Как отражать в 6-НДФЛ различные выплаты в 2026 году: подробный разбор

С учетом переносов из-за выходных дней крайние сроки для 6-НДФЛ в 2026 году такие:

• 27 апреля 2026 года — за I квартал;

•  27 июля 2026 года — за полугодие;

• 26 октября 2026 года — за 9 месяцев;

• 25 февраля 2027 года — за 2026 год.

Если нарушить срок — штраф 1 000 ₽ за каждый полный и неполный месяц просрочки. А если не сдать 6-НДФЛ в течение 20 и более рабочих дней после установленного срока, налоговая может приостановить банковские операции бизнеса (п. 3.2. ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК).

В состав 6-НДФЛ входит:

• Титульный лист.

• Раздел 1 — заполняют столько разделов 1, сколько КБК по НДФЛ применяли в течение отчетного периода.

•  Раздел 2 — заполняют отдельные разделы 2 для каждого КБК и каждой применяемой ставки НДФЛ.

• Справки о доходах и налоге физлиц — заполняют на каждого получателя дохода только в годовом 6-НДФЛ.

Для 6-НДФЛ важны даты, когда выплатили доход и удержали налог. При этом не имеет значения, перечислен налог с этого дохода в бюджет или нет.

Доходы, выплаченные физлицам в отчетном периоде, отражайте по строке 120 «Сумма дохода, полученная физлицами» Раздела 2. Начисленные, но не выплаченные доходы, включать в расчет не нужно.

Если выплатили доход, начислили налог, но не можете удержать его, покажите эту сумму в строке 170 Раздела 2. При этом строку 170 не заполняют по «переходящим» выплатам: когда доход начислили в одном периоде, а выплатили и удержали налог в другом.

Доплату при перерасчете ранее выплаченных сумм отражайте в 2026 году в таком порядке:

• Если перерасчет за 2026 год — включите в 6-НДФЛ всю сумму выплаты с учетом доплаты.

• Если перерасчет за предыдущие годы — в 6-НДФЛ за текущий период 2026 года включите только сумму доплаты.

Обычно зарплату за первую половину месяца (далее будем называть ее авансом) платят сотрудникам в текущем месяце, а за вторую половину месяца — в следующем. Поэтому НДФЛ с аванса удерживают в одном месяце, а налог со второй части зарплаты — в другом.

Зарплату и налог с нее показывайте в 6-НДФЛ за тот период, когда ее фактически выплатили. Не важно, в каком месяце ее начислили. По таким же правилам отражайте в 6-НДФЛ вознаграждения физлицам по гражданско-правовым договорам.

Пример. В ООО «Север» зарплату перечисляют дважды в месяц: аванс — 21 числа текущего месяца, зарплата за вторую часть месяца — 6 числа следующего месяца.  Если срок выплаты совпадает с выходным, зарплату выплачивают накануне.  

Налог, удержанный с 1 по 22 число месяца, перечисляют в бюджет не позже 28 числа текущего месяца, а при удержании с 23 по последнее число месяца — не позже 5 числа следующего месяца. В нашем случае даты удержания НДФЛ из аванса и зарплаты в каждом месяце входят в один период (с 1 по 22 число), поэтому, налог перечисляется раз в месяц. В 6-НДФЛ суммы налога нужно отразить по первому (удержание с 1 по 22 апреля), третьему (удержание с 1 по 22 мая) и пятому (удержание с 1 по 22 июня) срокам перечисления. 

В течение полугодия 2026 года сотрудникам выплатили:

Все эти суммы включили в расчет 6-НДФЛ за полугодие 2026 года:

Зарплату за июнь в полной сумме начислили 30 июня, при этом часть зарплаты за вторую половину месяца выплатили 6 июля. Так как дата выплаты этого дохода и удержания НДФЛ приходится на следующий отчетный период, в расчет за полугодие его не включили — он войдет в 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года.

Для налога с сумм северных коэффициентов и надбавок действуют ставки:

• 13% — для выплат не выше 5 млн ₽ с начала года;

• 650 000 ₽ + 15% с дохода свыше 5 млн ₽ — если выплаты с начала года превышают 5 млн ₽.

Налог с надбавок и коэффициентов зачисляется на отдельные КБК, поэтому в 6-НДФЛ показывайте эти суммы и налог с них в отдельных разделах 1 и 2.

В Разделе 1 НДФЛ с выплаченных в отчетном периоде северных надбавок и коэффициентов включите в строку 020, а налог, удержанный в последнем квартале, распределите по строкам 021–026 с учетом сроков перечисления.

• по строке 120 — сумму выплаченных с начала года надбавок и коэффициентов;

• по строке 140 — исчисленный НДФЛ с этих выплат;

• по строке 160 — НДФЛ, удержанный с начала года;

• по строкам 161–166 распределите по периодам удержания налог, который удержали в последнем квартале.

Для нерезидентов РФ такой порядок не действует — НДФЛ удерживают по общим ставкам и на отдельный КБК не относят. Северные надбавки и коэффициенты отражают в расчете вместе с зарплатой и другими доходами в обычном порядке.

Пример. К зарплате сотрудника ООО «Северное сияние» применяется северная надбавка и территориальный коэффициент. Ежемесячно их общая сумма составляет 60 000 ₽, из которых удерживается НДФЛ 13% — 7 800 ₽. Зарплату с этими «северными» выплатами перечисляют 5 и 20 числа.

При подготовке 6-НДФЛ за расчетные периоды 2026 года северные надбавки, коэффициент и удержанный из них НДФЛ отражают обособленно от основной зарплаты — в отдельных разделах 1 и 2 с соответствующим КБК.

Например, в 6-НДФЛ за I квартал эти выплаты показали так:

НДФЛ с отпускных и больничных за счет работодателя удерживают при их выплате. В 6-НДФЛ отражайте эти суммы как прочие выплаты, исходя из даты перечисления сотрудникам.

Если больничные или отпускные начислили в одном отчетном периоде, а выплатили в следующем, сумму выплаты и удержанного НДФЛ включайте в расчет следующего отчетного периода.

Отпускные платят минимум за три дня до начала отпуска. Если дата выплаты приходится на текущий период, а отпуск начинается только в следующем отчетном периоде, ориентируйтесь на дату выплаты — месяц начала отпуска при заполнении 6-НДФЛ не важен.

Аналогично отражайте больничные: включайте их сумму в 6-НДФЛ за тот период, в котором выплатили пособие сотруднику. Даты открытия и закрытия больничного листа не важны.

Пример. Сотруднику ООО «Меркурий» Спиридонову М.М. 29 июня 2026 года начислили больничный за три первых дня болезни — 6 000 ₽. Больничный открыт с 25 по 28 июня. Пособие выплатили Спиридонову 5 июля вместе с зарплатой за июнь, при этом с больничного удержан НДФЛ — 780 ₽ (6 000 х 13%).

Другому сотруднику ООО «Меркурий» Соколовскому П.П. начислили отпускные в размере 30 000 ₽. Их выплатили 30 июня, удержав НДФЛ — 3 900 ₽ (30 000 х 13%). Дата начала отпуска — 6 июля.

Как отразить эти выплаты в 6-НДФЛ:

1. Отпускные выплатили Соколовскому в июне, поэтому их нужно показать в расчете за полугодие 2026 года, включив в следующие строки:

2. Больничное пособие Спиридонову нужно включить в расчет за 9 месяцев 2026 года, потому что оно выплачено в июле, несмотря на то, что период болезни пришелся на июнь:

В 2026 году не облагаются НДФЛ суточные в размере (п. 1 ст. 217 НК):

• для командировок по РФ — 700 ₽. в день;

• для заграничных командировок — 2 500 ₽. в день.

Если начисляете суточные в пределах этих норм, в 6-НДФЛ их не показывайте.

Если сотрудники получают за каждый день командировки суточныев большем размере, в 6-НДФЛ по строке 120 отражайте только сверхнормативную часть выплат, а в строке 140 — исчисленный с нее налог.

Включайте сверхнормативные суточные в расчет 6-НДФЛ за тот период, в котором утвердили авансовый отчет (АО) по командировке, например:

• АО утвержден в период с 1 января по 31 марта 2026 года — суточные сверх норм отразите в расчете за I квартал 2026 года;

• АО утвержден в период с 1 января по 30 июня 2026 года — суточные войдут в расчет за полугодие 2026 года.

Последний день месяца, в котором утвержден АО, является датой фактического получения дохода (пп. 6 п. 1 ст. 223 НК).

Пример. Сотрудник Земляникин Д.Д. поехал в командировку в город Псков на пять дней. За каждый день ему начислили суточные в размере 1 000 ₽. Авансовый отчет утвердили 24 августа, а налог удержали при выплате аванса 25 августа 2026 года.

В 6-НДФЛ за 9 месяцев 2026 года нужно включить сверхнормативные суточные и налог с них в размере:

• Сумма облагаемых суточных = (1 000 — 700) х 5 дней = 1 500 ₽.

• НДФЛ = 1 500 х 13% = 195 ₽.

Для дивидендов, которые выплатили физлицам в отчетном периоде, заполняйте отдельные разделы 1 и 2 на каждый КБК и ставку НДФЛ.

Если на отчетную дату дивиденды начислены, но еще не выплачены, в 6-НДФЛ их не отражайте.

Ставки НДФЛ для дивидендов резидентов РФ в 2026 году (п. 1.1 ст. 224 НК):

• 13% — если дивиденды физлицу с начала года не превысили 2,4 млн ₽;

• 312 000 ₽ + 15% с суммы превышения — если с начала года дивиденды превысили 2,4 млн ₽.

Ставка для дивидендов нерезидентов РФ — 15%.

Налоговую базу по дивидендам нельзя уменьшать на налоговые вычеты. Но если компания получает дивиденды от других юрлиц, НДФЛ можно уменьшить на удержанный по ставке 13% налог на прибыль с этих дивидендов (ст. 210, 214 НК).

Налог на прибыль (ННП), уменьшающий НДФЛ с дивидендов физлица, считают по формуле:

Сумму выплаченных дивидендов включите в строку 120, НДФЛ начисленный — в строку 140, НДФЛ удержанный — в строку 160 Раздела 2 расчета.

Если принимаете к уменьшению налог на прибыль, его сумму включите в строку 155, а НДФЛ в строке 160 отразите за минусом этой суммы.

Пример. Доля учредителя Свиридова П.П. в УК ООО «Торнадо» — 60%. 11 мая 2026 года он получил дивиденды за 2025 год в сумме 240 000 ₽. Исчисленный НДФЛ 13% — 31 200 ₽.

В апреле 2026 года ООО «Торнадо» получило дивиденды от участия в другой компании — 180 000 ₽. НДФЛ с дивидендов Свиридова уменьшили на сумму налога на прибыль:

• ННП к вычету = 180 000 х 60% х 0,13 = 14 040 ₽.

• НДФЛ = 31 200 – 14 040 = 17 160 ₽.

В 6-НДФЛ за полугодие 2026 года эти суммы отразили так:

Выходные пособия и средний месячный заработок за второй и третий месяцы после увольнения сотрудника, если он в этот период не устроился на новую работу, не облагаются НДФЛ.

Но если эти суммы превышают трехкратный размер среднего месячного заработка сотрудника (а для работающих на Крайнем Севере и в приравненных к нему местностях — шестикратный), удерживайте НДФЛ с суммы такого превышения (п. 1 ст. 217 НК).

В 6-НДФЛ показывайте только ту часть выплат, которая превышает необлагаемый предел — трех- или шестикратный размер среднемесячного заработка. Если сумма выплаты вписывается в необлагаемый лимит, в 6-НДФЛ ее не показывайте.

Пример. В ООО «Весна» по соглашению сторон 15 июня 2026 года  уволились два сотрудника Березин П.П. (средний месячный заработок 76 000 ₽) и Рябинин В.В. (средний месячный заработок 70 000 ₽). Каждому из них по условиям трудового договора начислили выходное пособие в одинаковой сумме:

• Березину — 220 000 ₽.

• Рябинину — 220 000 ₽.

НДФЛ с выплаты Березину удерживать не нужно — необлагаемый предел дохода не превышен (76 000 х 3 = 228 000 ₽, это больше, чем 220 000 ₽). В 6-НДФЛ выплату не отражают.

Пособие Рябинину превышает необлагаемый лимит на 10 000 ₽ (220 000 — 70 000 х 3 = 10 000 ₽). С этой суммы удержан НДФЛ — 1 300 ₽ (10 000 х 13%). Выходное пособие и налог нужно включить в 6-НДФЛ за полугодие 2026 года:

В расчете 6-НДФЛ не показывайте доходы, которые:

•  начислены в текущем, а выплачены в следующем налоговом периоде;

• выплачены самозанятым физлицам, ИП, частнопрактикующим адвокатам и нотариусам — они сами платят налог со своих доходов;

• полностью освобождены от обложения НДФЛ — например, суточные в пределах необлагаемых норм, матпомощь из-за смерти сотрудника или члена его семьи;

• выплачены налоговым нерезидентам и согласно международным соглашениям не облагаются НДФЛ в России.

Например, сотруднику при увольнении в 2026 году вручили памятный подарок стоимостью 5 000 ₽. По норме налогом не облагается стоимость подарка до 4 000 ₽ в год.

Всю стоимость подарка покажите в строке 120, а необлагаемую налогом часть (4 000 ₽) — в строке 130 Раздела 2.

Сумму налога, которую точно не сможете удержать до 31 января 2027 года, внесите в строку 170 раздела 2 расчета. При подготовке годового 6-НДФЛ эту сумму также укажите и в разделе 4 справки о доходах и налоге физлица. Подать 6-НДФЛ со сведениями о невозможности удержать налог нужно не позднее 25 февраля 2027 года (п. 5 ст. 226 НК). На основании данных годового расчета сумму не удержанного НДФЛ с бывшего сотрудника будет взыскивать налоговая инспекция.

По строке 120 покажите всю сумму выплаченной матпомощи, а в строке 130 — необлагаемую налогом часть (в общем случае 4 000 ₽, при рождении ребенка — 1 млн ₽). Налог, исчисленный из разницы (налоговая база по строке 131), отразите в строке 140, а удержанный — в строке 160 и по соответствующему периоду удержания в строках 161–166.

Читайте также:

• Топ-10 вопросов по расчету отпускных в 2026 году с примерами и разъяснениями.

• Книги покупок и продаж на УСН: как заполнять в 2026 году без ошибок.

• Как исправить ошибки в счете-фактуре в 2026 году: памятка для бухгалтера с образцом.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJj5GPB