда.

Работодатель должен:

• подтвердить расчет;

• или внести в него изменения, например, если сотрудница решила поменять расчетные годы;

• или отказать в оплате электронного больничного, например, если во время болезни сотрудник работал удаленно с выплатой зарплаты.

Процедура одинакова для всех электронных больничных: и для коротких, которые полностью оплачивает работодатель, и для длительных, и для тех, которые полностью оплачивает СФР.

Пример 1. Ирина находилась на больничном с 30 января по 11 февраля 2025 года. Ее страховой стаж 10 лет и 5 месяцев. Для расчета пособия по временной нетрудоспособности берем заработок 2023 и 2024 годов. В 2023 Ирина заработала 1 760 000 рублей, а в 2024 — 1 244 565,07 рублей. Декретов в это время у Ирины не было, поэтому заменить годы она не может. 

И в 2023 и в 2024 году заработок меньше лимита для начисления страховых взносов, поэтому для расчета СДЗ берем фактические доходы: (1 760 000 + 1 244 565,07) / 730 = 4 115,8 рублей.

Работодатель оплачивает первые три дня болезни, поэтому он начислит: 3 * 4 115,8 = 12 347,4 рублей.

НДФЛ с больничного: 12 347,4 * 13% = 1 605,16 рублей.

Пособие за счет работодателя к выплате: 12 347,4 — 1 605,16 = 10 742,24 рублей.

СФР оплачивает 10 дней болезни: 10 * 4 115,8 = 41 158 рублей.

НДФЛ с больничного за счет СФР: 41 158 * 13% = 5 350,54 рублей.

Пособие за счет СФР к выплате: 41 158 — 5 350,54 = 35 807,46 рублей.

Пример 2. Анна находилась на больничном по уходу за больным семилетним ребенком с 13 по 17 января 2025 года. Ее страховой стаж 7 лет и 11 месяцев. Значит ей нужно оплатить больничный по 80% СДЗ. Для расчета пособия по временной нетрудоспособности берем заработок 2023 и 2024 годов. В 2023 году Анна заработала 2 000 000 рублей, а в 2024 — 2 500 000 рублей. 

Доходы Анны выше установленных лимитов, значит в расчет берем 1 917 000 руб. и 2 225 000 руб. за 2023 и 2024 годы соответственно.

СДЗ: (1 917 000 руб. + 2 225 000 руб.) / 730 = 5 673,97 рублей.

Дневное пособие: 5 673,97 * 80% = 4 539,18 рублей.

Больничный по уходу за ребенком полностью оплачивает Социальный фонд, значит он начислит: 5 * 4 539,18 = 22 695,90 рублей.

НДФЛ: 22 695,90 * 13% = 2 950 рублей.

Пособие за счет СФР к выплате: 22 695,90 — 2 950 = 19 745,90 рублей.

Упростите свою работу с СФР в 1С:ЗУП с помощью модуля проактивного документооборота от Такском. Работа ведется в привычном интерфейсе внутри модуля, не требуется переходить по разным разделам программы. Подключитесь к сервису электронной отчетности от Такском в марте и пользуйтесь модулем для ЭДО с СФР в течение всего срока действия вашего тарифа.

Читайте также:

• Какую отчетность в 2025 году можно сдать только в электронном виде.

• Страховые взносы в 2025 году: что изменилось и как платить.

• Новая форма декларации по налогу на прибыль в 2025 году: что изменилось, как заполнить.

Как безопасно исправить ошибку в уведомлении об исчисленных налогах?

Разобрали реальные кейсы в Руководстве

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFJxJjnp