Успевающий бухгалтер

Чувство быстротечности времени посещает бухгалтеров едва ли не чаще, чем всех остальных людей. Вроде недавно банковскую выписку привезли, а уже вечер и половина платежек так и осталась неразнесенной... О том, как успеть все, корреспондент «Расчета» Ксения БАТАНОВА узнала на семинаре, организованном учебным центром «ПРАГМАТИК».

Чувство быстротечности времени посещает бухгалтеров едва ли не чаще, чем всех остальных людей. Вроде недавно банковскую выписку привезли, а уже вечер и половина платежек так и осталась неразнесенной... О том, как успеть все, корреспондент «Расчета» Ксения БАТАНОВА узнала на семинаре, организованном учебным центром «ПРАГМАТИК».

Оно улетит и больше не вернется

«Фразу “Все вернется на круги своя”, к сожалению, стали все чаще применять и ко времени. Стрелка, двигающаяся по кругу, создает иллюзию еще одного шанса сделать что-то в это же время. Но если представить время в виде песочных часов, ясно видно, что каждая секунда единственна и неповторима. Поэтому не занимайтесь самообманом, время уходит, причем навсегда», – верно подметил психолог, специалист в области тайм-менеджмента Александр Горбачев.

Не стоит уподобляться студентам, которые за ночь перед экзаменом могут перелопатить уйму учебников и конспектов. И хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета. Самый простой и самый доступный способ выполнть все – составить реальный план и четко следовать ему. Правда, для этого придется оценить все свои рабочие дела по степени их важности.

ABCD

Как расставить приоритеты, вам придумывать не придется: это уже сделал Дуайт Эйзенхауэр – 34-й президент США. Мысленно разделите все свои дела – на ближайший день или неделю – по категориям A, B, C, D.

Категория А – это важные и срочные дела, не терпящие промедления. Чтобы определить, относится ли дело к этой категории, задумайтесь о том, что будет, если вы не справитесь с ним сегодня. Если последствия существенны, например, из-за не вовремя сданной декларации налоговая начислит вам пени или штраф, смело записывайте это дело в разряд А. Еще одна немаловажная характеристика таких дел – они настолько важны, что вы всегда делаете их сами, не доверяя подчиненным.

К категории B относятся дела важные, но не срочные. В работе бухгалтера это – сбор первички, составление текущей отчетности, ведение книг покупок и книг продаж. Их можно делать самим, а можно поручить тем сотрудникам, профессионализму и знаниям которых вы доверяете. Им же можно доверить своевременное пополнение запасов бумаги для принтера, канцелярских принадлежностей, картриджей.

Эти, казалось бы, мелочи могут стать реальной проблемой: например, из-за закончившегося картриджа вы не сможете распечатать срочную платежку. В этот момент замена картриджа перейдет из разряда дел категории В в дело «А-важности», и у вас опять случится аврал, когда нужно будет делать все и сразу.

Оставшиеся две категории – C и D. Про категорию D вы смело можете забыть, это дела не важные и не срочные, например, подшить документы для архива или навести порядок в папке, где лежат приказы или заявления пятилетней давности – такие дела можно поручить новичкам, пусть они сидят и потихоньку разбираются в этом.

От дел категории C вам как главному бухгалтеру нужно бежать, как от огня, иначе они «съедят» все ваше рабочее время. К ним относятся срочные, но не важные дела – зазвонил телефон, зашел сотрудник

с очередной проблемой. Постарайтесь отгородить себя от них. Сообщите вашим помощникам, чтобы они соединяли вас только с теми, кто звонит по очень серьезным и срочным вопросам.

Прочим сотрудникам стоит запретить вбегать в ваш кабинет с гениальными и умными, как им кажется, предложениями и вопросами. Отведите для этого определенный период, а в остальное время занимайтесь действительно важными делами. Причем оптимален вариант, когда на день у вас запланировано не больше 2–3 дел категории А и около семи дел категории B.

Рабочее место не терпит бардака

Заваленный бумагами стол не является признаком того, что вы творческая личность. Это еще одна причина, по которой вы не успеваете сделать все вовремя. В менеджменте есть правило «семь плюс минус два», открытое ученым Мэрфи. Оно гласит, что мы можем держать в голове одновременно в среднем семь важных дел. Люди, подобные Юлию Цезарю, могут помнить сразу девять дел, а те, на ком природа немного отдохнула, не больше пяти. Обустройте свое рабочее место, учитывая эту особенность человеческого мозга.

Создавая в компьютере новую папку, старайтесь, чтобы в ней было не больше семи документов. Иначе на поиск нужного приказа или «рыбы» договора у вас уйдет лишнее время. Периодически «чистите» содержимое компьютерных папок: наверняка какая-то информация, которую вы сохраняли, больше вам не пригодится.

Появившаяся сравнительно недавно вредная офисная привычка завешивать весь монитор и ближайшие «окрестности» стикерами (клейкие листки бумаги), тоже не доведет до добра. Стикер на вашем компьютере может висеть как напоминание о важном деле не больше одного дня. Сделали дело – снимите стикер и выбросите в корзину. Иначе пестрое оформление вашего компьютера будет постоянно отвлекать внимание. Лучше заведите себе органайзер и заносите записи в него. Причем новомодное веяние – покупка электронной записной книжки – будет пустой тратой денег, если у вас менее 50 дел категорий А и В в месяц.

Трудно представить работу бухгалтера без бумаг. Но ограничить и упорядочить их количество можно. Те документы, которые могут понадобиться в течение дня, держите под рукой, например на тумбочке или в ящике стола. Папки, которые вам необходимы раз в неделю, положите в шкаф или стеллаж, стоящий в вашем кабинете. А сшитые папки с банковскими выписками, книгами продаж, кассовыми книгами за прошлый год уберите от греха подальше, то есть в архив. Их наличие в кабинете будет создавать психологически дискомфортное ощущение того, что у вас завал и нужно что-то срочно делать и решать.

Уходя с работы, разберите накопившиеся за день бумаги, ненужные выбросите, а нужные аккуратно сложите. Оставьте на столе только один документ, с которого вы предполагаете начать работу. В противном случае вы с утра потеряете массу времени на «выуживание» необходимой папки из-под завала и освобождение рабочего пространства. И упустите самое благоприятное для «мозговой атаки» время – утренние часы, когда лучше не отвлекаться на мелочи, а заняться делами группы А, то есть самыми важными.

Александр Горбачев: «Хотя правило Парето, гласящее, что за 20 процентов времени выполняется 80 процентов работы, еще никто не отменял, помните, что спешка – не для бухгалтерского учета»

Матрица Эйзенхауэра, или Какие бывают дела

срочные
несрочные
важные
A
сдача отчетности, составление баланса
В
текущая отчетность, сбор первички, образование, здоровье
неважные
С
звонки телефона, зашедшие коллеги или подчиненные
D
рутинная работа: сшивание папок, разбор старых документов

Несколько полезных мелочей

Не ленитесь записывать свои планы на день. Конечно, если у вас всего одно важное дело, вы точно не забудете о нем. Но если сегодня вам нужно рассчитать увольняющегося сотрудника, провести сверку с важным поставщиком, созвониться с клиентом по поводу акта сдачи-приемки, распечатать наконец-то книгу продаж за прошлый месяц и сделать еще тысячу дел, без плана на день вам не обойтись. Составьте его вечером, перед уходом домой, а утром подкорректируйте, если это необходимо. Сегодня на планирование уйдет не более 15 минут, а завтра вы сэкономите гораздо больше времени.

Расписывая задания на следующий день, будьте реалистами. Поэтому при восьмичасовом рабочем дне четкие планы у вас должны быть только на пять часов рабочего времени. И на этот период должны приходиться самые важные дела. Этот «зазор» необходим, ведь вероятность того, что в течение дня вам придется отвлекаться на незапланированные дела, равна 90 процентам.

Старайтесь не просматривать электронную корпоративную почту по утрам, если только вы не ждете особо важного письма. Сделайте это после обеда, когда работоспособность у вас будет на спаде.

Оцените со стороны свои привычки. Читали всю почту сами – пусть теперь это делает ваш помощник, а вам сообщает только о самом важном. Привыкли ежедневно просматривать правовые системы – оставьте и это своему помощнику, пусть он делает подборку измененных форм деклараций, новых писем Минфина и поправок к Налоговому кодексу. А в освободившееся время вы уж точно найдете чем заняться!

Виды планов

По мнению специалистов в области управления временными ресурсами, на весь процесс планирования не должно уходить больше 1 процента времени от прогнозируемого периода. Иначе говоря, планы на день рекомендуется составлять за 20 минут, на неделю – за 1,5 часа, а о планах на месяц размышлять не более семи часов.

В зависимости от периода планы могут быть разными. Позвонить в банк, связаться с поставщиком, объяснить директору, что налог на прибыль все же нужно заплатить – планирование таких дел идет в оперативном порядке.

Планирование на две недели вперед называется тактическим: в этот план занесите, например, подготовку сдачи годовой отчетности.

В стратегические задачи – как минимум на месяц вперед – вполне можно вписать посещение налоговых семинаров и зубного врача, визит к которому вы откладываете уже полгода.

Материал предоставлен журналом «Расчет», №1 2005 г.

Начать дискуссию

В Роскомнадзоре назвали риски развития искусственного интеллекта без достаточного регулирования законом

Советник гендиректора Главного радиочастотного центра (ГРЧЦ) по научно-техническому развитию Евгения Рыжова рассказала, что одна из сегодняшних тенденций в области ИИ – развитие технологий управления эмоциями.

Отпуска

СФР: работник может оформить отпуск на один период только по одному основанию

Родителю, находящемуся в отпуске по уходу за ребенком, ежегодный оплачиваемый отпуск в это время не предоставляется.

При назначении единого пособия в расчете доходов учитывают пенсии по потере кормильца

В доход семьи при комплексной оценке нуждаемости также входят трудовой заработок, пособия, алименты, проценты по вкладам, суммы от продажи имущества и т. п.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Минпромторг аккредитовал 19 объектов промышленной инфраструктуры и 7 промкластеров

Министерство промышленности и торговли во втором квартале 2024 года включило в федеральный реестр 26 промышленных кластеров, индустриальных парков и технопарков.

Центробанк будет по-новому определять курс доллара и евро

Банк России отсечет крайние значения курса, которые выбиваются из среднего диапазона. Данные будут получены на основании сведений о внебиржевых торгах между банками.

Бесплатно с Расчеты с работниками

Как оплачивать работу в выходные и праздничные дни

Разбираем, по каким правилам платят зарплату за работу в выходные и праздничные дни.

Как оплачивать работу в выходные и праздничные дни
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

С 1 марта 2025 материнский капитал можно тратить на строительство жилых домов

Деньги на строительство жилого дома будут лежать на счете-эскроу. Подрядчик сможет их забрать после сдачи объекта.

Налог на имущество организаций: как рассчитывается и уплачивается

В Налоговом законодательстве действует термин «региональные налоги» (РН). Это обязательный сбор, который ФЛ и предприятия уплачивают в бюджет субъекта РФ: республики, края, области. Налог на имущество организаций – один из трех РН. По факту это налоговый сбор на недвижимое имущество, движимая собственность налогом не облагается.

Налог на имущество организаций: как рассчитывается и уплачивается

Как оформить бренд за рубежом и выйти на иностранный рынок

Вывести свой продукт на новый рынок — ответственное решение. Неважно, хотите вы оказывать услуги за рубежом, продавать товары или продвигать собственное приложение / игру / сервис, нужно позаботиться о защите интеллектуальной собственности. 

Как оформить бренд за рубежом и выйти на иностранный рынок

Разработчик корпоративного софта VK Tech начал вести блог на «Клерке»

Теперь узнавать больше о том, как ведется налоговый мониторинг, вы сможете от разработчика! Уже сейчас можно написать отзыв о продуктах компании и о работе с ней и задать свой вопрос.

Разработчик корпоративного софта VK Tech начал вести блог на «Клерке»
НДС

Какие разделы декларации по НДС заполняют экспортеры

Экспортеры заполняют «экспортные» разделы декларации по НДС, исходя из правил, установленных для подтверждения нулевой ставки НДС.

Какие разделы декларации по НДС заполняют экспортеры

У «ВкусВилла» появился свой платежный сервис EshPay

Покупатели смогут в пять раз быстрее оплачивать покупки через QR-код в мобильном приложении «ВкусВилл».

Чем руководитель отличается от лидера, и есть ли у них что-то общее?

В современном мире бизнеса все чаще звучат термины «руководитель» и «лидер». И многие предполагают, что у этих понятий одинаковый смысл. Однако на практике данные роли отличаются друг от друга и требуют особенных навыков и подходов.

Чем руководитель отличается от лидера, и есть ли у них что-то общее?

⚡️ Итоги дня: сотрудника посадили в темную комнату и заставили уволиться, школьники поехали на отдых в Северную Корею, а детей будут снимать на свидетельство о рождении

Подготовили обзор главных событий дня — 22 июля 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как перевести ТМЦ из необлагаемой деятельности в облагаемую при ведении раздельного учета НДС в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Если говорить обобщенно и не вдаваясь в нюансы – раздельный учет применяется тогда, когда организация совмещает облагаемую и необлагаемую НДС деятельность. Применение раздельного учета позволяет выделить «входной» НДС, который относится к облагаемым операциям, и в дальнейшим предъявить эту сумму к вычету. Оставшуюся часть налога следует включить в стоимость приобретаемых товаров (услуг, работ).

Как перевести ТМЦ из необлагаемой деятельности в облагаемую при ведении раздельного учета НДС в 1С:Бухгалтерии предприятия ред. 3.0

Остатки материнского капитала начислят как единовременную выплату

Сейчас у 750 тысяч семей накопились остатки материнского капитала на сумму 1,5 млрд рублей.

Экспорт

Более 530 экспортных лицензий Минпромторга выдано через платформу «Мой экспорт»

Государственная цифровая платформа «Мой экспорт» с сентября 2023 года значительно облегчила процедуру получения экспортных лицензий Минпромторга для российских компаний.

Верховный Суд инициировал изменения в Гражданский процессуальный кодекс

Пленум ВС РФ одобрил проект постановления о внесении в Госдуму проекта федерального закона с изменениями в ГПК.

Кадры

Цифра дня. Про «отличников»

Россияне рассказали, в каком возрасте чувствуют себя эффективнее всего на работе.

Цифра дня. Про «отличников»

Интересные материалы

Может ли работодатель вызвать сотрудника из отпуска

С согласия сотрудника работодатель может прервать отпуск. Если работник не согласен вернуться раньше положенного, к нему нельзя применять санкции.